Pani Basia się tym zajmie… – zespół projektowy
Jednym z najczęściej popełnianych błędów na etapie opracowywania koncepcji projektu, dotyczącego obszaru zespołu projektowego jest przyjmowanie założenia, że projekt będzie zrealizowany przy udziale dotychczasowego personelu. Co gorsza, zazwyczaj odbywa się to poprzez przydzielenie dodatkowych obowiązków, a nie ich zmianę. Skutkuje to często zaburzeniami w realizacji projektów, ze względu na niemożność efektywnego wykonywania powierzonych zadań. W obecnym programowaniu nawet osoby niedoświadczone mają szansę uniknąć części błędów związanych z tworzeniem zespołu projektowego. Wiąże się to ze zmianami, jakie wprowadzono w zasadach opracowywania dokumentacji aplikacyjnej. Jedną z nich jest przyjęcie zadaniowego podejścia do angażowanych w projekty zasobów, w tym personelu. Dzięki temu rzadziej będą pojawiały się projekty, w których nie uwzględniono personelu do realizacji części zadań. Co gorsza, projekty te uznawane były za efektowne, ze względu na niskie koszty personelu przy znaczących założeniach i rezultatach. Skutkowało to przyznaniem odpowiedniej liczby punktów i realizacją takich „misji kamikadze”.
Kolejnym grzechem osób tworzących projekty jest nieuwzględnianie posiadanych przez personel kompetencji. Wiąże się to zapewne z poglądem, że wszystkiego można się nauczyć. Trudno z tym dyskutować, natomiast w realiach projektu, gdzie czas jest na wagę złota, nie można liczyć na komfort angażowania laików i przyuczania ich do wykonywania zadań. Do efektywnej realizacji niezbędne wydaje się korzystanie z wsparcia specjalistów posiadających doświadczenie w danym obszarze. W przypadku np. realizacji ewaluacji projektu dobre chęci niestety zazwyczaj nie są wystarczające, nawet jeśli jest to nasz wieloletni pracownik biurowy. Niestety opisane powyżej wskazania pozostają w sprzeczności z nastawieniem części instytucji wdrażających, które premiują wykorzystywanie zasobów wewnętrznych, a nawet negują potrzebę korzystania z doradztwa specjalistów, postrzegając to jako pole do nadużyć firm doradczych, a nie jako narzędzie do zabezpieczenia realizacji projektu. Stworzenie efektywnego zespołu projektowego stanowi więc nie lada wyczyn, również dla doświadczonych kierowników projektów. Pozostaje poszukiwanie kompromisu między oczekiwaniami oceniających a bezpieczeństwem realizacji projektu.
Planowanie pracy dla Syzyfa… – dokumentacja
Wiele osób planujących projekty, szczególnie tych koncentrujących się na wypełnianiu wniosków o dofinansowanie, nie do końca zdaje sobie sprawę jak duży wpływ na rozmiar dokumentacji projektowej mają ich na pozór drobne decyzje. Trudno się dziwić, gdyż często osoby te nie są zaangażowane przy realizacji projektu, będąc jedynie zewnętrznymi konsultantami w zakresie opracowywania dokumentacji aplikacyjnej. W związku z tym nie mają możliwości poznania na własnej skórze konsekwencji podejmowanych decyzji. Nie bez znaczenia jest również ich chęć zapewnienia projektowi jak największych szans na otrzymanie dofinansowania. W wyniku tego powstają projekty, które są efektowne, gdyż zawierają wiele form wsparcia, zaplanowanych z rozmachem, i niosących ze sobą tony dokumentów. Tymczasem w wielu sytuacjach istnieje możliwość zaplanowania działań w inny sposób lub, gdy twórca ma świadomość konsekwencji i ilości dokumentacji z tym związanej, jest w stanie zaplanować i uzasadnić zaangażowanie odpowiednich zasobów. Oczywiście omawiany problem nie dotyczy wyłącznie zewnętrznych specjalistów bez doświadczenia w realizacji projektów, lecz również osób, które pierwszy raz opracowują projekty i wypełniają dokumentację konkursową.
To nic nie kosztuje… – budżet
Planowanie budżetu jest niezwykle istotnym elementem pracy nad każdym projektem. Dzięki odpowiednim środkom jesteśmy w stanie zapewnić niezbędne do realizacji zadań zasoby. W przypadku projektów w ramach PO KL znaczenie odpowiedniego planowania wydatków jest jeszcze większe, gdyż wprowadzanie zmian jest bardziej skomplikowane, niż w przypadku projektów komercyjnych. Pożegnać możemy się również z myślą o zwiększeniu budżetu w przypadku pojawienia się problemów i przeszkód. Tymczasem praktyka wskazuje, że więcej niż połowa projektów komercyjnych ma przekroczone budżety. Jako osoba planująca kosztorys stajemy więc przed nie lada wyzwaniem, któremu podołać można jedynie z zachowaniem odpowiedniej staranności oraz precyzji.
