1. Do 20 lipca 2008 r. – elektroniczne przekazywanie dokumentów na 2 sposoby

Obowiązek korzystania z elektronicznego kanału przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych (zgłoszeniowych i rozliczeniowych) do ZUS – opatrzonych podpisem elektronicznym – mają ci płatnicy, którzy rozliczają składki za więcej niż 5 ubezpieczonych. Przedsiębiorcy mogą wykorzystywać do tego celu udostępniany przez Zakład program Płatnik, jak również tzw. oprogramowanie interfejsowe które zyskało akceptację ZUS. Pozostałe podmioty prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą mogą skorzystać z drogi elektronicznej lub dostarczać dokumenty w tradycyjnej papierowej formie. Płatnicy składek korzystający z teletransmisji danych przez Internet, na podstawie obowiązującego prawa, w okresie od 21 lipca 2007 r. do 20 lipca 2008 r. mogą korzystać z jednej z dwóch form podpisu elektronicznego.

Pierwsza z nich to podpis składany przy wykorzystaniu certyfikatu niekwalifikowanego. Certyfikat taki używany jest w kontaktach z ZUS od 1999 r. i wydawany co roku bezpłatnie płatnikom składek na dyskietkach, za pośrednictwem punktów rejestracji zlokalizowanych w jednostkach terenowych Zakładu.

Druga dozwolona forma podpisu elektronicznego związana jest z bardziej zaawansowanym certyfikatem kwalifikowanym zapisanym na specjalnej karcie z chipem, podobnej z wyglądu do karty bankomatowej. Certyfikat chroniony jest PIN-em. Podpis złożony z wykorzystaniem certyfikatu kwalifikowanego zwany jest bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu. Najważniejsze cechy takiego podpisu to:

  • przyporządkowanie go wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
  • sporządzany jest za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego tzw. czytnika,
  • powiązany jest z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.
    • Po 21 lipca 2008 r. konieczny będzie bezpieczny podpis elektroniczny!
    Od 21 lipca 2008 r. ZUS zaprzestanie udostępniania certyfikatów niekwalifikowanych, a wydane przed tą datą nie będą mogły służyć do podpisywania dokumentów ubezpieczeniowych. Płatnicy składek zostaną zatem zobligowani do podpisywania formularzy jedynie bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu osoby odpowiedzialnej za przekazanie tych dokumentów.

    2. Certyfikat można uzyskać w centrum certyfikacji NBP

    Certyfikaty kwalifikowane wydawane są odpłatnie przez niezależne od ZUS centra certyfikacji. Lista podmiotów uprawnionych do świadczenia usług certyfikacyjnych w Polsce opublikowana jest na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji Narodowego Banku Polskiego pod adresem www.nccert.pl. Cena certyfikatu zależy od centrum certyfikacji i okresu jego ważności (1 rok lub 2 lata). Do kosztu certyfikatu kwalifikowanego, przy pierwszorazowym zakupie, należy doliczyć także cenę tzw. bezpiecznego urządzenia czyli specjalnego czytnika kart wraz z oprogramowaniem pozwalającym na obsługę karty. Urządzenia, wyposażone w różne standardy złącz (np. PCMCIA, USB), dostępne są w centrach certyfikacji.

    Pozyskania certyfikatu kwalifikowanego nie warto odkładać na ostatnią chwilę. Na jego wydanie, zależnie od wybranego centrum certyfikacji, trzeba zazwyczaj trochę poczekać. Należy przy tym pamiętać, że w ciągu najbliższych kilku miesięcy będzie musiało postarać się o ten certyfikat wiele podmiotów, a zatem może okazać się, że przedsiębiorcy odwlekający formalności nie zdążą go uzyskać na czas.

    Z uwagi na powyższe przed 21 lipca 2008 r. płatnicy składek powinni nabyć co najmniej jeden certyfikat kwalifikowany dla pracownika zajmującego się wysyłką dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS za pośrednictwem Internetu. Warto zwrócić uwagę, że certyfikat kwalifikowany jest wydawany konkretnej osobie fizycznej i nie może być używany przez inną osobę. Może mieć to duże znaczenie w czasie nieobecności w pracy takiej osoby w czasie kiedy zajdzie konieczność wysyłki dokumentów do ZUS.

    3. Inne zastosowania certyfikatu kwalifikowanego

    Certyfikat kwalifikowany jest bardziej uniwersalny niż dotychczas używane w przekazie elektronicznym certyfikaty zapisywane na dyskietce. Można je bowiem powszechnie wykorzystać do autoryzacji wszelkich dokumentów wysyłanych za pośrednictwem Internetu. Za przykład posłużyć może udostępniona przez ZUS usługa Elektronicznego Urzędu Podawczego, dzięki której pod adresem http://eup.zus.pl/. nie tylko przedsiębiorcy ale także osoby ubezpieczone mogą składać elektroniczne wnioski do ZUS. Obecnie dostępne są już podobne usługi świadczone przez inne podmioty publiczne jak np. urzędy skarbowe, a niebawem podobne witryny internetowe udostępnią, zgodnie z wymogami ustawowymi, m.in. władze samorządowe oraz organy administracji publicznej. Innym sposobem wykorzystania certyfikatu kwalifikowanego jest opatrywanie bezpiecznym podpisem ofert handlowych, faktur czy zleceń w bankach.

    Źródło: Informacja prasowa ZUS z 21 stycznia 2008 r.

    Podstawa prawna

  • art. 47a ust. 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74, ze zm.),
  • art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450, ze zm.),
  • art. 40, art. 59 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2005 r. nr 64, poz. 565, ze zm.).

    • Portal Kadrowy – odpowiedzi ekspertów prawa pracy. Porady wraz z podstawą prawną otrzymasz na skrzynkę. Dajemy gwarancję profesjonalnej odpowiedzi. W portalu do pobrania m.in. wzory, wskaźniki, kalkulatory, akty prawne :: www.portalkadrowy.pl

    Artykuł pochodzi z serwisu: www.PortalKadrowy.pl :: Serwis specjalistów ds. personalnych

    Podobne wpisy