Cały problem bierze się z interpretacji art. 184 ust. 2 prawa zamówień publicznych. Nakazuje on „jednoczesne przekazanie” kopii odwołania zamawiającemu. „Przekazać” oznacza, że treść musi dotrzeć do adresata, a „jednocześnie” – że w tym samym czasie.

Wynika z tego, że o ile samo odwołanie wystarczy nadać na czas na poczcie, o tyle jego kopia musi być w odpowiednim terminie dostarczona do zamawiającego. W odniesieniu do odwołania decyduje data stempla, a nie to, kiedy pismo rzeczywiście dotrze do adresata. W odniesieniu do kopii zaś liczy się moment, w którym trafi ona do zamawiającego. Taka jest jednolita linia orzecznicza KIO. Większość sądów okręgowych dochodzi do podobnych wniosków.

Niedziałający faks w praktyce uniemożliwia podważenie decyzji przetargowych. Zwłaszcza zagraniczni przedsiębiorcy nie zdążą na czas dowieźć dokumentów do siedziby zamawiającego. Tymczasem w większości specyfikacji zamawiający nie godzi się na kontakt e-mailowy.