aObok nich kontrole mogą przeprowadzać niezależne organy kontroli takie, jak Urząd Kontroli Skarbowej, Najwyższa Izba Kontroli, Urząd Zamówień Publicznych, instytucje Unii Europejskiej – Komisja Europejska, Europejski Urząd ds. Zwalczania nadużyć Finansowych OLAF oraz Europejski Trybunał Obrachunkowy.
Kontrole mogą być przeprowadzane w dowolnym terminie w trakcie realizacji projektu i – co ważne – przez okres 5 lat od dnia zakończenia jego realizacji. Mogą być one przeprowadzane zarówno w siedzibie beneficjenta, jak i w miejscu realizacji projektu. Beneficjent jest informowany o kontroli, która ma być u niego przeprowadzona. Najczęściej informacja taka jest przekazywana w formie pisemnej na 7 dni przed planowaną kontrolą. Kontrola ma przede wszystkim zapewnić prawidłowość wydatkowania środków pod względem legalności, celowości, gospodarności i rzetelności, zgodnie z prawem krajowym i europejskim. Pozwala ona również na uzyskanie pewności, że projekt został zrealizowany poprawnie, a zakładane rezultaty zostały osiągnięte.
Kontrola i to nie jedna
Beneficjent może mieć do czynienia z kilkoma rodzajami kontroli: *kontrola w siedzibie beneficjenta (planowane) – kontrolą obejmowana jest całość zagadnień związanych z realizacją projektu; *kontrola w siedzibie beneficjenta (doraźne) – nie są planowane i wynikają z bieżących potrzeb związanych z monitorowaniem realizacji projektów. Kontrole doraźne dotyczą monitorowania sposobu naboru beneficjentów ostatecznych do projektu, diagnozowania nieprawidłowości stwierdzonych podczas realizacji projektu tj. na podstawie wizyt monitorujących, sprawozdań z realizacji projektu, podczas kontroli wniosków płatniczych jak również uzyskanych informacji od innych organów kontrolujących lub osób trzecich; *kontrola ex ante zamówień publicznych na dokumentach przekazanych przez beneficjenta; *kontrola w siedzibie beneficjenta (sprawdzające) – w sytuacji kiedy podczas kontroli planowanych, doraźnych, ex ante zespół kontrolujący stwierdzi nieprawidłowości mogące mieć wpływ na prawidłową realizację projektu, po otrzymaniu informacji o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych – w terminie do 1 miesiąca po otrzymaniu informacji od beneficjenta przeprowadzana jest kontrola sprawdzająca stopień realizacji zaleceń pokontrolnych.
Najbardziej „popularną” kontrolą jest ta przeprowadzana na etapie wnioskowania o płatność. Dotyczy ona każdego beneficjenta, a jej istotą jest poprawne rozliczenie projektu. Weryfikuje zgodność kwot zapisanych we wniosku z kwotami na fakturach lub innych dokumentach księgowych dołączonych do wniosku o płatność, kwalifikowalność kosztów ujętych we wniosku o płatność, powiązanie poniesionych wydatków z projektem oraz ich zgodność z umową o dofinansowanie, zgodność projektu z przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych, poprawność opisania kopii faktur lub innych dokumentów, zgodność kwot z wyciągów bankowych potwierdzających dokonanie płatności z kwotami ujętymi na dokumentach księgowych i we wniosku o płatność, poprawność dokumentów potwierdzających odbiór-wykonanie prac, poprawność opisów dotyczących miejsca przechowywania środka trwałego, którego dotyczy dana faktura, osiągnięcie wskaźników realizacji celów projektu.
Dostępne dokumenty
Pozytywny wynik tej kontroli, a także zatwierdzenie sprawozdania końcowego z realizacji projektu są warunkami refundacji kosztów projektu. Podczas kontroli najlepiej zapewnić obecność osób, które udzielą wyjaśnień na temat procedur, wydatków i innych zagadnień związanych z realizacją projektu (w każdej instytucji jest z reguły wyznaczona jedna lub kilka osób zajmujących się projektem, które najlepiej orientują się w temacie). Należy również pamiętać, że dla potrzeb kontroli dokumenty powinny być dostępne i przechowywane w sposób umożliwiający ich weryfikację. Beneficjent jest zobowiązany do udostępnienia ich przedstawicielom instytucji przeprowadzających kontrolę. W szczególności mowa tu o dokumentach dotyczących robót budowlanych, dostaw i usług: ofert od dostawców, dokumentów związanych z prowadzonymi postępowaniami mającymi na celu pozyskanie robót budowlanych, usług lub dostaw, umów dotyczących realizacji zamówień, faktur, rachunków lub innych równoważnych dokumentów potwierdzających dokonanie zakupu oraz dowodów płatności.
