Szkolenia jako element zarządzania wiedzą

Na pozór wydaje się, że praca Specjalisty ds. szkoleń to nic trudnego. Nic bardziej mylnego. Owszem praca ta może być przyjemna i dawać satysfakcję, ale wymaga wszechstronnych umiejętności. Ale może od początku. Kto powinien brać udział w samym procesie badania potrzeb szkoleniowych? Jak powinien wyglądać Plan szkoleń? Punktem wyjścia do planowania rozwoju pracowników powinna być tzw. luka kompetencyjna. Definiując lukę kompetencyjną należy powiedzieć, że jest to różnica pomiędzy posiadanymi, a pożądanymi kompetencjami potrzebnymi do wykonania powierzonej pracy. Bada się ją poprzez ocenę okresową i opis stanowiska pracy. Właściwie przeprowadzona identyfikacja potrzeb szkoleniowych jest podstawą wszelkich innych czynności związanych ze szkoleniem pracowników. I tu pojawia się pytanie, kto powinien być zaangażowany w ten proces. Kadra kierownicza często odsuwa to od siebie, ale to właśnie oni są odpowiedzialni za dbanie i rozwój swoich pracowników. Bywa też, że sam pracownik zapomina o tym, że ona sam ma nawet nie prawo, ale obowiązek podnosić swoje kwalifikacje zawodowe. To nie Specjalista ds. szkoleń ma „wymyślać” tematy szkoleń dla poszczególnych pracowników, komórek organizacyjnych. Specjalista ds. szkoleń odpowiedzialny jest za wspomaganie tego procesu, zbieranie potrzeb szkoleniowych, a następnie ich przeanalizowanie. Odtąd właśnie zaczyna się ogrom pracy. Potrzeby szkoleniowe bowiem, powinny zostać przeanalizowane ze względu na organizację (potrzeby firmy), z punktu widzenia komórek organizacyjnych (potrzeby zespołów) i ze względu na poszczególnych pracowników (potrzeby indywidualne). Sfery te są wzajemnie powiązane. Analiza potrzeb firmy prowadzi do ustalenia potrzeb szkoleniowych różnych działów, a te z kolei wskazują, jakiego rodzaju szkolenia potrzebują pracownicy. Proces ten działa również w drugą stronę. Jeżeli analizuje się oddzielnie potrzeby poszczególnych pracowników, dają one obraz wspólnych potrzeb, które mogą być zrealizowane całościowo.

Podsumowując, potrzeby szkoleniowe powinno się analizować na trzech poziomach:

Wyniki zaś trzeba rozpatrywać wspólnie, by informacje zdobywane na każdym z poziomów uzupełniały luki na ogólnej liście potrzeb szkoleniowych. Nie można w tym wszystkim zapominać o budżecie szkoleniowym, w jakim musimy się „zmieścić” planując szkolenia. Mając powyższe dane, może przystąpić do tworzenia dokumentu, jakim jest Plan szkoleń. Jak on powinien wyglądać? Nie ma tu jednego szablonu i w tym cała trudność. W dokumencie na pewno powinny znaleźć się:

Forma jest dowolna. Osobiście uważam, że jest to jeden z trudniejszych etapów całego procesu zarządzania szkoleniami w organizacji. Po zatwierdzeniu Planu szkoleń następuje jego realizacja. Tu zaczyna się współpraca z firmami szkoleniowymi i trenerami. Przy organizacji konkretnego tematu szkolenia, trzeba poznać merytorykę, aby wiedzieć, o czym rozmawiamy. Specjalista ds. szkoleń musi więc mieć wszechstronną wiedzę i szybko się uczyć, aby wiedzieć choć pobieżnie o czym jest mowa i czego może wymagać od trenera. Ponadto musi wykazać się dużymi umiejętnościami organizacyjnymi oraz umiejętnościami osobistymi, takimi jak m.in.: komunikacja interpersonalna, asertywność, zarządzanie czasem. Musi „zgrać” ze sobą wiele elementów, aby właściwie stworzyć grupę uczestników, dobrać prowadzących, formę, miejsce, czas szkolenia i dopasować do tego całą logistykę. Problem polega na tym, że w dobrze w zorganizowanym szkoleniu, nikt nie zauważa ogromu pracy, jaki trzeba było włożyć w jego przygotowanie. Bardzo dobrze natomiast widać wszelkie potknięcia, typu wysiadł rzutnik, jest pomyłka w tekście, za późno podali obiad. Wtedy pojawiają się pretensje i często pada pytanie: Jak oni to zorganizowali? Zapewniam…najlepiej jak mogli. To jeszcze nie koniec pracy dla Specjalisty ds. szkoleń. Po zakończeniu szkolenia następuje badanie jego efektywności.

Powinno ono przebiegać na 4 poziomach:

Potem już tylko rozliczenie kosztów szkolenia, odpowiednia rejestracja i archiwizacja dokumentacji szkolenia. Oczywiście dokumentacja jest prowadzona na bieżąco w trakcie całego procesu. Musimy pamiętać o jej właściwym prowadzeniu. Jesteśmy bowiem audytowani i kontrolowani przez różne komórki wewnętrzne i zewnętrzne. Często liczą się szczegóły, które dla jednych wydają się niezwykle ważne, a dla innych mało istotne. Specjalista ds. szkoleń musi zatem być także bardzo dokładny, uporządkowany i znać się na prowadzeniu dokumentacji. W tym wszystkim powinny pomagać nam Procedury. Czy rzeczywiście tak jest? Proces zarządzania szkoleniami, ze względu na różnorodność działań, możliwości, kontaktów z różnymi ludźmi jest bardzo trudny do opisania. Nie może być ani zbyt ogólny ani zbyt szczegółowy. I tu znów potrzeba nie lada głowy, aby był dobrze napisany. Jeżeli robi to ten sam Specjalista ds. szkoleń, który jest odpowiedzialny za cały proces zarządzania szkoleniami, począwszy od zbadania potrzeb do oceny szkoleń, to sami odpowiedzcie sobie na pytanie, czy może to być prze? Moim zdaniem, nie. Specjaliści ds. szkoleń! Mając gorszy dzień, spójrzcie na ten artykuł i uświadomcie sobie, jak wiele potraficie i nie dajcie sobie wmówić, że jest inaczej.

---