Założenie indywidualnej karty ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika jest Twoim obowiązkiem. Dla niektórych pracowników prowadzisz ją wprawdzie w nieco węższym zakresie (np. dla pracujących w systemie zadaniowym czy dla pracowników zarządzających), co nie oznacza, że możesz jej nie prowadzić wcale. W takiej sytuacji nie wpisujesz do karty jedynie konkretnej liczby godzin pracy w danym dniu. Obowiązkowo natomiast wpisujesz liczbę dni usprawiedliwionej i nieusprawiedliwionej nieobecności, a także dyżury.
Ewidencja czasu pracy to nie to samo, co lista obecności. Stosowane w firmach listy obecności, czy karty zegarowe są tylko formą potwierdzania przez pracowników przybycia do pracy, które mają Ci jedynie pomóc w utrzymaniu porządku i właściwej organizacji pracy oraz ułatwić prawidłowe rozliczanie pracowników. W przeciwieństwie do karty ewidencji – lista obecności nie jest obowiązkowa.
Karta ewidencji czasu pracy to także co innego niż harmonogram czasu pracy (grafik) i sporządzanie grafiku nie zastąpi prowadzenia karty. Do karty wpisujesz bowiem, ile czasu pracownik faktycznie świadczył pracę. Natomiast harmonogram to plan, ile czasu i w jakiej porze w przyszłości ma on wykonywać swoje zadania. Jeżeli w Twojej firmie godziny pracy są stałe (np. 9-17), nie musisz sporządzać grafików. Masz natomiast taki obowiązek w przypadku pracy zmianowej i w równoważnym czasie pracy. Kartę ewidencji musisz jednak prowadzić zawsze niezależnie od systemu i rozkładu czasu pracy w firmie.
Zaniedbując prowadzenie karty narażasz się na sankcje ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.
Podstawa prawna: Art. 149 Kodeksu pracy, § 8 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.).