Szkolenia

Uczestnicy zapoznają się z zasadami procesu tworzenia prawa wewnętrznego, przybliżone zostaną zagadnienia związane z organizacją obiegu korespondencji, czynności kancelaryjnych, trybu przekazywania dokumentacji akt spraw zakończonych z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego lub składnicy akt.

Kierownicy i każdy pracownik rejestrujący pisma i zakładający sprawy.

 

1. Instrukcja Kancelaryjna, Rzeczowy Wykaz Akt, Instrukcja Archiwalna.

II. Rodzaje dokumentacji wpływającej lub tworzonej w Urzędzie

       i właściwe z nią postępowanie.

 

1. Dokument papierowy, dokument elektroniczny przekazany pocztą elektroniczną, na informatycznym nośniku danych na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP;
2. Kategorie dokumentacji, dokumentacja  tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw.

 

III. Podstawowy system dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw-System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD.

 

1. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu i rozstrzygania spraw- „ tzw. wyjątki na papierze”;
2. Skład Chronologiczny, Skład Informatycznych Nośników Danych;
3. Koordynator Czynności Kancelaryjnych-zadania;
4. Akta sprawy w  EZD, Metryka sprawy w EZD, Kompletność akt w sprawie papierowej i elektronicznej.

 

IV. Czynności kancelaryjne w systemie EZD i w systemie tradycyjnym.

1. Zadania punktów kancelaryjnych-(Kancelarii Ogólnej i innych)

• Otwieranie przesyłek wpływających-wyjątki,rejestracja wpływów w RPW (naklejanie identyfikatora)-  wyjątki, skanowanie-wyjątki,wprowadzanie metadanych,
• Tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie  i niepełne odwzorowanie,prowadzenie składu informatycznych nośników danych,
• Przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych,

2. Zadania kierowników komórek organizacyjnych.

• Dekretacja pisma –wyjątki, akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa),podpisanie pisma  podpisem elektronicznym i podpisem odręcznym.

  3. Zadania prowadzących sprawy.

• Zakładanie spraw, dekretacja zastępcza, uzupełnianie metadanych,
• Prowadzenie kompletnych akt sprawy, prowadzenie metryk spraw, sporządzanie projektów pism, dokonywanie akceptacji.

V. Korespondencja wewnętrzna w EZD- współdziałanie na zasadzie komórki merytorycznej i niemerytorycznej.

 

1. Udostępnianie pism w celu uzyskania informacji zwrotnej
2. Udostępnianie pism do wiadomości.

 

VI. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych

 

VII.Instrukcja archiwalna-archiwizacja dokumentacji:

1. Papierowej z teczek aktowych i ze składu chronologicznego
2. Elektronicznej ze składu informatycznych nośników danych i EZD

VIII. Warsztaty z Instrukcji Kancelaryjnej, Rzeczowego Wykazu Akt, Instrukcji Archiwalnej.

 

Szkolenie prowadzi:

Małgorzata Bieda