Często popełnianym błędem w tym obszarze w fazie planowania jest nieuwzględnianie wszystkich kosztów niezbędnych do realizacji poszczególnych zadań. Wiązać się to może z nieuświadamianiem sobie faktu, że każda aktywność kosztuje, niezależnie czy jest to bindowanie materiałów szkoleniowych, czy też zarządzanie projektem. Inną przyczyną może być chęć uczynienia budżetu efektownym dla oceniających. Równie niebezpieczne na etapie planowania budżetu jest budowanie struktury kosztów w projekcie przez jedną osobę, nawet w obszarze zadań, o których ma ona mgliste pojęcie. Z doświadczenia wynika, że w sytuacji samodzielnego szacowania kosztów zadań zlecanych, o których realizacji nie mamy odpowiedniej wiedzy, zazwyczaj zakładane kwoty są niższe niż realne koszty realizacji. W związku z tym niezbędne wydaje się nawiązanie kontaktu z ekspertami, bądź potencjalnymi realizatorami w celu określenia odpowiednich kwot niezbędnych do realizacji zadania. Warto również pamiętać, że zasada ta nie dotyczy wyłącznie zlecania zadań na zewnątrz, ale również realizacji poszczególnych prac przez osoby, czy komórki z naszej organizacji. Pozwoli to efektywnie zaplanować zasoby do realizacji wszystkich zadań w projekcie, nawet tych najbardziej efektownych.
Oni na pewno tego potrzebują… – ewaluacja
Precyzyjne określenie rezultatów projektu przy zachowaniu ich mierzalności i realności, stanowi jedno z większych wyzwań fazy planowania projektów w ramach programu Kapitał Ludzki. Co ciekawe, w wielu przypadkach ten etap jest traktowany jako drugorzędny. Wynika to z faktu, że przy realizacji projektów EFS koncentracja następuje na budżecie projektu oraz na czasie realizacji. Zapomina się przy tym o trzecim elemencie złotego trójkąta projektu – mianowicie o jakości, definiowanej przez nasze założenia, co do produktu końcowego. Mam na myśli rezultaty osiągane w wyniku realizacji projektu. Sytuacja taka może doprowadzić do nie ujęcia odpowiednich rezultatów w fazie planowanie, a co za tym idzie nie przyjęcia naszego projektu do realizacji ze względu na brak oddziaływania i zmian. Należy zaznaczyć, że jest to wariant optymistyczny.
O wiele gorsza sytuacja to taka, kiedy brak odpowiedniego zaangażowania skutkuje zdefiniowaniem nierealistycznych, aczkolwiek niezwykle efektownych założeń. Jest to dość powszechne zjawisko, szczególnie odnośnie rezultatów miękkich, takich jako trwałe zmiany w osobowości, postawach, motywacji. Wynika to prawdopodobnie z braku wiedzy na temat zjawisk i procesów psychologicznych oraz nazewnictwa poszczególnych z nich. Przykładowo należy pamiętać, że przekazanie wiedzy to nie to wykształcenie konkretnych umiejętności. Te zaś nie muszą przekładać się na zachowania. Incydentalne zachowania nie muszą z kolei mieć przełożenia na postawy, które są trwałe i odporne na zmiany. Nie jest odosobnionym przypadkiem sytuacja, kiedy w wyniku 4 godzinnego szkolenia informatycznego zakładane były zmiany w postawach osób uczących się, związane z wykorzystywaniem nowoczesnych technologii w kształceniu. Brzmi to z pewnością imponująco i efektownie, ale jest mało realne.
Innym, równie niebezpiecznym zjawiskiem występującym podczas prac nad projektem, jest mylenie hipotez z tezami, czyli własnych domysłów i poglądów z rzeczywistością. W wielu przypadkach zakłada się występowanie potrzeb wśród potencjalnych uczestników, mimo braku odpowiednich źródeł informacji. Dotyczy to szczególnie „prawd” powszechnie znanych, które w rzeczywistości mogą być stereotypami, nie mającymi zbyt wiele wspólnego z realnymi potrzebami. Jest to niezwykle niebezpieczne, gdyż możemy zaplanować projekt, który będzie odpowiedzią na nieistniejące problemy, a co za tym idzie nie znajdzie odbiorców. Tym samym projekt będzie skazany na porażkę, mimo że jego założenia były bardzo efektowne.
Wielkie zmiany małym kosztem
Planowanie projektów społecznych jest niezwykle trudne. Wiąże się to ze specyfiką materii na jakiej pracujemy – ludźmi. W związku z tym pojawia się wiele czynników i okoliczności trudnych, bądź niemożliwych do przewidzenia. Starając się uniknąć błędów w fazie planowania takiego projektu należy pamiętać o każdym jego obszarze funkcjonowania. Pokusa stosowania efektownych rozwiązań jest niewątpliwie bardzo duża. Wpływ ma na to niewątpliwie również tryb rozpatrywania dokumentacji aplikacyjnej i przyznawania środków na realizację. Konkurs w swoim założeniu nastawiony jest na inicjatywy niosące ze sobą jak największe zmiany jak najmniejszym kosztem. Dodatkowo sami twórcy wpadają w pułapkę przywiązania do własnych pomysłów i idei, wiary we własne zasoby czy skalę wpływu podejmowanych w projekcie działań. Te okoliczności niosą ze sobą istotne zagrożenie. Doprowadzić mogą bowiem do sytuacji, kiedy projekt będący niezwykle efektowny, jednakże zupełnie nieefektywny, a zostanie przyjęty do realizacji.
Konrad Jaszczyński
kjaszczynski@hrp.com.pl
Autor jest specjalistą w dziedzinie projektów unijnych realizowanych w ramach EFS, współwłaścicielem firmy HRP, trenerem umiejętności psychospołecznych, absolwentem psychologii Uniwersytetu Łódzkiego.
Artykuł został dostarczony przez Partnera Publiczni.pl czasopismo ”Fundusze Europejskie”