Chodzi także o dokumenty dotyczące innych wydatków: umowy wraz z załącznikami i ewentualnymi aneksami, kopie sprawozdań – w przypadku kontroli po zakończeniu realizacji projektu, kopie wniosków o płatność, inne dokumenty wskazane w zawiadomieniu o kontroli. Przy projektach szkoleniowych dokumentami podlegającymi kontroli są z kolei: umowy z wykładowcami i trenerami, umowy najmu pomieszczeń, sal konferencyjnych, listy osób otrzymujących wsparcie w ramach projektu, dokumentacja potwierdzająca czy beneficjenci ostateczni byli uprawnieni do otrzymania pomocy w ramach projektu, karty czasu pracy pracowników, listy wynagrodzeń godzinowych i ewentualnych kosztów dodatkowych, itp.
Kontrola promocji
Nieudostępnienie wszystkich wymaganych dokumentów jest traktowane jak uniemożliwienie przeprowadzenia kontroli, a to z kolei – podobnie jak odmowa poddania się jej – skutkuje rozwiązaniem umowy o dofinansowanie bez zachowania okresu wypowiedzenia. Kontroli podlega również sposób informacji i promocji projektu: właściwe oznaczenia dokumentacji – materiałów szkoleniowych (godło UE, logo programu, z którego jest współfinansowany projekt, nazwa funduszu i jeśli występuje – informacja o współfinansowaniu krajowym; właściwe oznakowanie pomieszczeń, w których realizowany jest projekt – plakaty, tabliczki; wizualizacja zakupionych w ramach projektu urządzeń i środków trwałych. Z przeprowadzonej kontroli zawsze sporządzana jest informacja pokontrolna zawierająca między innymi zalecenia pokontrolne, które beneficjent jest zobowiązany wykonać we wskazanym terminie. Niewykonanie tych zaleceń lub nieprzedstawienie uzasadnienia ich niewykonania wraz z propozycją nowego terminu wprowadzenia zmian jest po raz kolejny podstawą do rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.
Jakie nieprawidłowości
Przykładami najczęściej pojawiających się nieprawidłowości wykrywanych podczas kontroli są: niekwalifikowalność kosztów- beneficjenci przedstawiają w ramach wniosku o płatność wydatki nie związane z realizacją projektu lub nie kwalifikujące się do refundacji w ramach danego działania; nieprzestrzeganie prawa zamówień publicznych – brak stosowania procedury zamówień publicznych w projektach, gdzie próg zamówienia wymaga jej zastosowania lub stosowanie niewłaściwych trybów ustawy; realizowanie projektu niezgodnie z założeniami wniosku aplikacyjnego i umowy o dofinansowanie; realizacja projektu niezgodnie z obowiązującymi przepisami – beneficjent prowadzi działalność gospodarczą bez wymaganych pozwoleń.
Pozytywny wynik kontroli – ewentualnie wykonanie zaleceń pokontrolnych – oraz zatwierdzenie sprawozdania końcowego z realizacji projektu są warunkami dokonania płatności końcowej na rzecz beneficjenta. Negatywny wynik kontroli wstrzymuje z kolei dalsze finansowanie projektu, mogąc skutkować zmniejszeniem kolejnej transzy o kwotę wykrytych nieprawidłowości,
windykacją przekazanych już środków, rozwiązaniem umowy o dofinansowanie bez zachowania okresu wypowiedzenia.
Jeśli chcemy, aby nasze projekty kończyły się sukcesem – a co za tym idzie – wypłatą dofinansowania, musimy pamiętać, że nic nie przyczyni się do tego tak, jak właściwie prowadzona ewaluacja. Powinniśmy na bieżąco kontrolować stan realizacji projektów, informując instytucję wdrażającą program o jakichkolwiek zmianach. Prawdę mówiąc, ewaluacja projektu powinna się rozpocząć już na etapie jego planowania i przygotowywania. Tylko wtedy unikniemy bowiem problemów z rozliczeniem projektu, a instytucja wdrażająca będzie mogła zrefundować poniesione przez nas wydatki w ustalonym terminie.
Artykuł został dostarczony przez czasopismo ”Fundusze Europejskie”