Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego,
z siedzibą przy Al. Piłsudskiego 8, 90– 051 Łódź,
ogłasza nabór kandydatów do pracy

na stanowisko:
podinspektor ds. obsługi sekretaryjno-administracyjnej
w Wydziale: Wydział Sekretaryjno-Administracyjny
w Departamencie: Kancelaria Marszałka

Liczba wakatów i wymiar czasu pracy: 1 etat – pełen wymiar czasu pracy

Numer ewidencyjny naboru: 023/KMII/001/II/2018

Data publikacji ogłoszenia: 13 lutego 2018 roku

Termin składania ofert do: 23 lutego 2018 roku

Do zakresu zadań osoby zatrudnionej na tym stanowisku będzie należało w szczególności:
– prowadzenie ewidencji i dystrybucja zadekretowanej korespondencji pomiędzy departamentami, pilnowanie przestrzegania terminowości załatwianych spraw,
– prowadzenie kalendarza spotkań, pilnowanie terminów, powiadamianie o zmianach, obsługa spotkań, zapewnianie materiałów na spotkania,
– przygotowywanie pism do podpisu przełożonego, weryfikacja pod względem spełniania wymogów formalnych dokumentów przekazywanych do podpisu, archiwizacja dokumentacji powstałej w wydziale,
– udzielanie informacji (telefonicznych, ustnych, drogą elektroniczną),
– prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem mieniem oraz książki inwentarzowej komórki, składanie zapotrzebowania na prasę, materiały biurowe.

Wymagania niezbędne (konieczne):
– posiadanie obywatelstwa polskiego lub posiadanie obywatelstwa innego niż Polska państwa Unii Europejskiej lub innego państwa, którego obywatelom, na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego, przysługuje prawo do podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
– posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,
– niebycie skazanym prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
– posiadanie nieposzlakowanej opinii,
– wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach składanych w związku
z naborem, dla potrzeb niezbędnych dla jego realizacji i dokumentacji, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922),
– znajomość języka polskiego,
– wyrażenie zgody na poddanie się procedurze sprawdzającej przewidzianej przy dopuszczeniu
do informacji niejawnych, o której mowa w ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1167),
– posiadanie wykształcenia średniego lub wyższego,
– posiadanie co najmniej 3-letniego stażu pracy w przypadku posiadania wykształcenia średniego,
– w przypadku posiadania wykształcenia wyższego staż pracy nie jest wymagany,
– posiadanie wiedzy z zakresu ustaw: o samorządzie województwa, o pracownikach samorządowych,
o ochronie danych osobowych,
– posiadanie wiedzy z zakresu Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku
w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
– posiadanie znajomości zagadnień dotyczących podróży służbowych – zasad wystawiania i rozliczania delegacji,
– posiadanie znajomości zasad savoir vivre,
– posiadanie umiejętności obsługi komputera, w tym pakietu MS Office (Excel, Word, Access, Outlook), Internetu oraz obsługi urządzeń biurowych ( faks, drukarka, ksero, skaner),
– posiadanie następujących kompetencji: postawa etyczna, sumienność, komunikatywność, kultura osobista, umiejętność stosowania odpowiednich przepisów, umiejętne organizowanie własnej pracy, zarządzanie informacją, nastawienie na klienta, umiejętność współpracy, umiejętność wyciągania wniosków, kreatywność, chęć uczenia się,

Wymagania dodatkowe (pożądane):
– posiadanie wykształcenia wyższego magisterskiego z zakresu zespołu kierunków studiów społecznych
i prawnych, ekonomicznych, humanistycznych,
– posiadanie doświadczenia zawodowego na podobnym stanowisku,
– posiadanie znajomości języka angielskiego na poziomie komunikatywnym,
– posiadanie znajomości Lotusa oraz systemów informacji prawnej typu Lex, Legalis,
– posiadanie znajomości protokołu dyplomatycznego,
– posiadanie dodatkowo następujących kompetencji: umiejętność syntezy informacji, przekazywania wiedzy, radzenia sobie z trudnym klientem, umiejętność pracy pod presją czasu, asertywność i umiejętność negocjacji,
– dyspozycyjność.

Oferta kandydata musi zawierać:
– CV wraz z listem motywacyjnym lub innym pisemnym zgłoszeniem udziału w naborze wraz z motywacją,
– kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
– kserokopie dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie,
– kserokopie świadectw pracy lub innych dokumentów potwierdzających posiadany przez kandydata staż pracy,
– kserokopie dokumentów potwierdzających niepełnosprawność, jeśli kandydat zamierza skorzystać
z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 902) oraz w §30 pkt 6 „Procedury naboru kandydatów
do pracy w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Łódzkiego oraz zasad pracy Komisji ds. Naboru” (pierwszeństwo w zatrudnianiu osób niepełnosprawnych),
– oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego lub kserokopia dowodu osobistego,
– oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa innego niż Polska państwa Unii Europejskiej lub innego państwa, którego obywatelom, na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego, przysługuje prawo do podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub kserokopia dokumentu tożsamości potwierdzającego posiadane przez kandydata obywatelstwo (dotyczy kandydatów nieposiadających obywatelstwa polskiego),
– dokumenty potwierdzające znajomość języka polskiego (dotyczy kandydatów nieposiadających obywatelstwa polskiego):
 certyfikat znajomości języka polskiego poświadczający zdany egzamin z języka polskiego
na poziomie średnim ogólnym lub zaawansowanym, wydany przez Państwową Komisję Poświadczania Znajomości Języka Polskiego jako Obcego,
 dokument potwierdzający ukończenie studiów wyższych prowadzonych w języku polskim,
 świadectwo dojrzałości uzyskane w polskim systemie oświaty,
 świadectwo nabycia uprawnień do wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego wydane przez Ministra Sprawiedliwości,
– oświadczenie o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z pełni praw publicznych,
– oświadczenie o niebyciu skazanym prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane
z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe lub kserokopia posiadanego, ważnego zaświadczenia potwierdzającego spełnianie tego warunku uzyskanego z Krajowego Rejestru Karnego,
– oświadczenie o wyrażeniu zgody na poddanie się procedurze sprawdzającej przewidzianej przy dopuszczeniu do informacji niejawnych, o której mowa w ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1167),
– oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach składanych w związku z naborem, dla potrzeb niezbędnych dla jego realizacji i dokumentacji, zgodnie
z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922),
– spis wszystkich dokumentów składanych w ofercie przez kandydata.

