1. Postępowanie z dokumentami elektronicznymi – wymagania dla systemu teleinformatycznego

Jeśli przyjmiemy rozwiązanie polegające na realizacji spraw z wykorzystaniem elektronicznego obiegu dokumentów w szerszym zakresie, pojawia się wątpliwość: jak postępować z dokumentami papierowymi podlegającymi digitalizacji? Wykonany skan oryginalnego dokumentu papierowego –zapisany np. w postaci pliku .pdf – będzie dokumentem elektronicznym w myśl definicji zawartej w art. 3 pkt 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Biorąc pod uwagę moc dowodową takiego dokumentu, będzie on traktowany prawdopodobnie jak kopia dokumentu papierowego, nawet w przypadku jego uwierzytelnienia podpisem elektronicznym. Brak regulacji prawnych w tym zakresie spowodować może konieczność ograniczenia elektronicznego obiegu dokumentów do spraw inicjowanych i realizowanych wyłącznie w postaci elektronicznej, co jest niewłaściwe z punktu widzenia racjonalności informatyzacji administracji.

Podobny problem dotyczy sytuacji odwrotnej – przygotowanie dokumentów papierowych do przekazania do archiwum państwowego w sytuacji, w której sprawa została np. zainicjowana dokumentem elektronicznym. Zgodnie z § 7 ust. 3 rozporządzenia w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych można sporządzić kopię pisma w formie dokumentu elektronicznego w postaci uwierzytelnionego wydruku komputerowego. Archiwizacji winny podlegać jednak dokumenty, a nie ich kopie.

Wraz z dokumentami ewidencjonowanymi (zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi) przechowuje się ich metadane (o których mowa w rozporządzeniu w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych) lub wskazanie na te metadane, jeżeli wskazanie to zapewnia stałe przyporządkowanie metadanych aktualnych w dniu wytworzenia dokumentu. Zgodnie z definicją zawartą we wspomnianym rozporządzeniu metadane to zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie.

Może tu pojawić się wątpliwość, czy niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych dotyczą wszystkich dokumentów elektronicznych powstających w podmiocie lub napływających do niego – jak wskazano w rozporządzeniu w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (§2 ust. 1) – czy też tylko dokumentów elektronicznych powstałych i (jednocześnie) gromadzonych w podmiocie, jak wskazano w rozporządzeniu w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (§1)? Niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych dotyczą wyłącznie dokumentów elektronicznych powstałych i jednocześnie gromadzonych w podmiocie. Jednakże w przypadku załatwiania spraw drogą elektroniczną rozróżnienie to należy traktować czysto teoretycznie. Zgodnie bowiem z §18 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego polega m.in. na zapisaniu dokumentów ewidencjonowanych w sposób uporządkowany, w strukturze określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, czyli de facto w rozporządzeniu w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych. Tym samym – mimo zawiłej formy prawnej – stwierdzić należy, iż każdy dokument elektroniczny powstający w jednostce administracji publicznej lub napływający do niej, winien być opatrzony metadanymi.

W celu zapewnienia m.in. możliwości wyszukiwania określonych dokumentów elektronicznych w systemie teleinformatycznym należy przygotować go do automatycznego wyodrębniania i zapisywania metadanych (wszystkich 14), a także uwzględnić możliwość prostego ich uzupełniania. Wymóg ten dotyczy również automatycznego wyodrębniania treści dokumentu elektronicznego (§ 2 ust. 4 rozporządzenia w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych). Jako pola obligatoryjne powinny być oznaczone metadane wskazane w § 2 ust. 2 pkt 1–7 rozporządzenia w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych. Część z nich winna być automatycznie uzupełniania przez system teleinformatyczny. W zestawieniu w tabeli 1 wskazano wymagane metadane, o których mowa w rozporządzeniu.

