Regulamin Ogólnopolskiego Konkursu o Znak Jakości dla Instytucji Administracji Publicznej
Przyjazny Urząd

§ 1
1. Znak Jakości „Przyjazny Urząd” przyznawany jest przez Kapitułę Ekspertów powołaną spośród naukowców specjalizujących się w problematyce administracji publicznej, zarządzania jakością i zarządzania publicznego, reprezentujących polskie uczelnie publiczne i niepubliczne oraz środowisko praktyków zarządzania publicznego i zarządzania jakością.
2. Znak Jakości „Przyjazny Urząd” przyznawany jest w konkursie organizowanym przez Instytut Zarządzania i Rozwoju Jakości sp. z o.o. sp. k., z siedzibą w Katowicach, przy ul. Wolnego 4/200, zwany dalej „Instytutem”.
3. Konkurs, o którym mowa w pkt. 2 ma charakter cykliczny i organizowany jest w trybie edycji odbywających się raz do roku.
§ 2
Znak Jakości „Przyjazny Urząd” przyznawany jest w celu:
a) promocji najwyższych standardów jakościowych w działalności organów administracji publicznej i ich jednostek organizacyjnych (urzędów),
b) promocji jednostek administracji publicznej, zarówno rządowej, jak i samorządowej oraz ich jednostek organizacyjnych (urzędów), które wyróżniają się wysoką jakością obsługi interesanta, profesjonalizmem w działaniu oraz wysokim poziomem kompetencji fachowych zatrudnionych kadr,
c) upowszechniania „dobrych praktyk” w działalności urzędów administracji publicznej w zakresie odnoszącym się do obsługi interesanta i jakości usług publicznych,
d) budowania w skali kraju pozytywnego wizerunku jednostek administracji publicznej o szczególnych osiągnięciach we wdrażaniu nowoczesnych, innowacyjnych rozwiązań w zakresie odnoszącym się do obsługi interesanta i jakości usług publicznych,
e) podnoszenia standardów jakościowych w pracy urzędów administracji publicznej,
f) wyróżniania menedżerów sektora administracji publicznej, w tym zwłaszcza kierowników jednostek organizacyjnych (urzędów), którzy przyczyniają się do wdrażania w zarządzanych przez siebie instytucjach wysokich standardów jakościowych w zakresie obsługi interesanta i świadczenia usług publicznych.
§ 3
O uzyskanie Znaku Jakości „Przyjazny Urząd” mogą ubiegać się jednostki sektora administracji publicznej, zarówno rządowej, jak i samorządowej, w szczególności:
a) gminy – poprzez zgłoszenie do konkursu urzędu gminy lub innej jednostki organizacyjnej bądź instytucji wykonującej czynności z zakresu obsługi interesanta na szczeblu gminy,
b) powiaty – poprzez zgłoszenie do konkursu starostwa powiatowego lub innej jednostki organizacyjnej bądź instytucji wykonującej czynności z zakresu obsługi interesanta na szczeblu powiatu,
c) samorządy województw – poprzez zgłoszenie do konkursu urzędu marszałkowskiego lub innej jednostki organizacyjnej bądź instytucji wykonującej czynności z zakresu obsługi interesanta na szczeblu województwa,
d) organy administracji rządowej zespolonej i niezespolonej – poprzez zgłoszenie do konkursu urzędu lub jednostki organizacyjnej bądź instytucji wykonującej czynności z zakresu obsługi interesanta.
§ 4
Znak Jakości „Przyjazny Urząd” otrzymują jednostki organizacyjne, które:
a) stosują wysokie standardy jakościowe w swojej działalności związanej z obsługą interesanta /świadczeniem usług publicznych,
b) cechują się profesjonalizmem i rzetelnością w działaniach na rzecz swoich interesariuszy zewnętrznych,
c) wdrażają nowoczesne i efektywne rozwiązania w zakresie obsługi interesanta / świadczenia usług publicznych,
d) inwestują we własne zasoby kadrowe w formach wpływających w sposób istotny na jakość pracy urzędników (np. kursy, szkolenia, odpowiednia polityka motywacyjna itp.),
e) są otwarte na potrzeby interesariuszy zewnętrznych.
