Kształtowanie i utrzymywanie wysokiego poziomu świadczenia usług w administracji publicznej uzależnione jest w znacznym stopniu od posiadania wysoko wykwalifikowanej kadry. Wzrastająca rola jakości oferowanych usług oraz nastawienie na zaspokojenie różnorodnych potrzeb społecznych sprawia, iż rośnie popyt na ludzi uzdolnionych i utalentowanych. Instytucje publiczne mają świadomość, że ich klienci dość często kupują kontakty z personelem, a nie samą usługę. Dlatego ważne jest to, jak są oni postrzegani i oceniani przez nabywców. Jakość zatrudnionej kadry wyrażająca się posiadaniem pracowników z odpowiednim doświadczeniem, kwalifikacjami, wykształceniem, osobowością, umiejętnością komunikacji a także innymi cechami, mogą mieć duże znaczenie dla potencjalnych odbiorców usługi.
Sprawdź, kto przygotowuje nabór
Pracodawcy sfery publicznej, szczególnie pracodawcy samorządowi, w ostatnich latach, skarżą się na kłopoty związane z pozyskaniem do pracy wysokiej klasy specjalistów. Na tego rodzaju zjawisko może się składać szereg przyczyn. Jedną z nich można upatrywać w zbyt sformalizowanej ofercie konkursowej oraz w jej krótkich kanałach dystrybucji. Na skuteczność ogłoszenia wpływ będą miały także kompetencje osób zajmujących się jej przygotowywaniem. W przypadku braku pracowników z odpowiednią znajomością narzędzi marketingowych, warto skorzystać ze sprawdzonej agencji reklamowej.
Oferta o naborze na wolne stanowisko pracy często formułowana jest w dość sztywnych ramach, według przyjętego wzorca, wyznaczonego przez obowiązujące przepisy. Ustawodawca określa pewne minimum, które należy spełnić aby oferta o pracę odegrała swoją rolę. Nie ogranicza jednak możliwości jej rozszerzenia i zamieszczenia tych informacji, które stanowić będą o jej atrakcyjności. Z reguły ogłoszenie na wakujące stanowisko pracy zawiera pewne stałe elementy, takie jak: nazwa instytucji, nazwa stanowiska, rodzaj umowy, wymiar czasu pracy, zakres zadań, wymagania niezbędne, wymagania dodatkowe, wymagane dokumenty, termin nadsyłania zgłoszeń i formę kontaktu. Analizując przepisy prawne dotyczące treści ogłoszenia o naborze na wolne stanowisko pracy w jednostkach samorządu terytorialnego, wyraźnie brakuje zapisu wyznaczającego obowiązek zamieszczania w ofercie proponowanych korzyści z tytułu ewentualnego zatrudnienia. Informacje zawarte w ogłoszeniu głównie kładą nacisk na wymogi formalno-prawne. Pracodawcy samorządowi dosyć rzadko wymieniają korzyści z tytułu zatrudnienia, lub też o nich w ogóle nie informują.
Urzędowy wakat jak pożądany produkt
Profesjonalnie zaprojektowana oferta musi wyróżniać się na tle konkurencji. Pojawienie się podobnych produktów o zbliżonych parametrach proponowanych przez konkurencyjne przedsiębiorstwa, czy instytucje stają się mniej istotne dla wyboru, którego dokona klient. Decydującym okazać się może nowatorstwo oferty, jej wygląd i koncepcja pobudzająca ciekawość potencjalnego kandydata a także sposób prezentacji, w jaki informowany jest rynek o oferowanym produkcie. Prezentacja obejmuje wszystkie techniki komunikacji, w tym także dbałość o klienta. W rezultacie ma za zadanie stworzyć odpowiedni wizerunek oferowanego produktu i wywołać właściwą percepcję. Odpowiednio wykonana oferta charakteryzuje się nie tylko innowacją wyrażoną samym wzbogaceniem treści, lecz także wiąże się z tym wytworzenie potrzeby zorientowanej do potencjalnego kandydata i wywołanie chęci jej zaspokojenia. Nie istnieje złoty środek na wykonanie takiego projektu. Wszelkie pomysły są bardzo szybko kopiowane i powielane. Przydatnym narzędziem marketingowym, często stosowanym w sprzedaży produktów, może być wykorzystanie tzw. efektu halo. Jego istota sprowadza się do organizacji percepcji i zwróceniu uwagi na czynnik najważniejszy w ogłoszeniu. Chodzi o to, aby bodźce wpływające na postrzeganie były zauważalne np.: kolor, wielkość, nietypowość, czy też wprowadzenie pewnych nowości. Koncepcja oferty i jej realizacja zależna będzie wyłącznie od inwencji i kreatywności osoby przygotowującej.