Tab. Zestawienie metadanych

Lp. Metadane Sposób uzupełniania Uwagi
1 Identyfikator Automatycznie
2 Twórca Automatycznie
Ręcznie
Wątpliwość – kto jest twórcą dokumentu elektronicznego (skanu) – twórca dokumentu papierowego czy twórca skanu? Kto jest twórcą dokumentu elektronicznego przesłanego za pomocą formularza elektronicznego (on-line i na nośniku)? Wątpliwość powstała w związku z przepisem § 1 rozporządzenia w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (rozporządzenie dotyczy dokumentów powstałych i gromadzonych w podmiocie).
Jeżeli twórcą jes wnoszący podanie w formie dokumentu elektronicznego (w postaci XML) to może on być generowany automatycznie przez system.
3 Tytuł Automatycznie
Ręcznie
Jeżeli dokument elektroniczny jest w postaci XML i zawiera (w znacznikach) tytuł, to może on być generowany automatycznie przez system.
4 Data Automatycznie Wątpliwość – czy datą utworzenia dokumentu elektronicznego (skanu) będzie data oryginalnego dokumentu papierowego, czy data utworzenia skanu?
5 Format Automatycznie
Ręczne
Wątpliwość – czy ma to być określenie formatu samego dokumentu, czy dokumentu i jego załączników?
6 Dostęp Półautomatycznie Uzależnione od funkcjonalności systemu teleinformatycznego – konieczne określenie elementów pomocniczych i skonfigurowanie systemu teleinformatycznego.
7 Typ Automatycznie
Ręcznie
Automatycznie na poziomie kategorii, ręcznie na poziomie rodzaju. Konieczność stworzenia słownika kategorii i rodzajów. Typy dokumentu elektronicznego według Dublin Core Metadata Initiative. W razie braku możliwości zidentyfikowania typu dokumentu elektronicznego przez system ta metadana powinna być wpisywana ręcznie w systemie (wybierana z listy rozwijalnej).
8 Relacja Półautomatycznie System teleinformatyczny musi „zapisywać” operacje na dokumencie, np. powiązanie dokumentu z innym dokumentem, stworzenie kopii dokumentu itd. Na podstawie operacji system teleinformatyczny zapisuje wartość metadanej.
9 Odbiorca Ręcznie Wybór z listy lub ręczne wprowadzenie. Dotyczy odbiorcy głównego i odbiorcy otrzymującego dokument „do wiadomości”.
10 Grupowanie Półautomatycznie Na podstawie operacji wykonywanych w systemie teleinformatycznym.
11 Kwalifikacja Półautomatycznie Kategoria archiwalna dokumentu – powstaje automatycznie, gdy dokument elektroniczny będzie przyporządkowany do danego identyfikatora JRWA (przypisany do sprawy).
12 Język Automatycznie z możliwością edycji ręcznej Kod języka według normy ISO-639-2. Domyślnie – „pol”.
13 Opis Automatycznie z możliwością edycji ręcznej
14 Uprawnienia Półautomatycznie Konieczność opracowania rodzajów uprawnień – np. dostępny, dostępny dla …, itd. Wybór ze słownika „dostępności”?

W zakresie dotyczącym poszczególnych metadanych – sposobu ich opisu
i zakresu wykorzystania – konieczne jest szczegółowe opracowanie funkcjonalności systemu teleinformatycznego (elektronicznego obiegu dokumentów).

Zgodnie z § 4 rozporządzenia w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych dodatkowe objaśnienia niezbędne do prawidłowego uporządkowania metadanych oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady prawidłowego uporządkowania metadanych zamieszcza się na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji (w momencie przygotowywania niniejszej analizy jeszcze niezamieszczone).

W celu przygotowania dokumentów elektronicznych do przekazania do archiwum państwowego konieczne jest przygotowanie systemu teleinformatycznego w sposób zabezpieczający funkcjonalnie realizację wymagań wskazanych m.in. w § 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. System teleinformatyczny:

1) zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych, polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
2) zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw załatwionych;
3) zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu, z wyjątkiem udokumentowanych czynności dokonywanych w ramach ustalonych procedur usuwania dokumentów:
a) dla których upłynął okres przechowywania ustalony w wykazie akt,
b) mylnie zapisanych,
c) mogących stanowić zagrożenie dla prawidłowego funkcjonowania systemu,
d) których usunięcie wymagane jest na podstawie przepisu prawa, prawomocnego orzeczenia sądu lub ostatecznej decyzji organu administracji;
4) zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz ich wyszukiwanie;
5) umożliwia odczytanie metadanych dla każdego dokumentu;
6) identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
7) zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych użytkowników do dokumentów i metadanych;
8) umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym działa system;
9) zachowuje dokumenty i metadane w strukturze określonej w rozporządzeniu w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych, łącznie z możliwością prezentacji tej struktury;
10) zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
11) wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów w akta spraw na podstawie wykazu akt;
12) wspomaga i dokumentuje proces brakowania dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną, w tym:
a) wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do brakowania,
b) przygotowuje automatycznie spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia (§11 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia);
13) wspomaga czynności związane z przygotowaniem dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich metadanych do przekazania do archiwum państwowego, w tym:
a) wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do przekazania,
b) przygotowuje automatycznie spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w § 17 ust. 1 rozporządzenia, w postaci dokumentu elektronicznego,
c) eksportuje dokumenty i ich metadane,
d) oznacza dokumenty przekazane do archiwum państwowego w sposób umożliwiający ich odróżnienie od dokumentów nieprzekazanych;
14) umożliwia przesyłanie dokumentów
do innych systemów teleinformatycznych, w szczególności przez:
a) eksport dokumentów i ich metadanych lub wskazań na te metadane oraz danych dokumentujących dokonane zmiany, o których mowa w pkt 6, z zachowaniem powiązań pomiędzy tymi dokumentami i metadanymi,
b) zapisywanie wyeksportowanych metadanych w formacie XML.