§ 5
1. Zgłoszenia udziału w konkursie dokonują organy lub osoby upoważnione do reprezentowania jednostki ubiegającej się o uzyskanie Znaku Jakości „Przyjazny Urząd”.
2. Zgłoszenia udziału w konkursie dokonuje się poprzez przesłanie na adres Instytutu zgłoszenia oraz wypełnionego kwestionariusza konkursowego w terminie określonym przez Instytut i ogłoszonym na stronie internetowej www.instytut-zarzadzania.pl.
3. Zgłoszenie udziału w konkursie jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na udostępnianie danych oraz informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania konkursowego, zgodnie z przepisami niniejszego Regulaminu.
§ 6
1. Zgłoszenia i kwestionariusze konkursowe podlegają ocenie formalnej, a następnie – pod warunkiem pozytywnego wyniku oceny formalnej – ocenie merytorycznej.
2. Celem oceny formalnej jest sprawdzenie poprawności wypełnienia zgłoszenia i kwestionariusza konkursowego oraz zdolności prawnej jednostki aplikującej o Znak Jakości „Przyjazny Urząd” do udziału w konkursie.
§ 7
1. Oceny merytorycznej w konkursie dokonują członkowie Kapituły Ekspertów.
2. Kapituła Ekspertów składa się z ekspertów wewnętrznych i ekspertów zewnętrznych.
3. Ekspertów zewnętrznych powołuje się spośród pracowników naukowych polskich uczelni, posiadających co najmniej stopień naukowy doktora, znaczący dorobek naukowy lub praktyczny w dziedzinie administracji publicznej oraz wiadomości specjalistyczne z zakresu zarządzania w administracji, zarządzania publicznego lub zarządzania jakością.
4. Ekspertów wewnętrznych powołuje się spośród pracowników lub współpracowników Instytutu, którzy posiadają wiadomości specjalistyczne z zakresu problematyki administracji publicznej, zarządzania publicznego lub zarządzania jakością oraz doświadczenie zawodowe w zakresie prowadzenia postępowań certyfikacyjnych lub akredytacyjnych.
5. Członków Kapituły Ekspertów powołuje się spośród osób posiadających najwyższe kwalifikacje etyczne.
§ 8
1. Członkowie Kapituły Ekspertów dokonują oceny uczestników konkursu na zasadzie niezawisłości, kierując się kryteriami prawdy, obiektywizmu, rzetelności, uczciwości i etyki zawodowej.
2. Członkowie Kapituły Ekspertów zachowują w poufności wszelkie informacje pozyskane w toku oceny.
§ 9
1. Ocena merytoryczna w konkursie przebiega dwuetapowo. Etapem pierwszym jest ocena aplikacyjna, etapem drugim jest ocena weryfikacyjna.
2. W ramach etapu pierwszego (aplikacyjnego) każdego uczestnika konkursu dopuszczonego do oceny merytorycznej ocenia niezależnie od siebie 2 członków Kapituły ekspertów: ekspert wewnętrzny oraz ekspert zewnętrzny.
3. Każdy z ekspertów przyznaje uczestnikowi konkursu od 0 do 30 punktów konkursowych, co oznacza, że w ramach etapu pierwszego oceny uczestnik konkursu może otrzymać łącznie maksymalnie 60 punktów.
4. Do etapu drugiego oceny merytorycznej dopuszczeni zostają uczestnicy konkursu, którzy w ramach etapu pierwszego uzyskają łącznie co najmniej 40 punktów.
§ 10
1. W ramach etapu drugiego (weryfikacyjnego) każdego uczestnika konkursu poddaje się dodatkowej, uzupełniającej ocenie, której dokonuje ekspert wewnętrzny.
2. Celem oceny weryfikacyjnej jest uzupełnienie i sprawdzenie informacji przedstawionych w kwestionariuszu konkursowym.
3. Podczas trwania etapu drugiego procedury konkursowej ekspert wewnętrzny może wystąpić do uczestnika konkursu o przekazanie dodatkowych, szczegółowych informacji, nie ujętych w kwestionariuszu konkursowym.
4. Podczas trwania etapu drugiego procedury konkursowej ekspert wewnętrzny może potwierdzać przekazane przez uczestnika konkursu dane, włącznie z prawem odbycia wizyty audytorskiej w podmiocie ubiegającym się o uzyskanie Znaku Jakości „Przyjazny Urząd”. Wizyta taka odbywa się w terminie uzgodnionym z uczestnikiem konkursu.
