Pieniądze z Europejskiego Funduszu Społecznego, dzielone w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, przyznawane są na konkretne projekty. Jakie projekty mogą uzyskać dofinansowanie, określa dokument zatytułowany Szczegółowy Opis Priorytetów POKL. Firmy zainteresowane szkoleniem pracowników powinny poznać m.in. Poddziałania 8.1.1: Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo przedsiębiorstw będące częścią wdrażanego przez urzędy marszałkowskie Priorytetu VIII: regionalne kadry gospodarki. Aby otrzymać wsparcie, należy przystąpić do konkursu, zwanego też naborem, ogłaszanego przez tzw. instytucję wdrażającą (I.W.). Przyznają one jednak pomoc tylko na projekty regionalne, czyli obejmujące dane województwo.
Wniosek musi być przygotowany w specjalnym programie, tzw. generatorze wniosków. Można go ściągnąć ze strony www.efs.gov.pl. Składa się on w dwóch egzemplarzach papierowych oraz w wersji elektronicznej na płycie CD lub DVD w pliku xml i pdf. Do wniosku należy też dodać wymagane załączniki.
Wszystkie złożone projekty podlegają dwóm ocenom – formalnej i merytorycznej. Jeśli wniosek nie spełnia chociaż jednego wymogu formalnego, jest odrzucany, bez możliwości jego poprawienia. Podczas oceny merytorycznej wnioski są punktowane. Aby projekt został przyjęty do realizacji, musi uzyskać co najmniej 60 ze 100 punktów oraz przynajmniej 60 proc. punktów z poszczególnych części oceny.
Najczęstsze błędy pojawiające się we wnioskach o dofinansowanie: