1. Odpis na ZFŚS – na podstawie przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych w roku
Podstawę naliczenia odpisu na ZFŚS w 2008 r. stanowi przeciętna planowana liczba zatrudnionych w 2008 r. Aby jednak ją określić:
Dopiero mając te dane można obliczyć ile przeciętnie firma będzie zatrudniała pracowników w 2008 r. i na tej podstawie obliczyć wysokość odpisu na ZFŚS.
2. Ustalając liczbę zatrudnionych nie uwzględnia się niektórych osób
W obliczeniach pracodawca musi uwzględnić pracowników zatrudnionych w ramach stosunku pracy (na podstawie umowy o pracę, wyboru, powołania, mianowania, spółdzielczej umowy o pracę), zatrudnionych na podstawie umowy o wykonywanie pracy nakładczej, umowy agencyjnej, wykonujących pracę nieprzerwanie co najmniej przez 30 dni w miesiącu oraz zatrudnionych przez agencje pracy tymczasowej, dla których to agencja jest pracodawcą.
Uwzględnić należy pracowników przebywających na urlopach wychowawczych, a także pracowników odbywających zasadniczą służbę wojskową.
W przeciętnej liczbie zatrudnionych ustalanej dla celów obliczenia odpisu na fundusz nie uwzględnia się natomiast:
|
Pracownicy na urlopach bezpłatnych: tak – do ogólnej liczby pracowników, nie – do planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych Obowiązek tworzenia funduszu świadczeń socjalnych uzależniony jest od stanu zatrudnienia u danego pracodawcy. Obowiązek ten mają pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Żaden przepis nie pozwala na wyłączenie z tej liczby osób przebywających na urlopach bezpłatnych. Są oni nadal zatrudnieni u danego pracodawcy, choć nie wykonują pracy, a ich uprawnienia uległy „zawieszeniu”. Zatem pracownicy przebywający na urlopach bezpłatnych mają wpływ na liczbę pracowników w przeliczeniu napełni etaty, od której zależy, czy pracodawca będzie tworzył ZFŚS w danym roku. Osoby przebywające na urlopie bezpłatnym, co do zasady, nie są wliczane jedynie do liczby osób, które uwzględniane są przy ustalaniu przeciętnego stanu zatrudnienia, pozwalającego na obliczenie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Jednakże to, czy konkretny urlop bezpłatny wpłynie znacząco na wysokość odpisu, uzależnione będzie od czasu trwania tego urlopu. Jeżeli urlop będzie trwał cały rok – na etat ten nie będzie naliczany odpis, jeżeli tylko kilka dni – nie będzie to miało żadnego wpływu na wysokość odpisu. |
3. Niepełne etaty przelicz na pełne
Po ustaleniu, jakich pracowników uwzględnić w przeciętnym zatrudnieniu, należy ustalić ilu pracodawca ma niepełnoetatowców i jaką liczbę pełnych etatów oni zajmują. Kolejnym zadaniem jest bowiem przeliczenie osób niepełnozatrudnionych na liczbę osób pełnozatrudnionych. W tym celu, trzeba pomnożyć liczbę pracowników zatrudnionych w danym wymiarze przez ten wymiar. Następnie, wszystkie otrzymane wyniki trzeba zsumować. W ten sposób otrzymujemy liczbę pełnych etatów.
|
Zaokrąglanie wyniku do 2 miejsc po przecinku – możliwe, ale niekonieczne Wynikiem przeliczania niepełnozatrudnionych na pełne etaty może być liczba z kilkoma miejscami po przecinku (np. 25,6667). Przepis nie określa, czy i na jakich zasadach dopuszczalne są zaokrąglenia, w przypadku gdy wynik wyżej opisanych przeliczeń będzie miał więcej niż 2 miejsca po przecinku. Powszechnie jednak przyjęte jest (i niekwestionowane przez PIP) zaokrąglanie wyniku do 2 miejsc po przecinku, chociaż nie ma takiego obowiązku. |
4. Wysokość odpisu zależy od przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej
Przeciętna liczba osób zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty pomnożona przez odpowiednie wskaźniki daje odpis na ZFŚS. Podstawę ustalania kwotowych wskaźników odpisu na fundusz stanowi przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego. Zawsze wybiera się kwotę wyższą. A zatem, jeśli przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w 2007 r., po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, wyniosło 2.145,59 zł, a w drugim półroczu tego roku – 2.417,63 zł to podstawę naliczenia odpisu w 2008 r. stanowi kwota 2.417,63 zł.
