Wymóg używania dokumentów elektronicznych przez podmiot publiczny wynika bezpośrednio z ustawy o informatyzacji1. Warto w tym miejscu przypomnieć, że zasadniczym celem tej ustawy jest stworzenie podstaw do unowocześnienia i wzrostu efektywności oraz jakości pracy podmiotów realizujących zadania publiczne.

Wiąże się to m.in. z koniecznością zastąpienia tradycyjnych, „papierowych” sposobów załatwiania spraw metodami nowoczesnymi, informatycznymi. W konsekwencji wymaga zastąpienia dokumentów papierowych dokumentami elektronicznymi. Dokumenty elektroniczne są niezbędne również do tego, aby możliwe było komunikowanie się podmiotów publicznych z otoczeniem zewnętrznym.
Zasadniczy problem polega na tym, że systemy używane przez podmioty publiczne w znakomitej większości nie potrafią wymieniać ze sobą danych, co sprawia, że informatyzacja tych podmiotów nie przynosi oczekiwanych efektów. Można tu wymienić dwie zasadnicze grupy problemów:

1) problemy z zapewnieniem wymiany danych pomiędzy poszczególnymi aplikacjami używanymi przez dany podmiot (oprogramowania „dziedzinowe” pochodzące od różnych producentów);
2) problemy z zapewnieniem wymiany danych z innymi podmiotami publicznymi (a mówiąc ściślej – z systemami używanymi przez te podmioty).

Podmioty publiczne rozwiązują te problemy w różny sposób. Dość powszechna jest np. praktyka całkowitej wymiany posiadanego oprogramowania pochodzącego od różnych producentów na oprogramowanie pochodzące od jednego producenta – wymiana na jeden „system zintegrowany”. Często też, dla zwiększenia pozytywnego efektu, organizowane są przetargi w celu dokonania zakupu oprogramowania (np. elektronicznego obiegu dokumentów) dla całego powiatu lub nawet dla całego województwa (jak chociażby projekt SEKAP2, czy „eUrząd dla mieszkańca Opolszczyzny”).
Pomijając liczne mankamenty tego typu przedsięwzięć (wysokie koszty, pracochłonność przenoszenia danych z już istniejących systemów, konieczność powtórnych szkoleń pracowników, itp.), niestety, także i tego typu metody nie gwarantują sukcesu. Zasadniczą bowiem sprawą jest to, czy te nowe „zintegrowane systemy” będą potrafiły skutecznie komunikować się i wymieniać dane z innymi systemami – systemami pochodzącymi nie tylko od wybranego przez nas dostawcy, ale od dowolnych dostawców.

Można oczywiście rozważyć jeszcze jedną ewentualność: objęcie wszystkich podmiotów, które realizują zadania publiczne, jakimś jednym „supersystemem”… Pomijając horrendalne koszty takiego przedsięwzięcia, wydaje się ono na tyle niedorzeczne i w ewidentny sposób szkodliwe, że pozostanie (mam nadzieję) w sferze utopijnych dywagacji. Na marginesie dodam jedynie, że i takie podejście nie rozwiąże szeregu zasadniczych problemów – co bowiem z zapewnieniem współdziałania i wymiany danych z systemami spoza administracji publicznej (krajowymi) oraz podmiotami zagranicznymi?


1 Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r., Nr 64, poz. 565) art. 16:
„1. Podmiot publiczny prowadząc wymianę informacji jest obowiązany zapewnić możliwość wymiany informacji również w formie elektronicznej przez wymianę dokumentów elektronicznych związanych z załatwianiem spraw należących do jego zakresu działania, przy wykorzystaniu informatycznych nośników danych lub środków komunikacji elektronicznej.
2. Podmiot publiczny, o którym mowa w ust. 1, jest obowiązany prowadzić wymianę informacji w formie elektronicznej:
1) z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych, spełniających minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych;
2) zgodnie z minimalnymi wymaganiami dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej’.
2 System Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej w Województwie Śląskim.

Pełny artykuł znajduje się w wersji drukowanej dwumiesięcznika „elektroniczna Administracja”.

Zapraszamy do lektury!

Informacje na temat prenumeraty.