5. Podczas trwania etapu drugiego procedury konkursowej ekspert wewnętrzny może pozyskiwać dodatkowe informacje o ocenianym podmiocie ze źródeł zewnętrznych.
6. W ramach etapu drugiego procedury konkursowej ekspert wewnętrzny przyznaje uczestnikowi konkursu od 0 do 50 punktów.
§ 11
1. Znak Jakości „Przyjazny Urząd” przyznaje się uczestnikom konkursu, którzy:
a) w ramach etapu pierwszego (aplikacyjnego) otrzymają co najmniej 40 punktów rankingowych.
b) w ramach etapu drugiego (weryfikacyjnego) otrzymają co najmniej 35 punktów rankingowych.
2. Laureat konkursu otrzymuje pamiątkowy certyfikat potwierdzający nadanie Znaku Jakości „Przyjazny Urząd”, który wręczany jest podczas uroczystej Gali Finałowej Konkursu.
3. Laureat konkursu otrzymuje zaświadczenie potwierdzające nadanie Znaku Jakości „Przyjazny Urząd”, wraz z informacją o liczbie punktów uzyskanych w toku oceny konkursowej.
§ 12
Członkowie Kapituły Ekspertów, dokonując oceny uczestników konkursu, kierują się szczegółowymi wytycznymi określonymi w wewnętrznych dokumentach konkursowych.
§ 13
1. Instytut nie ujawnia nazw ani innych danych uczestników konkursu, którzy uzyskali w konkursie ocenę negatywną i nie otrzymali Znaku Jakości „Przyjazny Urząd”.
2. Kwestionariusze konkursowe uczestników konkursu, którzy nie uzyskali Znaku Jakości „Przyjazny Urząd”, są zwracane uczestnikom wraz z pozostałą dokumentacją konkursową nadesłaną w związku z udziałem w konkursie.
3. Dane, które zamieszczają uczestnicy konkursu w kwestionariuszach konkursowych, są objęte przez Instytut klauzulą poufności. Instytut nie ujawnia przekazanych informacji wobec jakichkolwiek osób trzecich.
§ 14
1. W każdej edycji konkursu Instytut, oprócz Znaków Jakości „Przyjazny Urząd” może, kierując się ocenami Kapituły Ekspertów, przyznać wyróżnienia dodatkowe (nadzwyczajne).
2. Wyróżnienia dodatkowe (nadzwyczajne) przyznawane są uczestnikom konkursu, którzy uzyskali najwyższą liczbę punktów w danej edycji konkursu oraz legitymują się szczególnymi osiągnięciami w dziedzinie objętej procedurą konkursową, które wyróżniają ich na tle pozostałych uczestników konkursu.
3. Uczestnik konkursu, który uzyska Znak Jakości „Przyjazny Urząd” po raz czwarty, otrzymuje z urzędu statuetkę i wyróżnienie specjalne pod nazwą „Srebrny Laur Konkursu Przyjazny Urząd”.
4. Uczestnik konkursu, który uzyska Znak Jakości „Przyjazny Urząd” po raz siódmy, otrzymuje z urzędu statuetkę i wyróżnienie specjalne pod nazwą „Złoty Laur Konkursu Przyjazny Urząd”.
§ 15
1. Konkurs ma charakter certyfikacji środowiskowej, a jego koszty pokrywane są z jednorazowych opłat licencyjnych wnoszonych przez laureatów.
2. Uczestnik konkursu, który uzyska Znak Jakości „Przyjazny Urząd” zobowiązany jest do wniesienia jednorazowej opłaty z tytułu udzielenia licencji na posługiwanie się Znakiem „Przyjazny Urząd” w komunikacji marketingowej.
3. Opłata licencyjna pokrywa w szczególności:
a) koszty merytoryczne i organizacyjne pracy Kapituły Ekspertów,
b) koszty związane z organizacją Gali Finałowej Konkursu,
c) koszty związane z przygotowaniem dokumentacji konkursowej i pracą biura konkursu,
d) koszty promocji laureatów konkursu.
4. Opłata licencyjna wnoszona jest po zakończeniu procedury konkursowej na podstawie Faktury VAT wystawionej przez Instytut.
