Jakie inne formularze możesz przygotować, aby usprawnić postępowanie? Co zyskujesz, przygotowując wykonawcom formularze do wypełnienia? Jak je sporządzić, by były pomocne w prowadzonym przez Ciebie postępowaniu? O czym najczęściej zapominają zamawiający, przygotowując druki formularzy? Wszystkiego dowiesz się, czytając nasz tekst.
Jakie korzyści odniesiesz, przygotowując formularze?
Przygotowując formularze:
Jakie formularze powinieneś przygotować, aby usprawnić postępowanie o udzielenie zamówienia?
Warto, abyś do specyfikacji istotnych warunków zamówienia (siwz), załączył:
1) formularz oferty,
2) formularz cenowy,
3) formularz wymagań technicznych co do przedmiotu Twojego zamówienia.
Inne przydatne w postępowaniu formularze to:
1) Formularz dotyczący spełniania warunków podmiotowych przez wykonawców np.:
2) formularz oświadczenia dotyczącego udziału podwykonawców w realizacji zamówienia (wykonawca złoży na nim oświadczenie, jeżeli zamierza powierzyć wykonanie zamówienia podwykonawcom).
Nie mnóż liczby druków
Nie mnóż niepotrzebnie liczby druków. Pamiętaj, że każdy dodatkowy formularz załączony do siwz, to kolejna, potencjalna przyczyna odrzucenia oferty. Wiąże się to z ryzykiem niewłaściwego wypełnienia formularza przez wykonawcę czy niezałączenia go do oferty.
UWAGA
Nawet jeśli przekażesz wykonawcom gotowe formularze, to nie mają oni obowiązku z nich korzystać. Jeśli wykonawca nie użyje Twojego formularza, to nie jest to podstawą do tego, by odrzucić jego ofertę (jeżeli oczywiście załączona przez niego oferta zawiera wszystkie wymagane informacje). Ofertę możesz odrzucić tylko wtedy, gdy jej treść będzie sprzeczna z treścią siwz lub prawem zamówień publicznych.
Jeżeli decydujesz się przygotować wzory formularzy – musisz być konsekwentny. Gdy przy tworzeniu siwz uznałeś, że określone informacje od wykonawców są Ci niezbędne, a następnie w wyniku analizy ofert okaże się, że wykonawcy ich jednak nie przedstawili, to nie możesz w tym momencie stwierdzić np., że Twoje oczekiwania były zbyt daleko idące i zaprzestać weryfikacji wymaganych informacji.
PRZYKŁAD
Kupujesz skomplikowane urządzenie radionawigacyjne. Sporządzasz formularz cenowy, w którym oczekujesz od wykonawców, że podadzą Ci koszty:
W ofercie wykonawca przedstawia jedynie wycenę urządzenia, pomijając inne elementy, o które prosiłeś. Nie masz innego wyjścia, jak tylko odrzucić taką ofertę, gdyż jej treść nie odpowiada treści siwz (i treści Twojego formularza cenowego). Nie będzie miało znaczenia to, że analizując ofertę, stwierdzisz, że tak szczegółowe informacje nie są Ci potrzebne i popełniłeś błąd, żądając ich w siwz.
Żądaj niezbędnych informacji
Sporządzając formularze, unikaj działania „szablonowego”. Zawsze analizuj swoje potrzeby. Żądaj tylko takich informacji, które są Ci niezbędne do weryfikacji ofert, a następnie realizacji umowy, płatności, rozliczeń VAT itd.
Przykładowo zwykła ciekawość, które elementy składają się na cenę, to zbyt mało, by żądać od wykonawców szczegółowej wyceny w formularzu cenowym.
Nie powinieneś też np. żądać w formularzu oferty harmonogramu rzeczowo-finansowego dotyczącego realizacji zamówienia, jeżeli nie postawiłeś w siwz żadnych wymagań związanych z czasem i sposobem realizacji zamówienia poza wskazaniem wymaganego terminu jego realizacji. Harmonogram byłby dokumentem niezbędnym do oceny oferty wówczas, gdybyś np. w siwz określił, że płatności będą realizowane etapami (np. z rozbiciem na poszczególne miesiące), po wykonaniu określonych części zamówienia, czy w określonych terminach – zwłaszcza, gdy termin stanowi kryterium oceny oferty.
Autor
Katarzyna Ronikier – Dolańska
Zastępca Przewodniczącego Stałej Komisji Przetargowej w Przedsiębiorstwie Państwowym „Porty Lotnicze”
Konsultanci
Marcin Meducki
radca prawny, specjalista ds. zamówień publicznych
Jarosław Bochyński
Szef Logistyki w Miejskich Zakładach Autobusowych Sp. z o.o.
Mirosław Pietruszka
Kierownik Działu Gospodarki Materiałowej i Magazynowej w Miejskich Zakładach Autobusowych Sp. z o.o.
Artykuł pochodzi z publikacji „Zamówienia publiczne od A do Z. Praktyczny poradnik dla zamawiających” wydawanej przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka.
Sprawdź na: www.zamowieniapubliczneodadoz.pl