Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie

  • Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej
  • poszukuje kandydatek/kandydatów na stanowisko:
  • podreferendarz
  • do spraw obsługi sekretariatu
  • w wybranej komórce organizacyjnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych


  • W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, jest niższy niż 6%.


  • ogłoszenie o naborze w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej


Wymiar etatu: 1

  • Liczba stanowisk pracy: 1

Adres urzędu

    Ministerstwo Spraw Zagranicznych
    Al. J. Ch. Szucha 23
    00-580 Warszawa

Miejsce wykonywania pracy:

  • Warszawa

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

  • 1. Przyjmowanie korespondencji kierowanej do komórki organizacyjnej (w tym również bieżąca obsługa poczty elektronicznej), rejestrowanie w systemie obiegu dokumentów korespondencji dot. spraw pracowniczych oraz nadzorowanie obiegu korespondencji poza sekretariatem w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w komórce organizacyjnej.
  • 2. Przygotowywanie pism przeznaczonych do podpisu kierującego komórką organizacyjną, w tym w szczególności sprawdzanie, czy pisma są parafowane i zawierają odpowiednie załączniki, a po podpisaniu przekazywanie do kancelarii / osoby, która prowadzi sprawę / osoby, która sporządziła projekt pisma i jest odpowiedzialna za daną sprawę w celu wysłania do adresata.
  • 3. Prowadzenie kalendarza spotkań kierującego komórką organizacyjną, organizowanie spotkań, narad i wyjazdów służbowych kierującego oraz przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych w celu zapewnienia właściwej obsługi kierującego komórką organizacyjną.
  • 4. Prowadzenie wykazu spraw szczególnie ważnych i terminowych w celu monitorowania stanu spraw oraz informowania kierującego komórką organizacyjną o postępach bądź okolicznościach mogących mieć wpływ na termin ostatecznego załatwienia sprawy.
  • 5. Przygotowywanie projektów standardowych pism oraz notatek i informacji w celu wsparcia kierującego komórką organizacyjną w bieżącej pracy.
  • 6. Wykonywanie innych prac pomocniczych i organizacyjnych, w tym m.in. monitorowanie nieobecności pracowników, prowadzenie kalendarza praktyk i staży w komórce organizacyjnej oraz przyjmowanie i nadawanie faksów w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania komórki.
  • 7. Ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentów niejawnych stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów. Kierowanie interesantów, zgłaszających się bezpośrednio i telefonicznie, do właściwych pracowników. Zadanie realizowane w celu zapewnienia właściwego funkcjonowania komórki organizacyjnej.

Warunki pracy

  • Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań


    • 1. Nietypowe godziny pracy.
    2. Permanentna obsługa klientów zewnętrznych.

  • Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy


    • Praca administracyjno-biurowa przy komputerze z monitorem ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, wymagająca obsługi również innych urządzeń biurowych. Długotrwałe skupianie wzroku na tej samej płaszczyźnie. Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym. Bariery architektoniczne: możliwość ograniczonego poruszania się po budynku – obecność wind, brak podjazdów, drzwi z samozamykaczami.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

n i e z b ę d n e

  • wykształcenie: wyższe
  • doświadczenie zawodowe/staż pracy: 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w pracy biurowej.
  • pozostałe wymagania niezbędne:
    • 1. Znajomość języka angielskiego na poziomie B2, potwierdzona dokumentem.
    • 2. Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „tajne” lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu.
    • 3. Umiejętność dobrej organizacji pracy własnej.
    • 4. Umiejętność hierarchizowania prac.
    • 5. Łatwość komunikacji.
    • 6. Umiejętność współpracy.
    • 7. Umiejętność obsługi klienta.
    • 8. Sumienność.
    • 9. Dokładność.
    • 10. Terminowość.
    • 11. Wysoka kultura osobista.
    • 12. Dyspozycyjność.

wymagania dodatkowe

  • 1. Powyżej 1 roku doświadczenia zawodowego na stanowisku sekretarki/asystentki.
  • 2. Przeszkolenie w zakresie obsługi sekretariatu (kurs dla sekretarki-asystentki).
  • 3. Znajomość struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej.
  • 4. Znajomość ustaw: o ochronie danych osobowych, o dostępie do informacji publicznej, o ochronie informacji niejawnych.
  • 5. Podstawowa wiedza dot. zakresu działania komórek organizacyjnych MSZ.
  • 6. Umiejętność pracy pod presją czasu.
  • 7. Umiejętność radzenia sobie ze stresem.
  • 8. Umiejętność rozwiązywania konfliktów.

Wymagane dokumenty i oświadczenia:

  • oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji
  • oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
  • oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
  • kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie
  • kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa lub oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
  • oświadczenie lustracyjne lub informacja o złożeniu oświadczenia lustracyjnego, zgodnie z art. 7 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów, złożone według wzoru określonego w ww. ustawie – dotyczy osób urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
  • kopia poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „tajne” lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228 ze zm.),
  • oświadczenie o posiadaniu nieposzlakowanej opinii
  • list motywacyjny
  • kwestionariusz aplikacyjny znajdujący się na stronie Biuletynu Informacji Publicznej MSZ (bip.msz.gov.pl) w zakładce Praca i Kariera – Praca w MSZ – Pliki do pobrania
  • kopie dokumentów potwierdzających stosowne doświadczenie zawodowe
  • kopie dokumentów potwierdzających znajomość języka angielskiego na poziomie B2
  • w przypadku ukończenia studiów wyższych na uczelni zagranicznej, prosimy o przesłanie kopii potwierdzenia uznania dyplomu przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego lub nostryfikacji dyplomu oraz tłumaczenie przysięgłe. Informacje dotyczące uznawalności zamieszczone są na stronie MNiSW: http://www.nauka.gov.pl/uznawanie-wyksztalcenia/
  • wszelkie dokumenty załączane do oferty przez kandydatki/kandydatów wystawione w języku obcym winny być przetłumaczone na język polski.

Inne dokumenty i oświadczenia:

  • kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność – w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
  • kopie dokumentów potwierdzających posiadanie przeszkolenia w zakresie obsługi sekretariatu (kurs dla sekretarki-asystentki).

Termin składania dokumentów:

    19-04-2016

Miejsce składania dokumentów:

    Ministerstwo Spraw Zagranicznych
    Biuro Spraw Osobowych
    Al. J. Ch. Szucha 23
    00-580 Warszawa
    z dopiskiem na kopercie oraz w aplikacji: BSO 24/2016

Inne informacje:

    Proponowane wynagrodzenie zasadnicze brutto od ok. 3 935 PLN do 6 183 PLN oraz dodatek za wysługę lat (zgodnie z art. 90 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej Dz. U. z 2014, poz. 1111- j.t. z późn. zm.).
    Decyduje data wpływu dokumentów do MSZ – Dziennik Podawczy czynny w godzinach 8.15 – 16.15.
    Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane.
    Dokumenty winny być opatrzone datą i podpisane własnoręcznie. Dokumenty złożone w aplikacji nie będą zwracane. Po zakończeniu naboru oferty osób nie wskazanych do zatrudnienia będą zniszczone.
    W ofercie należy podać adres e-mail. Kandydatki / kandydaci zakwalifikowani będą informowani e-mailem lub telefoniczne o terminie kolejnego etapu postępowania rekrutacyjnego.
    Dodatkowe informacje można uzyskać w Wydziale Naboru pod numerem telefonu: +48 (22) 523 89 17.
    Nabór jest prowadzony z uwzględnieniem równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane
    z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.