Jeżeli macie Państwo pomysł na wdrożenie narzędzia z zakresu nowoczesnych narzędzi zarządzania lub z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, które poprawi funkcjonowanie Państwa urzędu jako organizacji, usprawni jego zarządzanie oraz podniesie jakość świadczonych przez niego usług, serdecznie zapraszamy do udziału w naborze i zgłaszania propozycji usprawnień.
 
I. Zakres usprawnień :
Urząd może zgłosić usprawnienie w ramach jednego z dwóch obszarów:
a. wdrożenie nowoczesnych narzędzi zarządzania urzędzie, w tym zarządzania procesowego, zarządzania projektowego, narzędzi i systemów zarządzania jakością;
b. wdrożenie w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi w urzędzie (np. wdrożenie systemu motywacyjnego; unowocześnienie procesu rekrutacji i selekcji; analiza, planowanie i optymalizacja struktury organizacyjnej; zarządzanie kompetencjami).
 
Uwaga: w ramach obszarów wskazane zostały przykładowe narzędzia zarządzania. Nie jest to lista zamknięta, urzędy mogą zaproponować nowoczesne narzędzia, z zakresu zarządzania strukturami i procesami, zarządzania projektami, zarządzania jakością i wynikami, zarządzania zmianą, zarządzania ryzykiem, zarządzania informacją i wiedzą itp.
 
Usprawnienie może być realizowane tylko w ramach jednego obszaru.
W ramach jednej propozycji usprawnienia nie można łączyć różnych narzędzi zarządzania. Przykładowo, urząd, który chce realizować usprawnienie w obszarze nr 1 nie może w jego ramach jednocześnie zaproponować wdrożenia narzędzia z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi.
 
 II. Zasady naboru usprawnień:
  • Ogłoszenie naboru: IV. tydzień stycznia, termin na złożenie aplikacji – do 10 marca 2011 r.,
  • Ocena formalno-merytoryczna złożonych propozycji przeprowadzana przez ekspertów zewnętrznych – marzec 2011 r.,
  • Wstępna selekcja usprawnień przeprowadzana przez Komitet Sterujący – II kwartał 2011 r.,
  • Zatwierdzenie listy usprawnień przez Szefa Służby Cywilnej – II kwartał 2011 r.,
  • Podpisanie porozumienia między Szefem Służby Cywilnej a dyrektorem generalnym/kierownikiem urzędu – II kwartał 2011 r.,
  • Przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia przez KPRM oraz wybór wykonawców wdrożeń – II i III kwartał 2011 r.,
  • Wdrożenie usprawnień w urzędach – styczeń 2012 r.
 
Więcej informacji na temat procedury znajdziecie Państwo w „Regulaminie selekcji usprawnień w ramach projektu”.
 
Wyłonione do realizacji usprawnienia zostaną wdrożone przez wykonawców wybranych w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzanych przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów. Urzędy uczestniczące w projekcie nie będą otrzymywały środków finansowych na realizację usprawnień, ponieważ Kancelaria zapewni wybór wykonawców odpowiedzialnych za wdrożenie usprawnień. Rozliczenia finansowe w projekcie będą odbywały się więc wyłącznie między KPRM a wykonawcami wyłonionymi w postępowaniach.
 
Propozycje usprawnień mogą składać wszystkie urzędy administracji rządowej. Maksymalna wartość usprawnienia to 300.000 zł brutto.
 
Usprawnienia wdrożone w urzędach zostaną zaprezentowane, jako przykład dobrych praktyk, w publikacji wydanej przez KPRM, a także podczas ogólnopolskiej konferencji podsumowującej rezultaty projektu.
 
Do oceny zostaną przyjęte tylko propozycje złożone na formularzu zgłoszeniowym.
 
Termin składania formularzy upływa 10 marca 2011 r.  
 
Formularze należy złożyć na zasadach określonych w regulaminie i przekazać na wskazane niżej adresy:
Kancelaria Prezesa Rady Ministrów
Departament Służby Cywilnej
Al. Ujazdowskie 1/3, 00-583 Warszawa
(z dopiskiem: II tura naboru usprawnień PO KL)
lub złożyć osobiście na Dzienniku Podawczym KPRM (wejście od Al. Szucha 14)
oraz na adres e-mail: usprawnienia.pokl@kprm.gov.pl lub fax nr 22 694 67 64.
 
Urzędy administracji rządowej zgłaszają propozycje usprawnień wypełniając formularz stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu, w  terminie wskazanym przez Szefa Służby Cywilnej. Formularze powinny być przesyłane do KPRM w formie papierowej (pocztą, kurierem lub doręczone bezpośrednio) oraz elektronicznej (faks i/lub poczta elektroniczna). O przyjęciu propozycji do rozpatrzenia decyduje data wpływu wersji elektronicznej oraz data stempla pocztowego lub potwierdzenia nadania przesyłki w przypadku wersji papierowej. Wpływ propozycji usprawnienia będzie każdorazowo potwierdzany przez pracownika DSC.
 
Formularze przesyłane po upływie terminu nie będą rozpatrywane.  
 
 III. Najważniejsze działania do podjęcia przez urząd biorący udział w naborze to:
Przed złożeniem formularza zgłoszeniowego:
  • wyznaczenie zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie usprawnienia w  urzędzie (osoby będą współpracowały z DSC przy tworzeniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz z wykonawcami w trakcie realizacji usprawnień),
  • wypełnienie formularza aplikacyjnego (precyzyjny opis celu, przedmiotu wdrożenia, rezultatów, harmonogramu działań),
  • przeprowadzenie analizy rynku i oszacowanie kosztów wdrożenia usprawnienia,
  • złożenie formularza do KPRM w terminie wskazanym w ogłoszeniu.
  • Po przyjęciu usprawnienia do realizacji:
  • podpisanie porozumienia pomiędzy dyrektorem generalnym lub kierownikiem urzędu a Szefem Służby Cywilnej,
  • współudział w tworzeniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w tym opisu przedmiotu zamówienia
  • współpraca z KPRM oraz wykonawcą realizującym wdrożenie usprawnienia,
  • stałe monitorowanie postępów w realizacji usprawnienia,
  • prezentacja dobrej praktyki na konferencji.
Dodatkowe informacje o projekcie i procedurze wyboru usprawnień można uzyskać pod numerem telefonu: 22 694 61 34.
 
Serdecznie zapraszamy do wzięcia udziału w naborze, którego formuła umożliwia realizację usprawnień dostosowanych do potrzeb Państwa urzędu.