W § 1 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji dotyczącego metryk spraw administracyjnych powtórzone zostały niektóre przepisy ustawowe. W zależności od tego czy metryka sprawy powstaje w formie pisemnej, czy elektronicznej, minister ustanowił dla niej nieco inne sposoby prowadzenia.

 

 

Podstawowy sposób prowadzenia metryki sprawy administracyjnej określa § 3 rozporządzenia. Zgodnie z nim metrykę sprawy sporządza się w formie tabeli, której wzór stanowi załącznik do rozporządzenia. W tabeli muszą znaleźć się następujące dane:
– oznaczenie sprawy – rozumiane jako data wszczęcia lub znak sprawy;
– tytuł sprawy – rozumiany jako zwięzłe określenie przedmiotu sprawy;
– numer kolejny czynności;
– datę podjętej czynności;
– oznaczenie osoby podejmującej daną czynność – rozumiane jako wskazanie imienia, nazwiska i stanowiska;
– określenie podejmowanej czynności;
– wskazanie identyfikatora dokumentu w aktach sprawy, do którego odnosi się dana czynność – rozumiane jako podanie daty dokumentu (jeżeli w sprawie jest tylko jeden dokument z określoną datą) bądź znaku pisma lub innego niepowtarzalnego w danej sprawie identyfikatora dokumentu, do którego odnosi się dana czynność; dopuszcza się jednak również dodatkowe oznaczenie dokumentów w sprawie w celu ułatwienia powiązania ich z wpisem w metryce sprawy.

 

 

Takie określenie wymaganej treści metryki budzi pewne wątpliwości. Dla przykładu nadanie sprawie tytułu – jak ma być skonstruowany i co ma zawierać? Rozporządzenie nie daje żadnych wskazówek w tym zakresie. Jeśli ma to być tytuł ogólnie określający przedmiot sprawy (np. wydanie decyzji o pozwoleniu na budowę), to niewiele wnosi, bo nie identyfikuje sprawy. Jeżeli do takiego wskazania miały by być dodane inne informacje jednoznacznie identyfikujące sprawę, wówczas mogą okazać się one niepotrzebne, bo pole z oznaczeniem sprawy spełnia tę funkcję. (Wątpliwości te potwierdza brak analogicznego pola w metryce sprawy podatkowej.) Kolejna wątpliwość dotyczy pola z oznaczeniem osoby podejmującej daną czynność. Wymóg wskazania stanowiska oznacza zapewne konieczność podania stanowiska służbowego pracownika urzędu administracji, jednak – co zostało wskazane wcześniej – z przepisów ustawowych wynika, iż w metryce sprawy powinny być odnotowywane czynności wszystkich osób wykonujących czynności w danej sprawie, a nie tylko urzędników.

 

 

Zastrzeżenia budzi również ostatni element, czyli powiązanie metryki z dokumentem w aktach sprawy. W przypisie do tabeli – która stanowi załącznik do rozporządzenia – minister dopuścił wprowadzenie "dodatkowego oznaczenia dokumentów w sprawie w celu ułatwienia powiązania ich z wpisem w metryce sprawy". Na czym owo dodatkowe oznaczenie ma polegać i jak ma się ono do istniejących w chwili obecnej sposobów i zasad oznaczania dokumentów – nie zostało wyjaśnione.

 

 

Kolejny przepis rozporządzenia umożliwia wypełnianie tabeli zarówno odręcznie, jak i w formie elektronicznej. Ta druga forma może być wykorzystana wyłącznie wtedy, gdy:
– zapewniona jest ochrona metryk elektronicznych przed utratą – poprzez okresowe wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są dane bieżące;
– zapewnione jest jednoznaczne powiązanie elektronicznych metryk z nieelektronicznymi aktami spraw, do których się odnoszą;
– istnieje możliwość niezwłocznego odnalezienia, a w razie potrzeby także wydrukowania, żądanej metryki.
Wydruk tabeli należy dołączyć do akt sprawy po wykonaniu ostatniej czynności w sprawie lub w razie zaistnienia takiej potrzeby – przy czym nie ma wskazówek z czego taka potrzeba może wynikać. Można z tego wywnioskować, iż metryka sprawy, najpóźniej po zakończeniu postępowania, musi zostać uzupełniona, wydrukowana i włączona do akt sprawy.

 

 

Drugi sposób prowadzenia metryki sprawy dotyczy sytuacji, gdy dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw powstaje w systemie teleinformatycznym przeznaczonym do elektronicznego zarządzania dokumentacją, który umożliwia wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. W takim przypadku metrykę sprawy stanowi widok chronologicznego zestawienia czynności w sprawie, zawierający:
– oznaczenie sprawy (data wszczęcia lub znak sprawy);
– tytuł sprawy (zwięzłe określenie przedmiotu sprawy);
– datę dokonanej czynności;
– określenie osoby podejmującej daną czynność (nazwisko, imię, stanowisko);
– określenie podejmowanej czynności;
– wskazanie identyfikatora dokumentu w aktach sprawy, do którego odnosi się dana czynność.

 

Są to więc dane analogiczne jak w metryce sprawy prowadzonej w formie pisemnej.

 

 

Rozporządzenie wprowadza też pewien wyjątek, mianowicie jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw powstaje w systemie teleinformatycznym przeznaczonym do realizacji określonych wyspecjalizowanych elektronicznych usług publicznych i system ten zapewnia możliwość wyszukania i prezentacji wskazanych wyżej danych, to za metrykę sprawy uważa się te dane. Ma to zapewne zapobiec dublowaniu gromadzenia danych.

 

 

Rodzaje spraw, w których wyłączony jest obowiązek prowadzenia metryki sprawy został określony w odrębnym rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji. Rozporządzenie zawiera 3 załączniki, w których znajdują się wykazy: ustaw, rozporządzeń i aktów stanowionych przez organy Unii Europejskiej stanowiących podstawę rozstrzygnięcia spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony. W wykazach znajduje się 128 ustaw, 27 rozporządzeń oraz 4 akty organów UE. Liczba spraw, w których nie ma obowiązku prowadzenia ich metryk jest wielokrotnie większa, bowiem w obrębie każdego z tych aktów wymienione jest z reguły kilka podstaw prawnych załatwienia sprawy.

 

 

Ponadto, minister wyłączył obowiązek prowadzenia metryki sprawy także w odniesieniu do postępowań odwoławczych, zażaleniowych oraz nadzwyczajnych, które dotyczą spraw rozpatrywanych przez organ pierwszej instancji na podstawie przepisów zawartych w powyższych wykazach.

 


Autor: Bartosz Starczewski

 

Serwis samorządowy www.samorzad.LEX.pl

http://www.samorzad.lex.pl/czytaj/-/artykul/metryki-spraw-administracyjnych–wzor-i-sposob-prowadzenia