Jakie inne formularze możesz przygotować, aby usprawnić postępowanie? Co zyskujesz, przygotowując wykonawcom formularze do wypełnienia? Jak je sporządzić, by były pomocne w prowadzonym przez Ciebie postępowaniu? O czym najczęściej zapominają zamawiający, przygotowując druki formularzy? Wszystkiego dowiesz się, czytając nasz tekst.

Jakie korzyści odniesiesz, przygotowując formularze?

Przygotowując formularze:

  • pomożesz wykonawcom prawidłowo sporządzić ofertę, tak by jej treść odpowiadała treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia (np. wymagasz, aby wykonawca zadeklarował, w jakim terminie wykona zamówienie oraz określił okres gwarancji jakości – w formularzu oferty możesz zawrzeć odpowiednią rubrykę, pozostawiając wykonawcy miejsce na wpisanie wspominanych danych; dzięki temu zyskujesz pewność, że nie pominie on omawianych elementów w swojej ofercie);
  • unikniesz niepotrzebnych i wydłużających postępowanie procedur wyjaśniających ofertę (przykładowo kupujesz system kilku urządzeń wraz z ich instalacją, wykonaniem projektu oraz szkoleniami – jeśli sporządzisz formularz cenowy, opisując, które elementy muszą być przez wykonawcę wycenione, unikniesz wątpliwości, czy dany element został ujęty w cenie czy nie);
  • zapewnisz sobie szybką i sprawną analizę ofert (np. kupując komputery, drukarki oraz serwery, oczekujesz od wykonawcy, aby w ofercie przedstawił specyfikację techniczną oferowanego sprzętu, zgodną z opisem przedmiotu zamówienia; jeśli nie sporządzisz formularza, na podstawie którego wykonawca będzie mógł przedstawić taką specyfikację techniczną oferowanego przez siebie sprzętu, prawdopodobnie każdy wykonawca przedstawi Ci opis techniczny o różnym poziomie szczegółowości oraz dodatkowo – co nie jest bez znaczenia – w różnej formie; analiza takich dokumentów będzie bardzo utrudniona; jeśli jednak sporządzisz formularz określający z jednej strony Twoje wymagania, a z drugiej zawierający miejsce na opis oferowanego przez wykonawcę sprzętu – zdecydowanie ułatwisz sobie analizę ofert).
  • Jakie formularze powinieneś przygotować, aby usprawnić postępowanie o udzielenie zamówienia?

    Warto, abyś do specyfikacji istotnych warunków zamówienia (siwz), załączył:
    1) formularz oferty,
    2) formularz cenowy,
    3) formularz wymagań technicznych co do przedmiotu Twojego zamówienia.

    Inne przydatne w postępowaniu formularze to:

    1) Formularz dotyczący spełniania warunków podmiotowych przez wykonawców np.:

  • wykaz wykonanych zamówień (aby sprawdzić doświadczenie wykonawcy),
  • wykaz posiadanych urządzeń (aby sprawdzić potencjał techniczny),
  • wykaz osób, które będą wykonywać zamówienie (by zweryfikować potencjał kadrowy);
  • 2) formularz oświadczenia dotyczącego udziału podwykonawców w realizacji zamówienia (wykonawca złoży na nim oświadczenie, jeżeli zamierza powierzyć wykonanie zamówienia podwykonawcom).

    Nie mnóż liczby druków

    Nie mnóż niepotrzebnie liczby druków. Pamiętaj, że każdy dodatkowy formularz załączony do siwz, to kolejna, potencjalna przyczyna odrzucenia oferty. Wiąże się to z ryzykiem niewłaściwego wypełnienia formularza przez wykonawcę czy niezałączenia go do oferty.

    UWAGA

    Nawet jeśli przekażesz wykonawcom gotowe formularze, to nie mają oni obowiązku z nich korzystać. Jeśli wykonawca nie użyje Twojego formularza, to nie jest to podstawą do tego, by odrzucić jego ofertę (jeżeli oczywiście załączona przez niego oferta zawiera wszystkie wymagane informacje). Ofertę możesz odrzucić tylko wtedy, gdy jej treść będzie sprzeczna z treścią siwz lub prawem zamówień publicznych.

    Jeżeli decydujesz się przygotować wzory formularzy – musisz być konsekwentny. Gdy przy tworzeniu siwz uznałeś, że określone informacje od wykonawców są Ci niezbędne, a następnie w wyniku analizy ofert okaże się, że wykonawcy ich jednak nie przedstawili, to nie możesz w tym momencie stwierdzić np., że Twoje oczekiwania były zbyt daleko idące i zaprzestać weryfikacji wymaganych informacji.

    PRZYKŁAD
    Kupujesz skomplikowane urządzenie radionawigacyjne. Sporządzasz formularz cenowy, w którym oczekujesz od wykonawców, że podadzą Ci koszty:

  • urządzenia,
  • szkoleń,
  • instalacji,
  • ubezpieczenia i
  • testów odbioru końcowego.
  • W ofercie wykonawca przedstawia jedynie wycenę urządzenia, pomijając inne elementy, o które prosiłeś. Nie masz innego wyjścia, jak tylko odrzucić taką ofertę, gdyż jej treść nie odpowiada treści siwz (i treści Twojego formularza cenowego). Nie będzie miało znaczenia to, że analizując ofertę, stwierdzisz, że tak szczegółowe informacje nie są Ci potrzebne i popełniłeś błąd, żądając ich w siwz.

    Żądaj niezbędnych informacji

    Sporządzając formularze, unikaj działania „szablonowego”. Zawsze analizuj swoje potrzeby. Żądaj tylko takich informacji, które są Ci niezbędne do weryfikacji ofert, a następnie realizacji umowy, płatności, rozliczeń VAT itd.

    Przykładowo zwykła ciekawość, które elementy składają się na cenę, to zbyt mało, by żądać od wykonawców szczegółowej wyceny w formularzu cenowym.
    Nie powinieneś też np. żądać w formularzu oferty harmonogramu rzeczowo-finansowego dotyczącego realizacji zamówienia, jeżeli nie postawiłeś w siwz żadnych wymagań związanych z czasem i sposobem realizacji zamówienia poza wskazaniem wymaganego terminu jego realizacji. Harmonogram byłby dokumentem niezbędnym do oceny oferty wówczas, gdybyś np. w siwz określił, że płatności będą realizowane etapami (np. z rozbiciem na poszczególne miesiące), po wykonaniu określonych części zamówienia, czy w określonych terminach – zwłaszcza, gdy termin stanowi kryterium oceny oferty.

    Autor
    Katarzyna Ronikier – Dolańska
    Zastępca Przewodniczącego Stałej Komisji Przetargowej w Przedsiębiorstwie Państwowym „Porty Lotnicze”

    Konsultanci
    Marcin Meducki
    radca prawny, specjalista ds. zamówień publicznych

    Jarosław Bochyński
    Szef Logistyki w Miejskich Zakładach Autobusowych Sp. z o.o.

    Mirosław Pietruszka
    Kierownik Działu Gospodarki Materiałowej i Magazynowej w Miejskich Zakładach Autobusowych Sp. z o.o.

    Artykuł pochodzi z publikacji „Zamówienia publiczne od A do Z. Praktyczny poradnik dla zamawiających” wydawanej przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka.

    Sprawdź na: www.zamowieniapubliczneodadoz.pl