Obowiązkowi oznaczania podlegają nie tylko sprzęt i wyposażenie (np. komputery, drukarki) zakupione w ramach projektu. W widocznym miejscu należy też oznaczyć pomieszczenie, w którym prowadzone jest przedsięwzięcie. Trzeba również umieścić odpowiednie logo na materiałach i publikacjach promocyjnych oraz wszelkiego rodzaju dokumentacji związanej z projektem. Beneficjenci zobowiązani są także informować o współfinansowaniu z funduszy unijnych wynagrodzeń z niego wynikających. Zarówno uczestnicy konferencji czy seminariów, jak i osoby biorące udział w projekcie powinni wiedzieć, że wydarzenie, w którym uczestniczą, uzyskało dofinansowanie z UE.

W zależności od wielkości i rodzaju projektu stosuje się różne sposoby ich oznaczania. W dużych inwestycjach należy ustawić tablicę informacyjną (która później zostanie zastąpiona pamiątkową). Musi ona zawierać tytuł projektu i nazwę beneficjenta, wartość projektu, wartość wkładu finansowego UE oraz odpowiednie logo (programu operacyjnego UE wraz z odwołaniem słownym do UE i funduszu, z którego projekt jest współfinansowany, oraz opcjonalnie logo instytucji prowadzącej przedsięwzięcie), a także hasło promocyjne programu. Wzmianka o współfinansowaniu ze środków UE powinna zajmować co najmniej 25 proc. powierzchni tablicy.

Projekty współfinansowane z funduszy europejskich można promować także innymi sposobami: warto zamieścić informacje w mediach, utworzyć stronę internetową przedstawiającą przedsięwzięcie oraz przygotować materiały informacyjno-promocyjne, ulotki lub gadżety.

Wszystkie materiały informacyjne, promocyjne i szkoleniowe oraz dokumentacja, w zależności od wielkości, rodzaju i techniki wykonania, powinny zostać oznaczone zgodnie z wariantem podstawowym lub minimalnym, precyzyjnie określonym w strategii komunikacji funduszy europejskich.