W efekcie wykorzystanie ogromnych możliwości, jakie stwarza automatyczne przetwarzanie dokumentów, jest niewystarczające. W niniejszym artykule chcemy zwrócić uwagę na potencjalne standardy, które mogą przyczynić się do zbudowania spójnej koncepcji dokumentu elektronicznego dla administracji publicznej.
Jednym z podstawowych celów wdrażania rozwiązań opierających się na dokumencie elektronicznym jest zwiększenie efektywności zarządzania i przetwarzania informacji. Efektywność zarządzania informacją zależy od systemu obiegu dokumentów w ramach danej jednostki administracji publicznej, który w wersji elektronicznej może wykorzystywać wyłącznie postać zdematerializowaną dokumentu (elektroniczny system obiegu dokumentów, elektroniczna skrzynka podawcza). Informacje zawarte w dokumencie elektronicznym mogą być ponadto automatycznie przetwarzane, tj. ekstrahowane, transformowane, oczyszczane i przekazywanie do systemów transakcyjnych czy analitycznych.
Wdrożenie koncepcji dokumentu elektronicznego w skali organizacji nie jest zadaniem łatwym. Jednostki administracji publicznej są jednak zobligowane do komunikowania się między sobą, z obywatelami oraz z organizacjami w celu realizacji zadań publicznych 1. Zakres koncepcji dokumentu elektronicznego powinien zatem wykraczać poza ramy pojedynczej jednostki administracji publicznej, umożliwiając komunikację ze wszystkim zainteresowanymi stronami oraz współdzielenie informacji.
Współdzielenie informacji jest jednym z kluczowych wyzwań stojących przed administracją publiczną. Model administracji, w którym poszczególne jednostki administracyjne mają możliwość korzystania ze wspólnych zasobów informacyjnych, a informacja wprowadzana jest do systemów jednokrotnie, uważa się za najbardziej dojrzały 2. Niezbędnym warunkiem do współdzielenia informacji przez wiele podmiotów jest zapewnienie jednolitej interpretacji zawartości dokumentu elektronicznego. Dotyczy to zarówno danych referencyjnych zawartych w dokumencie (Master Data Management), jak i danych transakcyjnych.
Odrębnym zagadnieniem jest dopuszczalny zakres przetwarzania dokumentów, a w szczególności polityki bezpieczeństwa. Państwo ma obowiązek przetwarzania informacji w sposób i zakresie nakazanych przez prawo. Możliwość przetwarzania dokumentów elektronicznych jest obecnie ograniczona nie tylko z przyczyn instytucjonalnych, lecz również technicznych.
Konieczne jest zatem opracowanie koncepcji dokumentu umożliwiającej zachowanie należytego poziomu interoperacyjności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w komunikacji. Powinna ona nie tylko określać listę standardów wykorzystywanych w procesie komunikacji, ale także sam sposób wykorzystania tych standardów. Okazuje się bowiem, że liczba dostępnych standardów, a w ramach każdego z nich liczba wariantów wykorzystania – jest na tyle znaczna, że zapewnienie komunikacji między dwoma systemami wykorzystującymi otwarte standardy może wymagać znacznego nakładu środków. Taki problem istnieje między innymi w dziedzinie usług sieciowych (Web Services), czego skutkiem było powołanie konsorcjum WS-I, określającego wytyczne wykorzystywania istniejących standardów.
1 Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r., Nr 64, poz. 565 z późn. zm.). Więcej informacji na ten temat znajdą Państwo TUTAJ >>>
2 Lourdes Torres et al., E-government developments on delivering public services among EU cities, Government Information Quarterly, s. 217–238, 22(2), 2005.