Oferta kandydata powinna dodatkowo zawierać:
– kserokopie dokumentów potwierdzających posiadane dodatkowo doświadczenie zawodowe,
– kserokopie dokumentów potwierdzających posiadane dodatkowo kwalifikacje i umiejętności.

W przypadku przedstawienia przez kandydata dokumentów w języku obcym, należy dołączyć ich tłumaczenie na język polski dokonane bezpośrednio przez kandydata albo biuro tłumaczeń, albo tłumacza przysięgłego.

Dokumenty zawarte w zamkniętej kopercie z podanym imieniem, nazwiskiem i adresem zwrotnym kandydata oraz z dopiskiem: „Nabór na stanowisko urzędnicze w Kancelarii Marszałka Nr 023/KMII/001/II/2018”, należy składać osobiście lub przesyłać na adres:

Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego,
Biuro Podawcze,
90-051 Łódź, Al. Piłsudskiego 8

w terminie do dnia: 23 lutego 2018 roku.

W przypadku złożenia przez kandydata dokumentów osobiście lub przesłania przez kandydata dokumentów pocztą, za datę doręczenia do Urzędu uważa się datę otrzymania tych dokumentów przez Urząd (datę wpływu do Urzędu). Dokumenty doręczone po ww. terminie składania dokumentów nie są rozpatrywane
i podlegają zwrotowi.

Przez fakt złożenia swojej oferty kandydaci wyrażają zgodę na poddanie się procedurze naboru, na zasadach określonych szczegółowo w Zarządzeniu Nr 5/17 Marszałka Województwa Łódzkiego z dnia 17 stycznia 2017 roku w sprawie wprowadzenia „Procedury naboru kandydatów do pracy w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Łódzkiego oraz zasad pracy Komisji ds. Naboru”, zwanej dalej „Procedurą naboru”. Treść powołanego zarządzenia znajduje się w Biuletynie Informacji Publicznej Województwa Łódzkiego.
Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych w miesiącu poprzedzającym opublikowanie ogłoszenia jest niższy
niż 6 %.
INTEGRALNĄ CZĘŚĆ NINIEJSZEGO OGŁOSZENIA STANOWI INFORMACJA O WARUNKACH PRACY
NA STANOWISKACH URZĘDNICZYCH ZAMIESZCZONA W BIULETYNIE INFORMACJI PUBLICZNEJ ORAZ
NA TABLICY INFORMACYJNEJ URZĘDU W SIEDZIBIE PRZY AL. PIŁSUDSKIEGO 8, 90-051 ŁÓDŹ (załącznik nr 3 do procedury naboru ).
Wydział ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego będzie informował (telefonicznie lub drogą elektroniczną) o poszczególnych etapach i czynnościach naboru wyłącznie kandydatów spełniających wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze, w ciągu 14 dni od daty upływu terminu składania dokumentów.

Dokumenty kandydata wybranego w naborze i zatrudnionego w Urzędzie zostaną dołączone do jego akt osobowych. Dokumenty pozostałych kandydatów będą przechowywane w Wydziale ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego przez okres 1 miesiąca od dnia upowszechnienia informacji o wyniku naboru. W okresie tym kandydaci będą mogli dokonywać odbioru swoich dokumentów
za potwierdzeniem odbioru. Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego nie odsyła dokumentów kandydatom.
Po upływie okresu 1 miesiąca od dnia upowszechnienia informacji o wyniku naboru, nieodebrane przez kandydatów dokumenty zostaną protokolarnie zniszczone. Szczegółowe zasady postępowania z dokumentami kandydatów określa § 40 Procedury naboru.

Kandydat wybrany w naborze do zatrudnienia będzie zobowiązany przedłożyć w Wydziale ds. Kadr Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego, najpóźniej w dniu zawarcia z nim umowy o pracę, oryginał ważnego zaświadczenia zawierającego informację o niebyciu skazanym prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, uzyskanego na koszt kandydata z Krajowego Rejestru Karnego.

Osoba wyłoniona w naborze może zostać skierowana do odbycia służby przygotowawczej kończącej
się egzaminem.

Przewodniczący
Komisji ds. Naboru

/-/ Elżbieta Borkowska