Problemy z wakatami na urzędniczych posadach skłaniają niektóre jednostki do współpracy z rynkiem komercyjnym przy prowadzeniu naboru. Przepisy nie przewidują ani specjalnego statusu dla takiej współpracy ani nie zakazują jej prowadzenia. Jednak brak praktyki i wzorów postępowania przy takiej współpracy sprawia, że jeszcze jest to zjawisko rzadkie.
Od 2004 roku wzrasta w administracji liczba naborów, na które nie wpłynęła żadna oferta. Z szacunków Departamentu Służby Cywilnej wynika, że maleje także średnia liczby kandydatów na poszczególne stanowiska. W 2008 roku kandydatów na proponowane posady było o ponad połowę mniej niż cztery lata wcześniej. W 2004 na jedno stanowisko zgłosiło się 35 chętnych, w 2008 już tylko 14. Rok 2009 był pod tym względem bardziej przychylny dla kadrowców, lecz należy pamiętać, że był to rok kryzysu gospodarczego. Z wniosków DSC wynika, że główną przyczyną takiego stanu rzeczy są zbyt niskie płace w administracji publicznej. Szczególnie pensje wyższych urzędników zdecydowanie odbiegają od poborów menadżerskich w sektorze prywatnym.
– Praca w administracji ma potencjalnie inne zalety, jak prestiż i merytoryczne kompetencje – kwestia, aby te cechy uwydatnić, wypromować – mówi Andrzej Samu, szef agencji zatrudnienia Simplica. – W biznesie także mamy do czynienia ze stanowiskami o niskim wynagrodzeniu jednak musimy znaleźć takich kandydatów i znajdujemy. Zdarzają się także sytuacje, gdy udaje nam się wyszukać chętnych do pracy po stawce niższej niż zakładał nasz klient – zaznacza Katarzyna Borawska, prezes zarządu firmy Expert Recruitment.
Po co urzędnikowi „headhunter”?
Borawska i Samu przekonują o zaletach współpracy administracji z agencjami pośrednictwa pracy. Zwracają uwagę na doświadczenie sektora komercyjnego, który permanentnie rekrutuje pracowników dla swoich klientów. Urzędy, szczególnie mniejsze, proces rekrutacyjny przeprowadzają rzadziej. Jak pokazuje ankieta DSC niektóre jednostki w ciągu roku w ogóle nie mają do czynienia z rekrutacją. Firmy prywatne dysponują także nowoczesnymi narzędziami do badania kompetencji i predyspozycji kandydatów. Administracja publiczna często nie może sobie na to pozwolić ze względu na koszty oraz brak fachowej kadry. Katarzyna Borawska argumentuje, że to agencje HR jako pierwsze wdrażają innowacje w tej dziedzinie i dysponują niezbędnym doświadczeniem do efektywnego ich wykorzystania. Jak zaznacza, nie bez znaczenia dla efektywności procesu jest obiektywne spojrzenie na potrzeby firmy, które pokaże braki i niedomagania, których często nie jest w stanie dostrzec gospodarz. Proponuje zatem szereg usług z wykorzystaniem narzędzi, które ułatwią urzędom dokonanie właściwego wyboru.
Przede wszystkim specjaliści i dyrektorzy
Zapał firm „headhunterskich” studzi nieco Wojciech Zieliński, zastępca dyrektora Departamentu Służby Cywilnej. Jego zdaniem wykorzystanie usług firm pośrednictwa zatrudnienia to dobry pomysł, lecz trzeba zastanowić się nad zakresem tego typu współpracy – istotne jest dokonanie analizy kosztów usług zewnętrznych w zakresie naboru. Może się bowiem okazać, że w wielu przypadkach organizacja naboru przez same urzędy będzie i tańsza i bardziej skuteczna – co dotyczy jego zdaniem – szczególnie niższych stanowisk. Poza tym, dodaje Zieliński, z rekrutacją na takie stanowiska, wymagające konkretnej wiedzy i raczej twardych umiejętności z zakresu praktyki administracyjnej, urzędnicy sami sobie dobrze radzą.
Inaczej wygląda kwestia specjalistycznych oraz wyższych stanowisk urzędniczych. W tym przypadku koszty zatrudnienia nie są już kluczowym zagadnieniem. Szczególnie w przypadku funkcji menadżerskich, jakość pracy przeszłego pracownika może mieć zasadnicze znaczenie dla efektywności działania całego urzędu. Jednocześnie właśnie z tymi stanowiskami administracja ma największe problemy. Instytucje państwowe szukają różnych sposobów, aby obsadzić wolne wakaty. Na przykład MSWiA wprowadziło nabór wewnętrzny, aby wśród swoich pracowników znaleźć odpowiednie osoby na wolne miejsca.
Współpraca w praktyce
– Na niektóre specjalistyczne stanowiska organizowaliśmy konkurs za konkursem, czasem kilka razy pod rząd bez pożądanego rezultatu. Lepiej w takim przypadku skorzystać ze wparcia firmy zewnętrznej – przyznają przedstawiciele komórki kadrowej w MSZ. Z uwagi na to, że MSZ w zeszłym roku przy organizacji niektórych procesów naboru skorzystało z usług firmy rekrutacyjnej, może podzielić się swoimi doświadczeniami. Wynika z nich, że skorzystanie z takiej możliwości przy organizacji naborów na wyspecjalizowane stanowiska zarówno z dziedziny IT jak i stanowiska związane z procesem budowlanym jest zasadne. Jak podkreślają osoby odpowiedzialne za organizacje naborów, bywają stanowiska, na które trudno jest znaleźć odpowiednich ludzi, wykwalifikowanych i o wysokich kompetencjach zawodowych.
