Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Kwoty te mogą być ustalane ryczałtowo (np. diety) lub w wysokości faktycznie poniesionych wydatków (dokumentowane rachunkiem, np. za hotel).
Z podstawy wymiaru składek wyłączone są diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.
Zasady wypłaty należności z tytułu podróży służbowych w przypadku pracowników innych niż zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej na ogół regulowane są przez pracodawcę w regulaminach wynagradzania lub układach zbiorowych pracy. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania, odpowiednie postanowienia mogą być zawarte w umowie o pracę. W rozporządzeniu składkowym wyraźnie zostało zapisane, że z podstawy wymiaru składek wyłączone są diety i należności w kwotach ograniczonych do wysokości określonej w przepisach adresowanych do pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej.
Skoro zakład ustala wysokość diety w regulaminie wynagradzania, to do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wejdzie ewentualna nadwyżka ponad kwotę określoną w wymienionych przepisach.
Przykład:
Pracownikowi, który przebywał 5 dni w podróży służbowej na terenie kraju, zwrócono koszty przejazdu (na podstawie biletów PKP) i noclegów (na podstawie rachunku z hotelu) oraz wypłacono diety w wysokości ustalonej przez pracodawcę, tj. 5 dni x 50 zł. Wartość świadczeń związanych z przejazdem i noclegiem w pełnej wysokości nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Natomiast kwota 140 zł, o którą wypłacone diety przewyższają kwotę diet określoną rozporządzeniem z 19 grudnia 2002 r. (tj. 5 x 22zł), stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
W przypadku zwrotu kosztów przejazdów prywatnym samochodem wyłączony z podstawy wymiaru składek jest zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy. Składkom nie podlega ten zwrot do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za l km przebiegu pojazdu. Stawki te są określone w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego musi być udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kwota zwracana za przejazdy w trakcie delegacji nie powinna więc być wyższa niż kwota wynikająca z przemnożenia stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu i faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów, na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Jeżeli pracodawca określi inną stawkę, to ewentualna nadwyżka ponad kwotę wynikającą z obowiązujących przepisów będzie oskładkowana.
Joanna Goliniewska