Szkolenia

Zapraszamy na naszą stronę internetową:

Obieg Dokumentacji w Urzędzie Tradycyjnym i Elektronicznym(EZD)>>>

1. Instrukcja Kancelaryjna, Rzeczowy Wykaz Akt, Instrukcja Archiwalna.

II. Rodzaje dokumentacji wpływającej lub tworzonej w Urzędzie

       i właściwe z nią postępowanie.

1. Dokument papierowy, dokument elektroniczny przekazany pocztą elektroniczną, na informatycznym nośniku danych na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP;

1. Kategorie dokumentacji, dokumentacja  tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw.

III. Podstawowy system dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw-System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD.

1. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu i rozstrzygania spraw- „ tzw. wyjątki na papierze”;

1. Skład Chronologiczny, Skład Informatycznych Nośników Danych;

1. Koordynator Czynności Kancelaryjnych-zadania

1. Akta sprawy w  EZD, Metryka sprawy w EZD, Kompletność akt w sprawie papierowej i elektronicznej.

IV. Czynności kancelaryjne w systemie EZD i w systemie tradycyjnym.

1. Zadania punktów kancelaryjnych-(Kancelarii Ogólnej i innych)

• Otwieranie przesyłek wpływających-wyjątki,rejestracja wpływów w RPW (naklejanie identyfikatora)-  wyjątki, skanowanie-wyjątki,wprowadzanie metadanych,

• Tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie  i niepełne odwzorowanie,prowadzenie składu informatycznych nośników danych

• Przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych,

2. Zadania kierowników komórek organizacyjnych.

• Dekretacja pisma –wyjątki, akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa),podpisanie pisma  podpisem elektronicznym i podpisem odręcznym.

  3. Zadania prowadzących sprawy

• Zakładanie spraw, dekretacja zastępcza, uzupełnianie metadanych

• Prowadzenie kompletnych akt sprawy, prowadzenie metryk spraw, sporządzanie projektów pism, dokonywanie akceptacji.

V. Korespondencja wewnętrzna w EZD- współdziałanie na zasadzie komórki merytorycznej i niemerytorycznej.

• Udostępnianie pism w celu uzyskania informacji zwrotne

• Udostępnianie pism do wiadomości.

VI. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych

VII.Instrukcja archiwalna-archiwizacja dokumentacji:

• Papierowej z teczek aktowych i ze składu chronologiczneg

• Elektronicznej ze składu informatycznych nośników danych i EZD

VIII. Warsztaty z Instrukcji Kancelaryjnej, Rzeczowego Wykazu Akt, Instrukcji Archiwalnej.

Szkolenie prowadzi:

Małgorzata Bieda