– E-maile traktujemy tak samo jak podania na piśmie, jeśli wymagają odpowiedzi, wysyłamy ją czy to tradycyjną pocztą, czy przez Internet i zawsze jest ona w urzędzie odnotowana – powiedział „Rz” Tomasz Jaworski, sekretarz gminy (wiejskiej) Ełk. – Jeśli dana sprawa nie należy do moich obowiązków, przekazuję ją właściwemu urzędnikowi.



Niektóre urzędy publikują nie tylko ogólne adresy e-mailowe, ale także kontakty do poszczególnych wydziałów. Prawo pozostaje nieco w tyle za praktyką. Ściśle rzecz biorąc, zwykły e-mail nie spełnia wymagań podania.



– E-maile w praktyce zastępują rozmowy z urzędnikiem (urzędem), które często uzupełniają wymianę pism. Stanowią więc dodatkowy element komunikacji na linii interesant – urząd. Są mniej sformalizowaną formą korespondencji – analizuje prof. Michał Kulesza z Uniwersytetu Warszawskiego. – Jeśli jednak e-mail zawiera element sprawy administracyjnej, to powinien być jak sprawa administracyjna potraktowany. W każdym wypadku zaś powinien być przez urzędnika przeczytany, a jego wpływ zarejestrowany w urzędzie.