W obu działaniach konkursy zostały już ogłoszone. Z uwagi na ich otwarty charakter wielu przedsiębiorców już wcześniej przystąpiło do przygotowania dokumentacji aplikacyjnej. W obecnej perspektywie finansowej obowiązuje uproszczony tryb aplikowania. Oznacza to, iż w odpowiedzi na konkurs przedsiębiorcy zobowiązani są do złożenia jedynie wniosku o dofinansowanie oraz obowiązkowego załącznika – dokumentu potwierdzającego sytuację finansową wnioskodawcy.

Bardzo ważnym elementem wniosku o dofinansowanie branym pod uwagę podczas oceny jest budżet projektu: budżet ogólny i budżet szczegółowy ze wskazaniem kosztów jednostkowych. Budżet projektu ma charakter zadaniowy. Przed przystąpieniem do pracy nad skonstruowaniem budżetu należy bardzo dokładnie przeanalizować planowane wydatki pod kątem oceny ich kwalifikowalności. Zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowalności kosztów w ramach PO KL, co do zasady, wydatki kwalifikują się do wsparcia, gdy są niezbędne z punktu widzenia realizacji projektu, mają bezpośrednie powiązanie z zakładanymi celami projektu, przyczynią się do ich realizacji, są efektywne i ekonomicznie uzasadnione. W ramach PO KL wyodrębnić można 3 grupy wydatków kwalifikujących się do wsparcia: koszty bezpośrednie, koszty pośrednie oraz cross-financing. Nie wszystkie koszty, które wnioskodawca ponosić będzie w trakcie realizacji projektu szkoleniowego kwalifikują się do refundacji. Wśród tych kosztów wymienić można m.in. podatek od towarów i usług w przypadku, gdy nie może zostać odzyskany, zakup nieruchomości, gruntu, infrastruktury, odsetki od zadłużenia czy wydatki związane z przygotowaniem wniosku o dofinansowanie.

Koszty bezpośrednie

W ramach kosztów bezpośrednich w budżecie projektu należy wykazać rodzaje przewidzianych zadań. Wśród przykładowych zadań można wymienić przygotowanie analizy potrzeb, ewaluację (przed, w trakcie i po szkoleniu), szkolenia miękkie i twarde, doradztwo czy warsztaty. Konstruując budżet należy pamiętać o konieczności stworzenia zadania związanego z zarządzaniem projektem. Na koszt takiego zadania mogą składać się m.in. wynagrodzenia koordynatora projektu, asystenta koordynatora, specjalisty ds. monitoringu czy koszty związane z otwarciem i prowadzeniem rachunku bankowego. Ważnym zadaniem, które również powinno zostać ujęte w budżecie to rekrutacja uczestników oraz promocja projektu, mająca na celu informowanie opinii publicznej o tym, iż projekt jest współfinansowany środkami Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS). Wśród kosztów związanych z realizacją działań promocyjnych wymienić można wynagrodzenia pracownika ds. promocji, koszt materiałów czy opracowania strony internetowej projektu.


Koszty pośrednie

Są to koszty, których nie można bezpośrednio przyporządkować do konkretnego zadania przewidzianego w ramach projektu. Koszty pośrednie zostały określone w formie katalogu zamkniętego (patrz ramka) i dotyczą obsługi technicznej projektu. W przypadku kosztów pośrednich konieczne jest wykazanie we wniosku o dofinansowanie uzasadnienia oraz metodologii wyliczenia danego wydatku. Określając charakter kosztu należy zwrócić szczególną uwagę, aby wykluczyć podwójną refundację, aby dany wydatek nie został wykazany zarówno jako koszt bezpośredni oraz pośredni. W obecnym okresie programowania koszty pośrednie mogą być wykazywane jako ryczałt kosztów bezpośrednich w zależności od wartości projektu. Co prawda, w dalszym ciągu istnieje możliwość rozliczania kosztów pośrednich w oparciu o faktycznie poniesione wydatki, jednakże wybierając tę formę, wnioskodawcy muszą liczyć się z koniecznością gromadzenia i opisywania kompletnej dokumentacji księgowej potwierdzającej poniesienie przedmiotowych kosztów.