Oprócz technologicznego przygotowania systemu teleinformatycznego konieczna jest realizacja – zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi – innych zadań, dotyczących przechowywania dokumentów elektronicznych:

1) opracowanie i aktualizowanie szczegółowych procedur przechowywania w czasie nie krótszym niż 10 lat, z uwzględnieniem bieżącego stanu wiedzy i technologii,
2) przeprowadzanie corocznych przeglądów określonych w ww. procedurach, próbki dokumentów ewidencjonowanych,
3) przygotowanie i realizacja planów przeniesienia dokumentów ewidencjonowanych na nowe informatyczne nośniki danych, z uwzględnieniem wyników ww. przeglądów.

Pomocne w tym zakresie może być opracowanie Adama Gałacha Instrukcja postępowania z dokumentami elektronicznymi 2. W omawianej publikacji przedstawiona jest przykładowa procedura przechowywania dokumentów elektronicznych.

2. Archiwum zakładowe

System teleinformatyczny, przy użyciu którego prowadzi się postępowanie z dokumentami ewidencjonowanymi, spełnia dla dokumentów ewidencjonowanych funkcje archiwum zakładowego lub składnicy akt (§ 7 rozporządzenia w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi). W związku z tym konieczne jest dostosowanie wewnętrznych regulacji prawnych dotyczących postępowania z dokumentacją archiwalną do nowych wymagań w zakresie postępowania z dokumentami elektronicznymi. W celu zapewnienia właściwego uporządkowania dokumentów ewidencjonowanych w procedurach dotyczących przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum zakładowego należy uwzględnić zasady obowiązujące przy przekazywaniu do archiwum państwowego.
Dlatego też system teleinformatyczny musi wspierać ewidencjonowanie i archiwizację dokumentów elektronicznych i powinien realizować wszystkie wyliczone wyżej wymagania.

3. Przygotowanie i przekazanie dokumentów elektronicznych do archiwum państwowego

Zgodnie z § 18 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego polega na zapisaniu dokumentów ewidencjonowanych w sposób uporządkowany, w strukturze określonej w rozporządzeniu w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych, na nośniku przeznaczonym do przekazania danych do archiwum państwowego w formacie zapisu zgodnym z rozporządzeniem w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych.

Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na przypisaniu obowiązkowych metadanych do każdego dokumentu ewidencjonowanego. Zgodnie z wcześniejszym założeniem uporządkowanie następuje automatycznie – jest wspierane przez system teleinformatyczny.

W świetle postanowień § 3–4 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych, materiały archiwalne zapisuje się w postaci niezaszyfrowanej, na informatycznym nośniku danych, w formacie, w którym były ostatnio przechowywane przez podmiot przekazujący. Materiały archiwalne przekazuje się razem z odnoszącymi się do nich metadanymi, zapisanymi w strukturze określonej w rozporządzeniu w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych. Metadane zapisywane są w formacie XML.

W zakresie dotyczącym funkcjonalności systemu teleinformatycznego, który winien wspierać również przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania, istotny jest techniczny sposób zapisu na nośniku, określony w załączniku do rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych.

