Zasadniczym celem projektu IPAP’2008 :: www.ipap.pl jest transfer wiedzy niezbędnej do przeprowadzenia w prawidłowy sposób i z dobrym skutkiem procesu informatyzacji w jednostkach samorządu terytorialnego.
W konferencjach iPAP’2008 wzięło udział prawie 700 uczestników z około 400 urzędów, uzyskano od nich 271 ankiet.
– Generalnie wszyscy ankietowani wiedzieli jakie wymogi stawiają urzędom przepisy dot. informatyzacji administracji publicznej, które weszły w życie 1 maja br., ale tylko 7% urzędów jest przygotowanych do przyjmowania podań drogą elektroniczną i posiada skrzynki podawcze – stwierdził Janusz Król, redaktor naczelny Pisma Samorządu Terytorialnego „Wspólnota”.
Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne miała zmienić obraz przestarzałego polskiego urzędu, opartego o tradycyjne metody obiegu i gromadzenia informacji głównie na papierze. Nieliczne podmioty, które zdecydowały się na wdrożenie systemów informatycznych zastępujących w całości obieg dokumentów papierowych elektronicznymi systemami do zarządzania dokumentami zmuszone są realizować obieg podwójny (jednocześnie w postaci elektronicznej i na papierze), ponieważ nie znowelizowano przepisów nakazujących gromadzenie dokumentacji w postaci papierowej.
Na podmioty publiczne nałożono także obowiązek stworzenia dokumentów elektronicznych dla spraw dotyczących zakresu ich działania. Jednak dla tych wzorów nie zostały określone żadne ramy umożliwiające późniejsze automatyczne zarządzanie informacją.
– Dokumenty zawierające standardowe metadane stają się automatycznie interoperacyjne – opowiadał Kazimierz Schmidt z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Przekonywał jak istotna jest to sprawa, aby elektroniczny obieg dokumentów i ich archiwizacja działały poprawnie.
Organizatorzy konferencji wystosowali otwarty dokument pokonferencyjny, w którym zwracają uwagę na kilka kluczowych przeszkód stojących na drodze do informatyzacji państwa. Uważają, że nagłosnione przez media obowiązkowe umożliwienie złożenie pisma w postaci elektronicznej posiadaczom kwalifikowanych certyfikatów elektronicznych oraz ogłoszony start elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (choć mające znaczenie) nie usprawnią same z siebie pracy administracji, a nawet bez podjęcia innych działań mogą ją uczynić jeszcze bardziej kosztowną i mniej efektywną.
Projekt iPAP 2008 został stworzony przez liczne grono ekspertów i praktyków, od lat współdziałających ze „Wspólnotą” i z samorządami. Organizatorem Konferencji jest EMCom we współdziałaniu z firmą consultingową A&BC, która jest odpowiedzialna za opracowanie i udostępnienie specjalistycznych materiałów merytorycznych przeznaczonych dla gmin i powiatów. Główni sponsorzy cyklu konferencji iPAP to firmy: MCSI Group i CeBIP.