Wyniki badania jakości zarządzania zasobami IT w administracji publicznej w Polsce

Wiedza o posiadanych zasobach IT

Pełna wiedza o zasobach informatycznych to podstawowy warunek skutecznego zarządzania oprogramowaniem w organizacji. Dla zarządzających zasobami informatycznymi znajomość dokładnej liczby komputerów w organizacji stanowi informację podstawową. Nie powinno to być trudne, jeśli średnio w każdym urzędzie w Polsce jest mniej niż 100 komputerów₁. Z przeprowadzonego badania wynika, że blisko dwie trzecie (64.1%) urzędów ma tę wiedzę, zaś ponad jedna trzecia (35.8%) nie. W tej ostatniej grupie 29.3% ogółu badanych deklaruje znajomość liczby komputerów w przybliżeniu do pięciu stacji roboczych, a 6.5% przyznaje, że musiałoby sprawdzić ile faktycznie urząd posiada komputerów. Z odpowiedzi tych wynika, że średnio, w co trzecim urzędzie mogą występować problemy z bieżącą inwentaryzacją komputerów, jakkolwiek nie ma pewności czy owo sprawdzenie ich dokładnej liczby wymagałoby jedynie sprawdzenia w odpowiednim rejestrze (np. środków trwałych) czy też ich policzenia.

Również wiedza o licencjach na oprogramowanie zainstalowane w komputerach badanych organizacji okazała się niepełna. Blisko połowa ankietowanych ma pewność posiadania licencji na każdy program komputerowy. Oznacza to, że druga połowa ankietowanych przyznaje, że w komputerach organizacji może być zainstalowane oprogramowanie bez licencji. Z powyższych danych można wywieść wniosek, że w ponad połowie zbadanych urzędów niedostateczna jest wiedza o zasobach informatycznych posiadanych przez organizację.

Procedury zarządzania oprogramowaniem

Najczęściej stosowaną procedurą zarządzania oprogramowaniem jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za zasoby informatyczne – wskazały na to niemal wszystkie (98,9%) przebadane urzędy – tylko w jednym urzędzie nie ma wyznaczonej takiej osoby. Drugą często stosowaną procedurą jest pisemne określenie zasad korzystania z zasobów informatycznych – stosowanie jej zadeklarowało ponad 90% respondentów. Ostatnią
z procedur mających charakter niemal powszechny – stosuje ją znacznie ponad 80% badanych instytucji – jest centralizacja zamówień oprogramowania.

Do najrzadziej stosowanych procedur zarządzania zasobami informatycznymi należy wykonywanie back-upów zawartości wszystkich komputerów – robi to niespełna 11% ankietowanych instytucji – oraz brak możliwości samodzielnej instalacji oprogramowania przez pracowników – taka praktyka jest stosowana przez nieco ponad 40% urzędów. Również dokonywanie na bieżąco aktualizacji posiadanych programów komputerowych nie ma charakteru powszechnego – wykonuje je systematycznie niecałe 60% przebadanych instytucji. Ponadto, blisko jedna czwarta uczestników badania nie potwierdziła istnienia w organizacji kompleksowego systemu procedur bezpieczeństwa informatycznego i ich priorytetowego znaczenia.

Pomimo istotnych braków w systemach zarządzania zasobami informatycznymi, większość urzędów w Polsce przynajmniej nieregularnie stosuje dużą część dobrych praktyk zarządzania zasobami informatycznymi. Jest to o tyle istotne, że zwykle dobre praktyki nieregularne z czasem nabierają cyklicznego charakteru. Szczególnie istotne w tym zakresie jest rosnące znaczenie audytów oprogramowania. Regularne audyty oprogramowania zadeklarowało wprawdzie tylko 44,6% ankietowanych, ale kolejne 42,4% potwierdza ich przeprowadzanie w sposób nieregularny, zaś w grupie urzędów niestosujących tej praktyki zdecydowana większość rozważa jej wprowadzenie. Ponadto coraz powszechniejszą praktyką są też obowiązkowe szkolenia dla pracowników w zakresie zasad korzystania z zasobów informatycznych, które przynajmniej w sposób nieregularny przeprowadza prawie 70% instytucji.

Podsumowując należy stwierdzić, że w polskiej administracji publicznej nie ma jednej spójnej polityki zarządzania oprogramowaniem. Każda instytucja wydaje się mieć pełną lub co najmniej dużą swobodę
w kreowaniu polityki zarządzania zasobami informatycznymi. Taki wniosek, zgodnie z innymi konkluzjami raportu, pozwala podsumować badanie stwierdzeniem, że pomimo widocznych problemów istnieje istotny potencjał do wprowadzenia pozytywnych zmian w zakresie zarządzania zasobami informatycznymi w administracji publicznej w Polsce.

Badanie ankietowe zostało przeprowadzone w dniach od 16.06 do 23.07.2010 roku. Kwestionariusz ankietowy został przygotowany przez BSA we współpracy z Departamentem Gospodarki Elektronicznej Ministerstwa Gospodarki i autorami raportu – pracownikami naukowymi SGH: dr Mariuszem Radło i dr Dorotą Ciesielską. Ankieta była anonimowa i składała się z pytania o profil badanej jednostki oraz dwunastu pytań zamkniętych, z czego dwa dotyczyły wiedzy o posiadanych zasobach informatycznych, zaś pozostałe procedur zarządzania oprogramowaniem. Kwestionariusz skierowano do 148 instytucji, w tym do 17 ministerstw oraz Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, 16 urzędów marszałkowskich, 16 urzędów wojewódzkich, 49 urzędów centralnych podległych Ministrowi Gospodarki oraz 49 urzędów miast. Bezpośrednim adresatem kwestionariusza była osoba na stanowisku kierowniczym odpowiedzialna za zasoby informatyczne w danej jednostce. W badaniu ostatecznie wzięły udział 92 jednostki administracji publicznej. Wskaźnik odpowiedzi w badaniu wyniósł 62%: najwyższą wartość przyjął on w urzędach marszałkowskich, przekraczając 87%; w urzędach wojewódzkich i ministerstwach osiągnął wartość odpowiednio blisko 70% i 60%; w przypadku urzędów miast nieco ponad 61%; najniższe wskaźniki odpowiedzi odnotowano w przypadku urzędów centralnych – nieco ponad 50%. Ostatecznie w badaniu wzięło udział dwanaście ministerstw, dwadzieścia pięć urzędów podległych Ministerstwu Gospodarki, czternaście urzędów marszałkowskich, jedenaście urzędów wojewódzkich i trzydzieści urzędów miast.

Badanie jest częścią projektu informacyjno-edukacyjnego „Zrób to SAMo!” (SAM – ang. Software Asset Management), realizowanego przez Business Software Alliance we współpracy z Ministerstwem Gospodarki, Krajową Izbą Gospodarczą oraz Szkołą Główną Handlową, którego celem jest promocja wysokich standardów zarządzania zasobami informatycznymi w administracji publicznej i w firmach.

Pełna wersja raportu dostępna pod adresem: www.bsa.org/polska

Serwis publiczni.pl jest patronem medialnym projektu informacyjno-edukacyjnego „Zrób to SAMo!”.