5. Podmioty, które wezmą udział w konkursie, a nie uzyskają Znaku Jakości „Przyjazny Urząd”, nie wnoszą opłaty licencyjnej ani żadnych innych opłat.
§ 16
1. Ustala się następujące stawki opłat licencyjnych dla laureatów konkursu:
a) Opłaty określone zostaną uchwałą Zarządu Instytutu w terminie do 20 stycznia 2014 r.
2. Poza opłatami licencyjnymi, o których mowa w pkt. 1, w konkursie nie obowiązują żadne inne opłaty.
§ 17
1. Wniesienie opłaty licencyjnej uprawnia laureata konkursu do posługiwania się godłem i nazwą „Przyjazny Urząd” przez okres 12 miesięcy od dnia ogłoszenia wyników konkursu oraz do upowszechniania informacji o uzyskaniu statusu laureata we wszystkich kanałach komunikacji marketingowej.
2. Nazwa i godło „Przyjazny Urząd” mogą być używane w oficjalnych materiałach laureata, np. folderach, katalogach, kalendarzach, na papierach urzędowych, kopertach, wizytówkach, bilbordach, banerach reklamowych, witrynach internetowych, a także w reklamach i publikacjach prasowych, radiowych i telewizyjnych.
3. Wniesienie opłaty licencyjnej uprawnia laureata konkursu do korzystania z przygotowanego przez Instytut pakietu promocyjnego dla laureatów konkursu, który obejmuje w szczególności:
a) publikację informacji o uzyskaniu Znaku Jakości „Przyjazny Urząd” na stronie internetowej Instytutu przez okres 12 miesięcy,
b) publikację informacji o uzyskaniu Znaku Jakości „Przyjazny Urząd” w folderze poświęconym laureatom konkursu opracowanym przez Instytut,
c) promocję laureata podczas uroczystej Gali Finałowej Konkursu,
d) promocję laureata podczas wydarzeń specjalnych organizowanych przez Instytut w okresie 12 miesięcy od dnia ogłoszenia wyników konkursu,
e) działania media relations na rzecz laureatów konkursu.
§ 18
1. Instytut zapewnia laureatom możliwość przetłumaczenia certyfikatu potwierdzającego przyznanie Znaku Jakości „Przyjazny Urząd” na jeden język obcy.
2. Instytut zapewnia laureatom możliwość udziału w spotkaniach i wydarzeniach towarzyszących gali finałowej Programu.
§ 19
Po upływie 12 miesięcy laureaci konkursu mogą ubiegać się o Znak Jakości „Przyjazny Urząd” na kolejny rok, w uproszczonej procedurze.
§ 20
Instytut, dla wzmocnienia społecznego przekazu i promocji Znaku Jakości „Przyjazny Urząd”, może pozyskiwać do współpracy patronów, instytucje publiczne, organizacje społeczne, podmioty gospodarcze i media.
§ 21
Obsługę administracyjną i merytoryczną konkursu zapewnia Instytut.
§ 22
1. Przyznane w konkursie Znaki Jakości „Przyjazny Urząd” nie mają charakteru roszczeniowego. Uczestnicy konkursu, którym nie przyznano Znaku Jakości, nie mogą domagać się jakichkolwiek ekwiwalentów z tego tytułu.
2. Decyzja o wyniku postępowania konkursowego jest ostateczna i nie przysługuje od niej odwołanie.
§ 23
W sprawach spornych lub nieuregulowanych w niniejszym regulaminie głos decydujący przysługuje Prezesowi Zarządu Instytutu.
§ 24
1. Instytut zastrzega sobie prawo cofnięcia lub czasowego zawieszenia prawa do posługiwania się Znakiem Jakości „Przyjazny Urząd” oraz wszystkich korzyści z tym związanych w przypadku stwierdzenia po stronie laureata konkursu zachowań rażąco naruszających kryteria przyznania Znaku Jakości.
2. Decyzję o cofnięciu lub czasowym zawieszeniu prawa do posługiwania się Znakiem Jakości „Przyjazny Urząd” podejmuje Zarząd Instytutu.
§ 25
Wszelkie spory pomiędzy uczestnikami konkursu a Instytutem rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Instytutu.