Szkolenia

Uczestnicy zapoznają się z zasadami procesu tworzenia prawa wewnętrznego, przybliżone zostaną zagadnienia związane z organizacją obiegu korespondencji, czynności kancelaryjnych, trybu przekazywania dokumentacji akt spraw zakończonych z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego lub składnicy akt.

Kierownicy i każdy pracownik rejestrujący pisma i zakładający sprawy.

MODUŁ I. PODSTAWOWE PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ W URZĘDZIE

1. Instrukcja Kancelaryjna, Rzeczowy Wykaz Akt, Instrukcja Archiwalna

MODUŁ II.. RODZAJE DOKUMENTACJI WPŁYWAJĄCEJ LUB TWORZONEJ W URZĘDZIE I WŁAŚCIWE Z NIĄ POSTĘPOWANIE

1. Dokument papierowy, dokument elektroniczny przekazany pocztą elektroniczną, na informatycznym nośniku danych na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP
2. Kategorie dokumentacji, dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw

MODUŁ III. PODSTAWOWY SYSTEM DOKUMENTOWANIA PRZEBIEGU ZAŁATWIANIA I ROZSTRZYGANIA SPRAW-SYSTEM ELEKTRONICZNEGO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ EZD

1. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu i rozstrzygania spraw – „ tzw. wyjątki na papierze”
2. Skład Chronologiczny, Skład Informatycznych Nośników Danych
3. Koordynator Czynności Kancelaryjnych – zadania
4. Akta sprawy w EZD, Metryka sprawy w EZD, Kompletność akt w sprawie papierowej i elektronicznej

MODUŁ IV. CZYNNOŚCI KANCELARYJNE W SYSTEMIE EZD I W SYSTEMIE TRADYCYJNYM

1. Zadania punktów kancelaryjnych (Kancelarii Ogólnej i innych)
2. Otwieranie przesyłek wpływających-wyjątki,rejestracja wpływów w RPW (naklejanie identyfikatora)- wyjątki, skanowanie-wyjątki,wprowadzanie metadanych
3. Tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie,prowadzenie składu informatycznych nośników danych
4. Przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych

MODUŁ V. ZADANIA KIEROWNIKÓW KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH

1. Dekretacja pisma – wyjątki, akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa),podpisanie pisma podpisem elektronicznym i podpisem odręcznym
2. Zadania prowadzących sprawy
3. Zakładanie spraw, dekretacja zastępcza, uzupełnianie metadanych
4. Prowadzenie kompletnych akt sprawy, prowadzenie metryk spraw, sporządzanie projektów pism, dokonywanie akceptacji

MODUŁ VI. KORESPONDENCJA WEWNĘTRZNA W EZD – WSPÓŁDZIAŁANIE NA ZASADZIE KOMÓRKI MERYTORYCZNEJ I NIEMERYTORYCZNEJ

1. Udostępnianie pism w celu uzyskania informacji zwrotnej
2. Udostępnianie pism do wiadomości

MODUŁ VII. POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU REORGANIZACJI KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH

MODUŁ VIII. INSTRUKCJA ARCHIWALNA-ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI

1. Papierowej z teczek aktowych i ze składu chronologicznego
2. Elektronicznej ze składu informatycznych nośników danych i EZD

MODUŁ IX. WARSZTATY Z INSTRUKCJI KANCELARYJNEJ, RZECZOWEGO WYKAZU AKT, INSTRUKCJI ARCHIWALNEJ

 

Szkolenie prowadzi:

Małgorzata Bieda