W Polsce aktualnie e-podpis jest stosowany m.in. do:
• zabezpieczania deklaracji ZUS,
• rozliczeń podatkowych w systemie e-Deklaracje,
• komunikowania się petentów z urzędami centralnymi i samorządowymi w całym kraju, także z GUS, PFRON, GIODO, GIIF, KRS,
• tworzenia faktur elektronicznych,
• udziału w zabezpieczonych aukcjach elektronicznych,
• zabezpieczania ważnych dokumentów firmowych i prywatnych o różnorodnym charakterze.
Warto tu zwrócić szczególną uwagę na to ostatnie zastosowanie. Dzięki posiadaniu e-podpisu możliwe staje się całkowite przeniesienie obiegu dokumentów z postaci papierowej do elektronicznej. Wszystkie umowy – np. o pracę, czy o dzieło, decyzje administracyjne, podania, prośby, świadectwa zdobytych uprawnień i wiele innych oświadczeń mogą mieć wyłącznie formę elektroniczną. Ułatwia to przesyłanie dokumentów pocztą e-mail, wygodne przechowywanie i wyszukiwanie na dyskach twardych, udostępnianie w Internecie, bądź sieci firmowej.
Warto tu zwrócić uwagę na tto, że każdy plik z podpisanym elektronicznie e-dokumentem nie jest „kopią” w tradycyjnym sensie, ponieważ jest on stu procentach tożsamy z oryginałem. Mówiąc prościej, elektronicznie mamy zatem „same oryginały”, a żadnej kopii. Dzięki temu wytworzenie kolejnej instancji dokumentu o pełnej mocy prawnej jest banalnie proste – sprowadza się do zapisania pliku pod nową nazwą, w nowej lokalizacji.
Nie trzeba wielkiej wyobraźni aby zorientować się jak wielkie ułatwienie pracy i obniżkę kosztów uzyskujemy w stosunku do obsługi pism papierowych. Oszczędzamy wysiłek włożony w składowanie i poszukiwanie oryginału w szafach i segregatorach, kserowanie, potwierdzanie za zgodność, czy przesyłanie tradycyjną pocztą. Udostępniając na stronie www ważną decyzję podpisaną przez uprawnioną do jej wydania osobę, zapewniamy każdemu pobierającemu nie kopię bez mocy dowodowej, ale pełnowartościowy od strony prawnej dokument. O wiele łatwiejsza staje się też ochrona przed zniszczeniem, czy zagubieniem ważnych danych.
Korzyści wynikające z zastosowania podpisu elektronicznego są na tyle duże, że na całym świecie postępuje migracja biur i urzędów w kierunku dokumentów cyfrowych. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego zobowiązuje wszystkie kraje UE do wdrożenia e-podpisu. Jednak konkretne rozwiązania różnią się w zależności od regionu i tradycji administracyjnych. Część państw przyjęła prawo e-podpisu w wersji bardziej rygorystycznej, podczas gdy inne stawiają raczej na powszechność zastosowań kosztem śrubowania standardów zabezpieczeń.
Przodującym zakresie wdrożenia e-podpisu krajami Unii są: Belgia, Estonia, Finlandia, gdzie każdemu wydawane są dowody osobiste z czipem i certyfikatem. W Finlandii wszyscy urzędnicy państwowi dostają od pracodawcy kartę ze zdjęciem i możliwością składania bezpiecznego e-podpisu.
Choć powszechna świadomość w tej materii nie jest wysoka, to warto wspomnieć, że w Polsce e-podpis już zaistniał w powszechnie używanych zastosowaniach, mimo iż przeciętni jego użytkownicy nawet o tym nie wiedzą – np. wszystkie elektroniczne legitymacje studenckie, czy nowo wydawane paszporty mają zabezpieczenia oparte o tę technologię. Na polski dowód osobisty z czipem trzeba będzie poczekać prawdopodobnie do 2011 roku, ale już dziś każdy Polak może używać tej technologii dzięki ofercie trzech kwalifikowanych centrów certyfikacji elektronicznej.
Artykuł pochodzi z najnowszego wydania czasopisama Poradnik Urzędnika>>>