Ponieważ wynagrodzenie stanowi ok. 30–80 proc. całkowitych kosztów funkcjonowania organizacji, to ile płacimy za wykonaną pracę ma ogromne znaczenie dla sytuacji bieżącej i przyszłości danej organizacji. Powiązanie motywatorów z systemem wynagrodzenia oraz wartościowanie stanowisk pracy w znaczny sposób ułatwiają zarządzanie płacami.

Motywatory sprzyjają wydajności

Wielu pracowników do motywatorów zaliczy przede wszystkim takie czynniki jak: osiągnięcia, uznanie, odpowiedzialność, awans, możliwości rozwoju, treść pracy. W tym kontekście płace należy umiejscowić w grupie czynników higieny, do których zaliczamy także warunki pracy, politykę personalną, stosunki międzyludzkie oraz świadczenia socjalne. Dlatego systemy wynagrodzeń powinny być powiązane z procesami: rekrutacji i selekcji, ocenami okresowymi, projektowaniem stanowisk, ścieżką kariery, planowaniem rozwoju umiejętności oraz planowaniem szkoleń.

Konieczność przygotowania nowych regulaminów wynagrodzenia, jaka obowiązuje obecnie w samorządach, to doskonała okazja do nauczenia się zarządzania wynagrodzeniami. Od tego roku prawnie ustalona jest tylko dolna granica wynagrodzenia dla poszczególnych stanowisk, określony poziom dodatków i zagwarantowane specyficzne dodatki, np. stażowy. Brakuje tymczasem górnej granicy wynagrodzeń, nie określono reguł przyznawania podwyżek, ani innych składowych, premii, nagród, dodatków specjalnych. Wynika z tego, że regulamin wynagrodzeń jednostki powinien zawierać zasady przyznawania wszystkich składników wynagrodzeń, a to daje możliwość powiązania ich z efektami pracy, czyli budowania systemu motywacyjnego w oparciu o wynagrodzenia.

Każde zadanie ma swoją wartość

Jednym z kluczowych elementów potrzebnych do zarządzania wynagrodzeniami jest precyzyjne rozpoznanie z jakimi zadaniami muszą zmierzyć się pracownicy. Chodzi o takie przygotowanie opisu stanowiska pracy, które dokładnie wskaże umiejętności i kompetencje niezbędne do ich wykonania. Ponadto z opisu musi jasno wynikać, jakie pożądane kwalifikacje wystarczą, aby zadanie mogło być wykonane.

Kolejnym krokiem powinno być zwartościowanie stanowisk pracy. Jak dotąd z wartościowaniem stanowisk pracy obowiązkowo zmierzyła się służba cywilna. Proces ten jednak zaczyna rozpowszechniać się w administracji samorządowej. Z doświadczeń administracji rządowej wynika, że aby wartościować stanowisko musi być ono opisane. Istotnym jest także przestrzeganie zasady, że wartościowaniu podlega stanowisko, a nie pracownik, który je w danej chwili zajmuje.

Wartościowanie umożliwia ustalenie odpowiedniej siatki płac dla danego stanowiska. Ułatwia też określenie wzajemnych relacji między różnymi stanowiskami w urzędzie, a przede wszystkim na tej podstawie możemy wskazać, jaką rolę dla organizacji mają poszczególne stanowiska. W ten sposób różnice między płacami pracowników staną się dla nich bardziej zrozumiałe. Natomiast wyliczenie wartości stanowiska przekłada się na planowanie kosztów zatrudnienia, co przyczynia się do ograniczenia zbędnych obciążeń administracyjnych związanych z prowadzeniem zadań kadrowo-płacowych.

Wartościowanie trzeba zaplanować

W pierwszej kolejności należy ustalić kryteria wartościowania. Dla administracji państwowej wyróżniono następujące kryteria szczegółowe: wykształcenie, doświadczenie zawodowe, umiejętności interpersonalne, rola stanowiska w organizacji, złożoność zadań i kreatywność, horyzont czasowy planowania, warunki pracy, odpowiedzialność za realizację zadań przez współpracowników lub podległy personel, wpływ stanowiska na decyzje, posługiwanie się językami obcymi.

Następnie przypisać wagi kryteriom oraz określić definicje poziomów natężenia kryteriów i określić dla nich wartości punktowe.

Dopiero po tych czynnościach może nastąpić wycena stanowisk pracy przez nadanie im odpowiedniej punktacji, ustalenie przedziałów płacowych i wyliczenie wynagrodzeń dla przedziałów. Ustalając rozpiętość płac należy pamiętać, aby dolna wartość wynagrodzenia dla danego stanowiska nie była niższa niż wartości określone prawem. Na przykład w przypadku pracowników samorządowych chodzi o minimalne stawki określone w rozporządzeniu Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagrodzenia pracowników samorządowych. Ponadto najniższa płaca nie może być niższa niż wynika to z przepisów prawa o płacy minimalnej ustalonej na każdy rok kalendarzowy. W roku bieżącym jest to 1276 zł.

Na tej podstawie można stworzyć tabelę płac i przystąpić do opracowania stosownych regulaminów. Tak przygotowany proces wartościowania można zastosować w organizacji.

Zwartościowane stanowiska pracy można wykorzystać na wiele sposób. Na przykład są one przydatnym narzędziem do zarządzania podwyżkami, bowiem pokazują jak może wyglądać ścieżka kariery pracownika. Informacje te dotyczą nie tylko awansów pionowych, ale także poziomych. W ten sposób można budować tzw. tablice podwyżek zależnych od wyników i aktualnego poziomu wynagrodzenia pracownika lub od wyników i oceny pracownika, lub od fazy rozwoju umiejętności pracownika.

Innymi skutecznymi metodami ustalania wynagrodzeń stałych są rozwiązania oparte na strukturze organizacyjnej, gdzie istnieją ścieżki kariery. Natomiast w przypadku wynagrodzeń zmiennych można wykorzystać metodę zarządzania przez cele.

Niezależnie od metody, jaka zostanie wybrana należy zadbać o to, aby przygotować pracowników do zmiany m.in. prezentując korzyści wynikające ze zmian. Warto budować klimat do wymiany uwag, propozycji i postulatów między pracownikami a kierownictwem. Przy czym wsparcie kierownictwa dla projektu ma w tym przypadku istotne znaczenie. Ważne jest także zapobieganie powstawaniu plotek i niedomówień na temat zmian.

Jacek Jędrzejczak, ekspert firmy ProFirma

Artykuł pochodzi z nr. 5 czasopisama Kadry w Urzędzie>>>