Istnieją dwa sposoby zapisania struktury danych archiwalnych na nośniku informatycznym (struktura ta powinna być zapisana w katalogu głównym – root):

1. Na nośniku informatycznym – system informatyczny powinien umożliwiać zapisanie danych archiwalnych w trzech folderach: „dokumenty”, „metadane” i „sprawy”:
a) w folderze „dokumenty” znajdują się dokumenty elektroniczne składające się z jednego lub więcej plików. W przypadku dokumentu elektronicznego składającego się z jednego pliku w folderze „dokumenty” zapisywany jest jeden plik z rozszerzeniem lub bez, natomiast gdy dokument elektroniczny składa się z więcej niż jednego pliku, tworzony jest podfolder w folderze dokumenty,
w którym zapisywane są wszystkie pliki składające się na jeden dokument elektroniczny. Ponieważ przepisy nie określają struktury podfolderów w folderze „dokumenty”, przyjąć należy, iż nazewnictwo zależy od decyzji pracowników jednostki administracji publicznej lub uzgodnień z pracownikami archiwum państwowego,
b) w folderze „metadane” zapisywane powinny być pliki z metadanymi opisującymi dokumenty elektroniczne znajdujące się w folderze „dokumenty”. Jeden plik metadanych opisuje dokładnie jeden dokument elektroniczny. Nazewnictwo plików z metadanymi opisuje dokładnie pkt 3 załącznika do rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych,
c) w folderze „Sprawy” zapisywane się pliki metadanych odnoszące się do spraw. Każdy dokument elektroniczny w folderze „Dokumenty” musi przynależeć przynajmniej do jednej sprawy. Nazwa pliku metadanych „Sprawy” musi być zespoleniem identyfikatora sprawy oraz rozszerzenia XML. Pliki metadanych spraw zapisywane są w formacie XML.

Jeżeli użytkownik zdecyduje się na archiwizację spraw, system powinien stworzyć odpowiednie foldery oraz pliki metadanych i wraz z plikami dokumentów elektronicznych zapisać je na nośniku informatycznym. Ponadto system teleinformatyczny winien zapewnić możliwość zapisania tej struktury na nośniku informatycznym.

2. Drugą formą zapisu danych archiwalnych jest tworzenie przez system „paczek archiwalnych”, czyli stworzenie wyżej opisanej struktury folderów (oraz plików w nich zawartych) i spakowanie ich w postaci jednego nieskompresowanego pliku, który jest następnie zapisywany na nośniku informatycznym.

Nierozwiązaną kwestią, wymagającą rozstrzygnięcia głównie przez archiwum państwowe, jest podpisywanie archiwizowanych danych. W przypadku generowania przez system paczek archiwalnych rozporządzenie mówi wprost, że mają one być opatrzone podpisem elektronicznym. Problem powstaje w sytuacji, gdy paczki archiwalne nie są tworzone. Czy archiwista ma podpisywać każdy plik metadanych opisujący sprawy lub dokumenty elektroniczne z osobna? Przyjęcie takiego rozwiązania wydaje się nieracjonalne.

W omawianym rozporządzeniu nie zostały również określone formaty, w jakich mają być zapisane paczki archiwalne. Budowa struktury materiałów archiwalnych oraz wymóg „spakowania” w postaci nieskompresowanego pliku mogą jedynie sugerować użycie formatów, które odwzorowują katalogową strukturę danych oraz bezkompresyjną formę zapisu danych. Jednakże otwarta pozostaje kwestia, czy specyfikacja formatu użytego do tworzenia „paczek archiwalnych” powinna być dostępna bezpłatnie, czy też mogą to być formaty komercyjne.

Rozważając kwestie zapisu danych archiwalnych na nośnikach informatycznych, należy zwrócić również uwagę na sposoby (interfejsy), jakimi system informatyczny ma się posługiwać. Proponowane funkcjonalności eksportu danych na nośniki to:
1) wbudowany interfejs służący do zapisu na informatycznych nośnikach danych;
2) zintegrowanie interfejsu systemu informatycznego z interfejsem zewnętrznego programu służącego do zapisu danych, np. na informatycznych nośnikach danych;
3) wywoływanie przez system informatyczny interfejsu programu zewnętrznego.

Należy jednak pamiętać o tym, że system informatyczny powinien zapisywać
w pamięci, jaki program został wywołany do zapisu danych archiwalnych, ponieważ informacja ta jest generowana na wydruku opisującym informatyczny nośnik danych.

Przy zapisywaniu materiałów archiwalnych na nośniku niedozwolone są następujące znaki w nazwach plików:
(\) – ukośnik lewy,
(/) – ukośnik prawy,
(*) – gwiazdka,
(?) – znak zapytania,
(:) – dwukropek,
(=) – znak równości,
(,) – przecinek,
(;) – średnik.

