Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją to system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, realizowany w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.).

Korzyści dla uczestników

Celem szkolenia jest:
•Poznanie zasad organizacji pracy kancelaryjnej i zasad obiegu dokumentacji w jednostce organizacyjnej w systemie EZD.
•Zapoznanie z podstawowymi przepisami regulującymi postępowanie z dokumentacją.
•Zdobycie podstawowej wiedzy i umiejętności w zakresie zarządzania dokumentacją od chwili jej wytworzenia do przekazania do archiwum zakładowego (z uwzględnieniem zasad systemu EZD).

Szkolenia polecamy dla

Pracowników urzędów i instytucji, którzy na co dzień pracują przy elektronicznym obiegu dokumentów, mają styczność z Kodeksem Postępowania Administracyjnego, w szczególności pracowników archiwów zakładowych, sekretariatu, kancelarii, kadr odpowiedzialnym za archiwizowanie dokumentacji

Metody pracy, które zastosujemy podczas szkolenia

– wykład

– prezentacja multimedialna

– ćwiczenia warsztatowe

 

Program szkolenia
1. PODSTAWOWE PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ W URZĘDZIE.

 

        • Instrukcja Kancelaryjna;

 

        • Rzeczowy Wykaz Akt;

 

        • Instrukcja archiwalna.

2.RODZAJE  I DROGI DOKUMENTU WPŁYWAJĄCEGO DO URZĘDU.

                       Dokument elektroniczny;

 

                       Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie;

 

                        Dokumentacja  tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw;

                         Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu;

 

        • przesyłki przekazane pocztą elektroniczną;

 

        • przesyłki na nośniku papierowym;

 

        • przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych;

 

        • przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą via- ePUAP.

3.PODSTAWOWY SYSTEM DOKUMENTOWANIA PRZEBIEGU ZAŁATWIANIA I ROZSTRZYGANIA SPRAW-SYSTEM ELEKTRONICZNEGO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ (EZD)

        • Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu i rozstrzygania spraw- „ tzw. wyjątki na papierze”;

 

        • Skład Chronologiczny;

 

        • Skład Informatycznych Nośników Danych;

 

        • Koordynator Czynności Kancelaryjnych-zadania;

 

        • Akta sprawy w  EZD;

 

        • Metryka sprawy w EZD;.

 

        • Kompletność akt w sprawie papierowej;

 

        • Kompletność akt w sprawie elektronicznej;

 

        • Wysyłka pisma drogą elektroniczną z teczki papierowej.

4. CZYNNOŚCI KANCELARYJNE W SYSTEMIE EZD I W SYSTEMIE TRADYCYJNYM.
                 Zadania punktów kancelaryjnych-(Kancelarii Ogólnej)

        • otwieranie przesyłek wpływających-wyjątki,

 

        • rejestracja wpływów w RPW (naklejanie identyfikatora)-  wyjątki,

 

        • skanowanie-wyjątki,

 

        • wprowadzanie metadanych,

 

        • tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie  i niepełne odwzorowanie,

 

        • prowadzenie składu informatycznych nośników danych,

 

        • wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych,

 

        • przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych,

 

        • wysyłka pisma papierowego i elektronicznego.

          Zadania kierowników komórek organizacyjnych.

 

        • dekretacja pisma –wyjątki

 

        • akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa),

 

        • podpisanie pisma  podpisem elektronicznym,

 

        • podpisanie pisma podpisem odręcznym.

          Zadania prowadzących sprawy.

 

        • zakładanie spraw,

 

        • dekretacja zastępcza,

 

        • uzupełnianie metadanych,

 

        • prowadzenie kompletnych akt sprawy,

 

        • prowadzenie metryk spraw,

 

        • sporządzanie projektów pism,

 

        • dokonywanie akceptacji

Szkolenie prowadzi:
Renata Gąsior

Absolwent studiów historycznych na UMCS w Lublinie oraz Muzealniczego Studium Podyplomowego na UW w Warszawie. Od 1999 r. pracownik Archiwum Państwowego w Lublinie, zatrudniona na stanowisku kierownika Oddziału Nadzoru nad Narastającym Zasobem Archiwalnym.

W ramach szkolenia otwartego gwarantujemy Państwu:

• Miłą i fachową obsługę
• Profesjonalizm trenera
• Ciekawe materiały szkoleniowe
• Dyplomy ukończenia szkolenia
• Wsparcie poszkoleniowe Trenera (do miesiąca po zakończonym szkoleniu)
• Możliwość uzyskania pomocy od Trenerów poprzez profesjonalne forum szkoleniowe, stworzone specjalnie na tego
rodzaju potrzeby.
• Możliwość wpływu na zakres i przebieg szkolenia akceptowalny przez wszystkich jego uczestników
(niektóre firmy twierdzą, że tylko one tak robią ale to nieprawda … my działamy tak od samego początku).

Oferujemy również możliwość wymiany spostrzeżeń i wniosków z innymi uczestnikami szkolenia:

Zobacz forum: www.forum-szkolenia.pl

Oraz:

• Smaczne obiady i przerwy  kawowe
• Pomoc w rezerwacji miejsc noclegowych na preferencyjnych warunkach (nocleg nie jest wliczony w cenę szkolenia).
Hotel, w którym odbywa się szkolenie, znajduje się w ścisłym centrum. Możemy zaproponować również inne hotele na nocleg
• Pomoc Opiekuna szkolenia przez cały czas pobytu – doradzamy, jak miło i efektywnie spędzić czas po szkoleniu
• Grupy do 10 osób, dające gwarancję przećwiczenia wszelkich elementów szkolenia oraz warunki sprzyjające łatwej wymianie informacji, konsultacji i integracji

Cena szkolenia: 590 PLN netto zł W cenie szkolenia:
  • Materiały szkoleniowe
  • Lunch
  • Przerwa kawowa
  • Certyfikat udziału
Data: 2018-01-29 Adres:

Mazowieckie
Warszawa
Centrum
00-002

Wyślij zapytanie do organizatora
Tytuł
Treść
Twój e-mail
Zabezpieczenie antyspamowe