Przystępując do przygotowania ogłoszenia o naborze należy odpowiedzieć na kilka zasadniczych pytań m.in.:
Odpowiedź nie jest sprawą prostą dla wielu instytucji, często wymaga zebrania dodatkowych informacji, przeprowadzenia dogłębnych analiz, czy też podejmowania odpowiednich decyzji.
Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko pracy należy traktować jak swego rodzaju reklamę. Jej głównym celem, jest przede wszystkim spowodowanie napływu odpowiedniej ilości i jakości potencjalnych kandydatów. Powinna więc, zwracać uwagę, wzbudzać zainteresowanie, wywoływać pożądanie i wzywać do działania.
Treść tak ważna jak grafika
Redagując ofertę o naborze, dzięki zastosowaniu odpowiedniej oprawy w postaci ciekawej szaty graficznej, kolorystyki, absorbującego nagłówka, wykorzystując przy tym papier firmowy z nadrukiem nazwy instytucji, posiadanego herbu, czy flagi; po pierwsze: zwracamy uwagę na tę ofertę; po drugie: ujawniamy źródło jej pochodzenia. Ważną rolę odgrywa zastosowana technika pisania ogłoszeń. Wyróżnianie tłustym drukiem, stosowanie podkreśleń i wyliczeń, wielkość czcionki, dzielenie tekstu na krótkie zwarte bloki, powinny decydować o przejrzystości, czytelności a także o jej widoczności i oryginalności. Charakteryzując instytucję warto wskazać na stabilność zatrudnienia, posiadane certyfikaty oraz prestiż, który przypadnie w udziale także osobie przyjętej do pracy.
Kluczową częścią ogłoszenia jest nazwa stanowiska pracy. Powinna być adekwatna do roli stanowiska, kwalifikacji poszukiwanego pracownika oraz wzbudzać pozytywne odczucia. Można wyróżnić je wytłuszczonym drukiem, wybrać odpowiedni rodzaj oraz wielkość czcionki i umieścić w nagłówku.
W ofercie nie należy wymieniać wszystkich zadań wynikających z danego stanowisko, lecz skupić się na najważniejszych, bezpośrednio związanych z jego rolą w instytucji lub absorbujących najwięcej czasu. Zainteresowanie ofertą można osiągnąć poprzez odpowiednie ujęcie zadań, podkreślając możliwość zdobycia ciekawych doświadczeń, kontaktów z interesującymi ludźmi, czy samodzielności w działaniu. Warto też znaleźć coś, co odróżnia ofertę od pozostałych na rynku i zaakcentować tę wyjątkowość.
Formułowanie wymagań kwalifikacyjnych powinno być zrealizowane w taki sposób, aby na potrzeby rekrutacji odbiorca mógł sam dokonać autoselekcji, a w odpowiedzi na ogłoszenie wpłynęła odpowiednia ilość aplikacji.
Chęć objęcia proponowanego stanowiska pracy wynika z możliwości tego, co instytucja jest w stanie zaproponować kandydatowi dodatkowo. W efekcie, taka informacja może wpłynąć na uzyskanie przewagi konkurencyjnej. Odwołując się do potrzeb człowieka można wywołać pożądanie zatrudnienia zaznaczając, że może je zaspokoić właśnie ta instytucja. Wśród oferowanych korzyści mogą się znaleźć nie tylko dobra o użyteczności materialnej (wynagrodzenie, pakiet socjalny, telefon służbowy, samochód służbowy itp.), ale również możliwość zaspokojenia potrzeby przynależności, uznania czy samorealizacji.
Wybór kanału dystrybucji zależy od wielu czynników. Zamieszczanie ofert w mediach jest powszechnie stosowaną metodą. Administracja publikuje je w Biuletynie Informacji Publicznej i na tablicy ogłoszeń. Szukając wysokiej klasy specjalistów zastosowane kanały dystrybucji mogą okazać się niewystarczające. Doskonałym narzędziem pozwalającym na dotarcie do szerokiego grona odbiorców jest wykorzystanie portali internetowych np. skorzystanie z internetowej bazy danych oraz zamieszczenie ogłoszenia w mediach o zasięgu ogólnokrajowym. Warto też rozważyć możliwość współpracy z uczelniami. Wykorzystując koncepcję public relations, oferta może się okazać narzędziem kreującym pożądany wizerunku urzędu.
Artykuł pochodzi z nr. 5/2010 (15) czasopisma Kadry w Urzędzie>>>
Kadry w Urzędzie – pierwszy magazyn dla zarządzających kadrami w administracji!
O jakości ofert o naborze kandydatów do pracy w administracji i wpływie marketingu kadrowego na rozwój kadr administracji dyskutowano podczas panelu pt. Innowacje w rekrutacji eksperci urzędniczego prawa pracy oraz uczestnicy VI konferencji Nowocześni z Urzędu, którą 20 maja 2010. w Warszawie zorganizowała redakcja serwisu Publiczni.pl. Magazyn Kadry w Urzędzie objął patronat medialny nad tym wydarzeniem.