5. 75% wysokości odpisu trzeba przekazać w maju
Całość kwoty stanowiącej równowartość dokonanego przez pracodawcę odpisu na ZFŚS za 2008 r. powinna znaleźć się na rachunku bankowym funduszu najpóźniej do 30 września 2008 r. Jest to ostateczny termin na przekazania środków finansowych na konto funduszu. Należy jednak pamiętać, że najpóźniej do 31 maja 2008 r. pracodawca musi przekazać na rachunek bankowy ZFŚS kwotę stanowiącą równowartość co najmniej 75% naliczonego odpisu.
Ilość transz, w jakich pracodawca będzie przekazywał środki na rachunek funduszu, nie musi się jednak ograniczać do 2 wpłat we wskazanych terminach. Pracodawca może np. przekazać część środków już w marcu, kolejne części w kwietniu i w maju. Ważne, aby do 31 maja 2008 r. na rachunek bankowy ZFŚS została wpłacona kwota stanowiąca w sumie równowartość co najmniej 75% odpisu. Także pozostałe 25% może być przekazywane w kilku transzach. Jednak ostateczny termin na dokonanie wpłaty całej kwoty odpisu za 2008 r. to 30 września 2008 r.
|
Skorzystaj z Kalkulatora odpisu na ZFŚS w 2008 r.! W obliczeniu odpisu na ZFŚS w 2008 r. pomoże Państwu nowy kalkulator Portalu Kadrowego – wystarczy podać liczy zatrudnionych pracowników, a kalkulator obliczy przeciętną planowaną liczbę zatrudnionych, wysokość całego odpisu na fundusz oraz wysokość poszczególnych rat. |
6. Kosztem pracodawcy są środki wpłacone na rachunek funduszu i wydatkowane na cele socjalne
Należy pamiętać, że odpis na ZFŚS stanowi koszt uzyskania przychodu pracodawcy w momencie przekazania środków na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu. W praktyce oznacza to, że odpis naliczony, ale nie przekazany na rachunek ZFŚS nie jest kosztem podatkowym pracodawcy.
|
NSA: Kosztem jest odpis faktycznie wpłacony n rachunek bankowy ZFŚS (…) warunkiem niezbędnym zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na rzecz zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest definitywne (faktyczne) poniesienie wydatku (spełnienie warunków ogólnych pozwalających zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów – art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) oraz wpłacenie dokonanych odpisów na wyodrębniony rachunek ZFŚS (spełnienie warunków szczególnych określonych w art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b ww. ustawy). (Fragment uzasadnienia do wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 21 czerwca 2005 r. FSK 1811/04). |
Jednak przekazania środków na rachunek bankowy funduszu to nie jedyny warunek, aby zaliczyć ten wydatek do kosztów pracodawcy. Poza wpłatą środków musi być również zachowana zasada wydatkowania ich wyłącznie na cele socjalne przewidziane w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
|
WSA: Środki ZFŚS można wydatkować tylko na cele socjalne Kosztem uzyskania przychodu będzie więc dokonanie wpłaty na rachunek funduszu w sposób definitywny i wyłącznie w celu rozdysponowania tychże środków na zadania określone ustawą z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Przesunięte na rachunek funduszu środki tracą w dacie ich przekazania na cele niezgodne z ustawą, charakter odpisu w rozumieniu art. 6 tej ustawy. Na mocy przepis szczególnego tj. art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy podatkowej, takie przesunięcie korzysta z ulgi podatkowej – pod warunkiem wszakże realizacji celu tejże instytucji. (Fragment uzasadnienia do wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z 10 stycznia 2008 r., I SA/Gl 54/07). |
Pracodawca nie może zatem naliczyć odpisu, przekazać na rachunek funduszu a następnie przeznaczać środki ZFŚS na cele inne niż socjalne – w tym momencie tracą one bowiem charakter odpisu na fundusz socjalny, a tym samym nie mogą być zaliczone do kosztów pracodawcy.
Podstawa prawna
Portal Kadrowy – w serwisie m.in. aktualne interpretacje nowości kadrowych, zapowiedzi zmian w prawie pracy, baza wzorów kadrowych, wskaźniki, kalkulatory, orzeczenia SN, akty prawne. Eksperci Portalu udzielają odpowiedzi na pytania z prawa pracy.
www.portalkadrowy.pl
Artykuł pochodzi z serwisu: www.PortalKadrowy.pl :: Serwis specjalistów ds. personalnych