System teleinformatyczny obsługujący archiwum zakładowe musi zapewniać
w prosty sposób przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego. Przykładowo: jedną z funkcjonalności systemu teleinformatycznego może być funkcja „przygotuj do archiwizacji” – jej wywołanie spowoduje wyświetlenie interfejsu umożliwiającego wybór spraw do archiwizacji spośród spraw zakończonych. Po dokonaniu wyboru spraw system teleinformatyczny powinien umożliwić wygenerowanie próbnego spisu zdawczo-odbiorczego, spełniającego wymagania dla „właściwego” spisu zdawczo-odbiorczego. Po ewentualnej weryfikacji poprawności następuje wywołanie kolejnej funkcji „archiwizacji” – wyodrębnienie z systemu teleinformatycznego dokumentów elektronicznych przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego, ich zapisanie np. na lokalnym dysku twardym bądź bezpośrednio na nośniku przenośnym, który zostanie przekazany do archiwum państwowego (w określonej wyżej strukturze) oraz wygenerowanie spisu zdawczo-odbiorczego. W przypadku zapisu materiałów archiwalnych na nośnikach informatycznych przekazywanych następnie do archiwum państwowego niezbędna jest kolejna funkcjonalność systemu teleinformatycznego, polegająca na generowaniu poprawnych (wydruków) opisów nośników informatycznych. Powinny one wskazywać dokładny opis zawartości, aby ułatwić późniejszą jednoznaczną identyfikację. Według § rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych, dane opisowe powinny zawierać:

1) nazwę podmiotu przekazującego;
2) tytuł zwięźle określający zawartość nośnika;
3) datę wykonania zapisu na nośniku;
4) informację o tym, czy dane stanowią informacje chronione ustawą, a w szczególności klauzulę tajności;
5) wskazanie oprogramowania i urządzeń użytych do wykonania zapisu.

Ponadto uwzględnić należy szczegółowe wymagania w zakresie przygotowania wniosku dotyczącego przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego oraz spisu zdawczo-odbiorczego tych materiałów (§ 17 rozporządzenia w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi).

Wniosek zawiera:
1) nazwę i adres podmiotu przekazującego materiały archiwalne;
2) datę sporządzenia wniosku;
3) nazwę archiwum państwowego, do którego kierowany jest wniosek;
4) datę sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych;
5) nazwę podmiotu, który wytworzył materiały archiwalne;
6) określenie liczby pozycji spisu zdawczo-odbiorczego;
7) wskazanie przewidywanej ilości materiałów archiwalnych będących przedmiotem spisu zdawczo-odbiorczego, określonej w megabajtach;
8) podpis osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu przekazującego materiały archiwalne.

Spis zdawczo-odbiorczy powinien zawierać dla każdej pozycji (pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym powinna odpowiadać jednej sprawie):
1) liczbę porządkową;
2) znak sprawy;
3) hasło klasyfikacyjne wykazu akt odpowiadające znakowi sprawy, o którym mowa w pkt 2;
4) tytuł sprawy;
5) datę wszczęcia sprawy;
6) datę zakończenia sprawy;
7) liczbę dokumentów w sprawie.

Spis zdawczo-odbiorczy, zgodnie z § 18 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 3 rozporządzenia
w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, przygotowany jest w postaci dokumentu elektronicznego zapisanego w jednym z formatów określonych w rozporządzeniu w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. Do spisu zdawczo-odbiorczego dołącza się w postaci dokumentu elektronicznego informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w okresie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne.

Należy pamiętać, iż format spisu zdawczo-odbiorczego i sposób przekazania spisu oraz format informacji dotyczącej zmian organizacyjnych wskazuje dyrektor właściwego archiwum państwowego w porozumieniu z podmiotem przekazującym.

Materiały archiwalne przekazywane do archiwum państwowego przechowywane są w podmiocie przekazującym do czasu uzyskania potwierdzenia w formie pisemnej przejęcia prawidłowo uporządkowanych materiałów archiwalnych w terminie ustalonym przez strony, nie dłuższym niż 12 miesięcy od daty przekazania materiałów (§ 21 rozporządzenia w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi).

W zakresie dotyczącym przechowywania materiałów archiwalnych uwzględnić należy również konieczność ich przechowywania przez podmiot przez 10 lat od ich wytworzenia, czyli konieczność zapewnienia powierzchni dyskowej lub innego rodzaju nośnika w archiwum zakładowym. Po takim bowiem czasie są one (z pewnymi wyjątkami) przekazywane do archiwum państwowego (§ 15 rozporządzenia w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi).