Katalog kosztów pośrednich:
koszty zarządu, personelu obsługowego (obsługa kadrowa, administracyjna, księgowa), opłaty administracyjne za najem powierzchni biurowych lub czynsz, amortyzacja środków trwałych, opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową, wodę, opłaty przesyłowe, odprowadzanie ścieków, koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych, nie związanych bezpośrednio z realizacją zadań w projekcie, usług pocztowych, telefonicznych, teleksowych, internetowych, kurierskich, usługi kserograficzne, koszty sprzątania pomieszczeń, w tym środków utrzymania czystości, koszty ubezpieczeń majątkowych, ochrony.

Koszty pośrednie

Limit kosztów pośrednich Wartość projektu
do 20% bezpośrednich kosztów projektu do 2 mln zł
do 15% bezpośrednich kosztów projektu od 2 do 5 mln zł
do 10% bezpośrednich kosztów projektu powyżej 5 mln zł


Cross-financing

Co do zasady, koszty w ramach PO KL współfinansowane są środkami Europejskiego Funduszu Społecznego. W obecnym okresie programowania katalog kosztów kwalifikowanych rozszerzony został o wydatki finansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach tzw. cross-financingu. Koszty objęte cross-financingiem mogą dotyczyć jedynie tych kategorii wydatków, których potrzeba poniesienia wynika z konieczności osiągnięcia celów projektu, w związku z czym powinny być powiązane z głównymi zadaniami projektu. Wśród typów wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem w ramach cross-financingu znajdują się: zakup oraz leasing środków trwałych, dla których prowadzona jest ewidencja ilościowo-wartościowa (np. meble, wyposażenie stanowiska warsztatowego); dostosowanie budynków, pomieszczeń i miejsc pracy, w szczególności w odniesieniu do potrzeb osób niepełnosprawnych.

W przypadku projektów realizowanych przez przedsiębiorców, wartość wydatków objętych cross-financingiem nie może przekroczyć 10 proc. wszystkich wydatków kwalifikowanych projektu. Wydatki, aby uznane zostały za kwalifikowalne, muszą być ponoszone w okresie realizacji projektu, określonym w umowie o dofinansowanie. Data rozpoczęcia projektu powinna zostać ustalona z uwzględnieniem terminów oceny, czyli nie wcześniej niż 3 miesiące od dnia złożenia wniosku. Powyższe oznacza, iż faktycznie koszty kwalifikowane można zacząć ponosić dopiero po podpisaniu umowy o dofinansowanie. Wyjątkiem są wydatki na ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy i na analizy potrzeb szkoleniowych uczestników, które mogą być dokonane przed złożeniem wniosku.
Ustalenie kwoty wydatków kwalifikowanych jest kluczowe z punktu widzenia wyliczenia potencjalnej dotacji, której maksymalny poziom (proc. kosztów kwalifikowanych) został przedstawiony w opublikowanym zestawieniu.

Podane limity wsparcia mogą ulec podwyższeniu o 10 pkt. proc. w przypadku, gdy szkolenia skierowane zostaną do określonych grup pracowników znajdujących się w gorszym położeniu, w tym m. in. do osób niepełnosprawnych, osób, które nie ukończyły 25 lat czy bezrobotnych. W ramach działania 2.1 dofinansowanie wydatków objętych cross-financingiem wynosi do 50 proc. ich wartości, zaś w ramach działania 8.1 może się różnić w zależności od lokalizacji projektu, przy czym może wynieść nawet do 100 proc. Ponieważ ocena kwalifikowalności wydatków dokonywana będzie na etapie wyboru projektów, rozliczania i podczas kontroli w miejscu realizacji projektu, konstruowaniu budżetu należy poświęcić szczególną uwagę tak, aby zmaksymalizować szanse uzyskania wsparcia i zniwelować ewentualne problemy, które pojawić by się mogły na etapie rozliczania. Należy liczyć się z tym, iż wnioski w ramach działania 8.1 oceniane będą przez różne instytucje w zależności od lokalizacji projektu, w związku z czym mogą zostać zastosowane inne szczegółowe wytyczne oceny.

Poziom wsparcia dla firmy

Typ szkolenia Małe lub średnie przedsiębiorstwo Duże przedsiębiorstwo
Ogólne 80% 60%
Specjalistyczne 45% 35%
Część doradcza 50% (Rozporządzenie KE nr 70/2001) 50% (pomoc de minimis)

Ewa Rutczyńska
senior consultant w Accreo Taxand

Artykuł został dostarczony przez czasopismo ”Fundusze Europejskie”