Sposób archiwizowania dokumentów konkursowych określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
Uzasadnienie:
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych, przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Powołany przepis jest jedną z przesłanek legalizujących przetwarzanie
tzw. zwykłych danych osobowych.
Aktem prawnym regulującym zasady archiwizacji akt w urzędach gmin – w tym dokumentów pochodzących z zakończonych już konkursów na stanowisko w urzędzie, a zawierających dane osobowe – jest rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. Załącznik nr 4 do tego rozporządzenia
ustala jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych oraz określa okres przechowywania poszczególnych kategorii akt.
Zgodnie z ww. rzeczowym wykazem akt, dokumentacja sklasyfikowana pod hasłem 1110 „Zapotrzebowanie i nabór pracowników”, objęta jest
w komórce macierzystej kategorią archiwalną B-2. Zgodnie z § 13 ust. 10 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych będącej załącznikiem do ww. rozporządzenia, w przypadku dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B” cyfry arabskie określają liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym. Oznacza to, że dokumentację o kategorii B-2 należy przechowywać w archiwum zakładowym przez 2 lata. Zgodnie z par. 35 ww. instrukcji, akta spraw przekazuje się do archiwum zakładowego kompletnymi rocznikami po upływie roku od ich zakończenia.
Zatem na podstawie powołanych powyżej przepisów, Urząd Miasta ma nie tylko prawo, ale i obowiązek przetwarzania danych zawartych w dokumentach
konkursowych w celach archiwalnych przez okres przewidziany w tych przepisach.
Podstawa prawna:
Ustawa z 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz.U. z 2007 r. Nr 63 poz. 425 ze zm.)