Okręgowy Urząd Górniczy w Gdańsku

  • Dyrektor
  • poszukuje kandydatek/kandydatów na stanowisko:
  • inspektor
  • do spraw kancelaryjno-administracyjnych

  • W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, jest niższy niż 6%.

  • o stanowisko pracy mogą ubiegać się również osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, zgodnie z przepisami art. 5 ustawy o służbie cywilnej

Wymiar etatu: 1

  • Liczba stanowisk pracy: 1

Adres urzędu

    Okręgowy Urząd Górniczy w Gdańsku
    ul. Biała 1
    80-435 Gdańsk

Miejsce wykonywania pracy:

  • Gdańsk

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

  • prowadzi obsługę kancelaryjną Urzędu, przyjmuje korespondencję wpływającą do Urzędu za pośrednictwem: poczty, poczty elektronicznej, telefaksu i bezpośrednio do sekretariatu oraz kancelarii, rejestruje pisma i sprawy w komputerowym systemie obiegu dokumentów, przekazuje referentom spraw zadekretowane dokumenty, przyjmuje dokumentację od referentów spraw,
  • kompletuje, przedkłada do podpisu, rejestruje i wysyła korespondencję wychodzącą, w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów,
  • współuczestniczy w przejmowaniu spraw, akt oraz dokumentacji sprawozdawczej (sprawozdania miesięczne, kwartalne i roczne) od pracowników Urzędu, rejestruje je, wysyła oraz ewidencjonuje w teczkach i segregatorach, w celu realizacji bieżącej pracy Urzędu,
  • udziela informacji oraz współuczestniczy w organizowaniu spotkań z interesantami w horyzoncie czasowym od miesiąca do kwartału, w celu wsparcia bieżącej pracy Dyrektora Urzędu,
  • prowadzi archiwum zakładowe, przyjmuje akta wytworzone w Urzędzie wg ustalonego harmonogramu w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i ich przygotowania do przekazania do archiwum zakładowego, porządkuje akta, ewidencjonuje posiadane i przejmowane akta oraz przechowuje w celu zabezpieczenia materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,
  • prowadzi, przechowuje i przygotowuje do archiwum zakładowego dokumentację sporządzoną na stanowisku pracy celem zapewnienia właściwego obiegu i archiwizacji tej dokumentacji, udostępnia i wypożycza akta zgromadzone w archiwum zakładowym do celów służbowych i innych w celu uzyskania informacji znajdujących się w archiwum Urzędu,
  • planuje działania w rocznym horyzoncie czasowym związane oraz przekazuje materiały archiwalne do Archiwum Państwowego, utrzymuje stały kontakt z Archiwum Państwowym w celu koordynowania i zapewnienia prawidłowego wykonywania ustawowych obowiązków związanych z przekazywaniem akt do Archiwum Państwowego,
  • sporządza sprawozdanie ze stanu posiadanych materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w celu przekazania informacji Dyrektorowi Urzędu.

Warunki pracy

  • Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań

  • – obciążenie narządu wzroku związane z pracą przy monitorach komputerowych,
    – częsty i bezpośredni kontakt z klientem zewnętrznym,
    – praca przy komputerze w pozycji siedzącej wymagająca wysiłku statycznego,
    – wysiłek fizyczny związany z przemieszczaniem akt i dokumentacji,
    – praca w szczególnych warunkach środowiskowych.

  • Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy

  • Otoczenie bliższe i dalsze (miejsce bezpośredniej pracy):
    – budynek Urzędu dostosowany do poruszania się osób na wózkach inwalidzkich

    Inne
    Brak

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

n i e z b ę d n e

  • wykształcenie: średnie
  • doświadczenie zawodowe/staż pracy: 3 lata doświadczenia zawodowego (powyżej 3 lat) przy obsłudze sekretariatu lub kancelarii lub archiwum
  • pozostałe wymagania niezbędne:
    • kurs specjalistyczny w zakresie prowadzenia archiwum (niewymagany dla osób z wykształceniem w specjalności archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną)
    • znajomość przepisów w niezbędnym zakresie, dot. funkcjonowania administracji publicznej, Kodeksu postępowania administracyjnego, służby cywilnej i archiwizacji, o ochronie danych osobowych,
    • zdolności interpersonalne, łatwość komunikacji i umiejętność dobrej organizacji pracy,
    • umiejętność obsługi komputera, poczty elektronicznej i urządzeń biurowych.

wymagania dodatkowe

  • wykształcenie średnie o kierunku administracyjno-biurowym lub technik archiwista lub wyższe ze specjalnością archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną,
  • 1 rok pracy w administracji publicznej.

Wymagane dokumenty i oświadczenia:

  • życiorys i list motywacyjny
  • oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji
  • oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
  • oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
  • kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie
  • w przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego – kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej
  • kopia dokumentu potwierdzającego posiadane obywatelstwo lub oświadczenie o posiadanym obywatelstwie
  • kopia dokumentu potwierdzającego posiadane obywatelstwo lub oświadczenie o posiadanym obywatelstwie
  • kopie dokumentów potwierdzających powyżej 3-letni staż pracy przy obsłudze sekretariatu lub kancelarii lub archiwum (świadectwa pracy, zaświadczenia pracy, opis stanowiska pracy, zakres czynności albo inny dokument, z którego jednoznacznie wynika spełnianie wymogu stażu pracy)

Inne dokumenty i oświadczenia:

  • kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność – w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
  • kopie dokumentów potwierdzających roczny staż pracy w administracji publicznej
  • kopie dokumentów potwierdzających ogólny staż pracy (świadectwa pracy, zaświadczenia pracy)

Termin składania dokumentów:

    05-01-2016

Miejsce składania dokumentów:

    Okręgowy Urząd Górniczy
    Biała 1
    80-435 Gdańsk

    Oferty w zamkniętych kopertach z dopiskiem „Oferta pracy – GDA/I/K-A” należy składać w sekretariacie Urzędu lub wysyłać za pośrednictwem placówek uprawnionych do świadczenia usług pocztowych.

Inne informacje:

    W ofercie należy podać dane kontaktowe – adres do korespondencji, adres e-mail, numer telefonu.
    Oświadczenia muszą być opatrzone datą i własnoręcznym podpisem.
    Wzór oświadczenia zamieszczono na stronie internetowej www.wug.gov.pl.
    Oferty otrzymane po terminie (decyduje data stempla pocztowego) lub oferty, które nie spełniają wymagań niezbędnych zostaną komisyjnie zniszczone bez informowania o tym kandydatów.
    Dokumenty złożone w aplikacji nie będą zwracane.
    Kandydaci zakwalifikowani zostaną powiadomieni pisemnie.
    Informacja o metodach i technikach naboru:
    – analiza złożonych dokumentów pod względem spełniania wymogów formalnych określonych
    w ogłoszeniu,
    – sprawdzenie wiedzy- test wiedzy,
    – sprawdzenie umiejętności obsługi komputera – wykonanie zestawu zadań na komputerze
    – sprawdzenie doświadczenia zawodowego i kompetencji – rozmowa kwalifikacyjna przeprowadzona w sposób ustrukturyzowany.
    Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.

    Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. (58) 340 07 30.