Podkreślić należy, iż archiwa państwowe udostępniają – na stronie http://ndap-bazawiedzy.nask.pl/doku.php – tzw. Bazę wiedzy. Można tutaj znaleźć odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące przekazywania materiałów do archiwum państwowego, z którymi warto się zapoznawać w procesie archiwizacji.

4. Usuwanie i brakowanie dokumentów elektronicznych

postępowania z dokumentami elektronicznymi). Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i jej zniszczeniu w sposób właściwy dla danej technologii zapisu danych.

Przepisy dotyczące usuwania i brakowania dokumentów elektronicznych zawarte są w rozporządzeniu w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. Dokumenty elektroniczne, które nie podlegają ewidencjonowaniu, są usuwane w sposób przyjęty w danym podmiocie (§ 3). Podobne zasady winny być również określone dla dokumentów elektronicznych ewidencjonowanych, niestanowiących jednak dokumentacji archiwalnej. Dokumentacja niearchiwalna może podlegać brakowaniu po upływie okresu jej przechowywania określonego w przepisach prawa, w wykazie akt lub innym kwalifikatorze dokumentacji, jeżeli utraciła praktyczne znaczenie dla potrzeb danego podmiotu oraz dla celów kontrolnych (§ 8 rozporządzenia w sprawie szczegółowego sposobu

Zgłoszenie systemu teleinformatycznego do Krajowej Ewidencji Systemów Teleinformatycznych i Rejestrów Publicznych

Podkreślenia wymaga fakt, iż w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia realizacji zadań publicznych za pomocą systemu teleinformatycznego lub zmiany niżej określonych danych – na podstawie art. 20 ust. 2 ustawy o informatyzacji – podmiot publiczny jest zobowiązany zgłosić do krajowej ewidencji dane obejmujące:

1) datę rozpoczęcia realizacji zadań publicznych za pomocą systemu teleinformatycznego;
2) zadania publiczne, do których realizacji jest używany system teleinformatyczny, ze wskazaniem podstawy prawnej ich realizacji;
3) jednostkę organizacyjną używającą systemu teleinformatycznego;
4) opis techniczny systemu teleinformatycznego;v
5) wskazanie, które z podanych w zgłoszeniu danych podlegają ochronie jako informacje niejawne lub inne tajemnice ustawowo chronione, w jakim zakresie i na jakiej podstawie prawnej.

Ponadto podmiot publiczny jest obowiązany zgłosić do krajowej ewidencji datę zakończenia realizacji zadań publicznych za pomocą danego systemu teleinformatycznego.

Zgodnie z § 3 ust. 1–2 rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia oraz trybu dostarczania i udostępniania danych z Krajowej Ewidencji Systemów Teleinformatycznych i Rejestrów Publicznych, „zgłoszenie (…) systemu teleinformatycznego do ewidencji sporządza się w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym. W przypadku gdy dokument elektroniczny nie jest opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym, zgłoszenie sporządza się dodatkowo w formie pisemnej”.

Wykaz aktów prawnych przywołanych w artykule

1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r., Nr 97, poz. 673 z późn. zm.).
2. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r., Nr 64, poz. 565 z późn. zm.).
3. Rozporządzenie Ministra Nauki i Informatyzacji z dnia 29 sierpnia 2005 r. w sprawie sposobu prowadzenia oraz trybu dostarczania i udostępniania danych z Krajowej Ewidencji Systemów Teleinformatycznych i Rejestrów Publicznych (Dz. U. z 2005 r., Nr 200, poz. 1655).
4. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2005 r., Nr 212, poz. 1766).
5. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2006 r., Nr 206, poz. 1517).
6. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. z 2006 r., Nr 206, poz. 1518).
7. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych
(Dz. U. z 2006 r., Nr 206, poz. 1519).
8. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2006 r., Nr 227, poz. 1664).

1Przy opracowywaniu zestawienia wykorzystano „Propozycję dodatkowych objaśnień” udostępnioną na stronach http://www.archiwa.gov.pl.
2Wyd. Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o.o., Gdańsk 2007.

Niniejszy tekst kończy cykl artykułów dotyczących informatyzacji administracji w świetle wymagań prawnych 1 maja 2008 r. W skład autorskiego cyklu weszły opracowania, które ukazały się w numerach 3, 4 i 5 „elektronicznej Administracji”, wydanych w 2008 r.

autorzy: Artur Prasal, Jolanta Rybińska, Joanna Kozera

Więcej informacji na ten temat znajdą Państwo TUTAJ >>>