– Właśnie stanowiska wyższe, kierownicze oraz samodzielne stanowią obszar, w którym administracja publiczna mogłaby skorzystać na współpracy z sektorem komercyjnym – przyznaje Wojciech Zieliński. Jednocześnie zaznacza, że kwestia zlecania całej rekrutacji jest dyskusyjna, a w przypadku wyższych stanowisk w służbie cywilnej – niemożliwa z prawnego punktu widzenia. Obecna praktyka pokazuje, że urzędy korzystają z usług podmiotów zewnętrznych przy badaniu kompetencji kierowniczych kandydatów na wyższe stanowiska pracy, gdy same nie zatrudniają wykwalifikowanych w tym zakresie psychologów. Warte rozważenia jest korzystanie z usług podmiotów zewnętrznych także przy badaniu innych kompetencji „miękkich”, jak np. umiejętności negocjacji, przy naborach na kluczowe stanowiska w służbie cywilnej.
Tak też postąpiło MSZ. Wsparcie udzielone przez zewnętrzne firmy rekrutacyjne polegało na wyselekcjonowaniu w procedurze „direct serach” odpowiednich kandydatów spełniających wymagania formalne zawarte w ogłoszeniu oraz na zbadaniu ich kwalifikacji i badaniu predyspozycji osobowych do zajmowania określonych stanowisk pracy. Rekomendacje firmy zewnętrznej zostały następnie rozpatrzone przez zespół rekrutacyjny. – Kandydaci przedstawieni przez firmę zewnętrzną, niewątpliwie, spełniali w stopniu wyższym wymagania przewidziane w ogłoszeniu, niż kandydaci wyszukani tradycyjnymi metodami, lecz zdarzało się i tak, że w wyniku przeprowadzonego procesu naboru zespół nie rekomendował jako kandydata do zatrudnienia żadnej osoby spośród zaprezentowanych przez agencję – komentuje Departament Osobowy MSZ. Ministerstwo podkreśla jednocześnie, że chodziło tu o osoby posiadające wysokie kompetencje specjalistyczne: informatycy, kierownicy projektów informatycznych i budowlanych, które raczej nie szukają możliwości zatrudnienia w administracji a często i w ogóle nie szukają pracy, ponieważ są gdzieś zatrudnieni. Takich specjalistów trzeba aktywnie poszukiwać. Nie wystarczy publikacja ogłoszenia na BIP oraz inny portalach internetowych, w tym przypadku zaangażowanie firmy zewnętrznej może okazać się niezbędne.
Nie wszystkich na to stać
O ile jednak urzędy administracji centralnej są w stanie pozwolić sobie w przypadku kluczowych lub ważnych dla nich stanowisk na zatrudnienie do pomocy agencji zewnętrznych to w przypadku mniejszych instytucji i urzędów samorządowych koszty takiej usługi często są zbyt duże. W konsekwencji takie jednostki wolą stopniowo rozwijać własne możliwości rekrutacyjne. Paweł Jędrzejewski ze stołecznego urzędu miasta, mówi, że nawet dla stosunkowo dużej instytucji, jaką jest stołeczny ratusz oferty firm zewnętrznych przy ewentualnej rekrutacji to znaczny wydatek. Jednocześnie wskazuje, że jego urząd stara się rozwijać własne zaplecze kadrowe przez stosowanie narzędzi oferowanych także przez firmy headhunterskie. W efekcie Urząd Miasta Warszawy posiada już pierwsze doświadczenia z samodzielnie realizowanym audytem personalnym, dysponuje także własnymi specjalistami od badania predyspozycji psychologicznych.
Brytyjskie wzorce
Pozyskanie usług firmy „headhunterskiej” w obecnej praktyce odbywa się na zasadzie zamówienia publicznego, które jest rozpisywane przy okazji każdego nowego naboru. Andrzej Samu, Brytyjczyk, który rozpoczął swoja działalność w Polsce w latach 90-tych od rekrutacji Polaków dla angielskich pracodawców, wskazuje na brytyjski model współpracy z agencjami zatrudnienia. Na Wyspach służba zdrowia, samorządy a nawet policja korzysta z regularnej współpracy z firmami „headhunterskimu”. Urzędy podpisują z nimi dwuletnie umowy. Po tym czasie, w zależności od efektywności współpracy, urząd może zmienić partnera lub negocjować nowe warunki. Nad wszystkim czuwa instytucja nadzorująca, która ma możliwość kontroli takiego kooperacji.
Jak na razie polskie urzędy bardzo rzadko korzystają przy naborze z usług pośredników. Jak mówi Tomasz Szpikowsk, szef Stowarzyszenia Agencji Zatrudnienia, urzędnicy nie mają takiego zwyczaju, mimo że przepisy tego nie zabraniają. Dlatego headhunterzy wychodzą z inicjatywą i chcą pokazać pracownikom urzędów jakie korzyści może im przynieść współpraca z agencjami. – Już teraz widzimy zainteresowanie ze strony urzędników, dlatego planujemy spotkania, na których będziemy przedstawiać nasze argumenty i propozycje – podsumowuje Katarzyna Borawska.
Artykuł pochodzi z nr. 4/2010 (14) czasopisama Kadry w Urzędzie>>>
Kadry w Urzędzie – pierwszy magazyn dla zarządzających kadrami w administracji!