Nie projekt, a kryteria
W otrzymanym zawiadomieniu o negatywnym wyniku oceny powinna być zawarta informacja do kogo i w jakim terminie może odwołać się wnioskodawca, którego projekt nie został wybrany do dofinansowania. Złożenie protestu jest pierwszym krokiem w procedurze odwoławczej. Jest to pisemne wystąpienie wnioskodawcy o ponowne sprawdzenie zgodności złożonego wniosku z kryteriami wyboru projektów, które zostały zatwierdzone przez Komitet Monitorujący danego programu operacyjnego. Należy to mocno podkreślić, gdyż bardzo często wnioskodawcy apelują o ponowną ocenę całego projektu. Jest to zasadnicza różnica, która sprawia, że w procedurze odwoławczej pokładane są zbyt duże nadzieje. Protest powinien wskazywać kryteria, z których oceną wnioskodawca się nie zgadza. W wyniku złożenia protestu weryfikacji podlegają tylko kryteria, które zdaniem wnioskodawcy zostały nieprawidłowo ocenione przez instytucję organizującą konkurs, w wyniku czego projekt uzyskał negatywną ocenę na danym etapie konkursu. A ponieważ osoba rozpatrująca odwołanie związana jest przedmiotem protestu, nie ma możliwości uwzględniania innych argumentów, jak tylko te, które dotyczą zakwestionowanych w proteście kryteriów. Co to oznacza w praktyce?
Jeżeli projekt nie przeszedł pozytywnie oceny formalnej z powodu np. braków w dokumentacji albo błędów we wniosku, to nie przyniesie żadnego rezultatu przekonywanie w odwołaniu, że projekt ten jest niezwykle istotny dla poprawy warunków życia mieszkańców gminy, korzystnie wpłynie na środowisko przyrodnicze czy też przyczyni się do stworzenia miejsc pracy. Zamiast tego należy poszukać takich argumentów, które mają związek z przyczyną odrzucenia wniosku. Musi to być uzasadnienie odnoszące się do kryteriów, które nie zostały w tym przypadku spełnione. Inne aspekty projektu nie będą w ogóle brane pod uwagę. Nie w każdym przypadku warto pisać odwołanie. Doświadczenia pokazują, że szanse na pozytywne rozpatrzenie protestu istnieją praktycznie w trzech przypadkach, tj. gdy:
– osoby oceniające wniosek popełniły błąd – nie zauważyły istotnych dla oceny projektu informacji, dokumentów, pieczątek i podpisów lub też niewłaściwie zinterpretowały zawarte w projekcie dane,
– pomyłka we wniosku jest faktem, ale wynika ona z błędnych lub niespójnych instrukcji,
– w procedurze oceny projektu nastąpiły uchybienia proceduralne, np. wnioskodawcy nie wezwano do korekty błędu (pod warunkiem, że ten błąd mógł podlegać korekcie zgodnie z regulaminem konkursu) albo gdy nie został on prawidłowo poinformowany o wyniku oceny, np. nie podano, którego kryterium wniosek o dofinansowanie nie spełnia.
Dodatkowo należy zasugerować odwoływanie się w sytuacjach, gdy zawiadomienie o negatywnym wyniku oceny jest na tyle lakoniczne, że dla wnioskodawcy nie są jasne przyczyny odrzucenia wniosku. Nawet jeśli rozstrzygnięcie protestu będzie nadal niekorzystne, wnioskodawca powinien otrzymać szczegółową analizę popełnionych błędów, co pozwoli mu lepiej przygotować się do kolejnego konkursu.
Protest nie zawsze przemyślany
Praktyka pokazuje, że choć każdy przypadek odwołania jest inny, to w zależności od błędów protesty można zaszeregować do kilku grup.
● Protest nie odwołuje się do kryteriów, które były przyczyną jego odrzucenia. Wnioskodawcy proszą o ponowną ocenę całego wniosku. Zgodnie z procedurą, odwołanie nie odnoszące się do kryteriów powinno pozostać nie rozpatrzone.
● Wnioskodawca używa argumentów, które nie są związane z przyczyną odrzucenia wniosku. Apelowanie o przywrócenie projektu do dalszego postępowania konkursowego – pomimo nie spełniania kryteriów wyboru projektów – ze względu na pozytywną ocenę w pozostałych kryteriach lub inne jego istotne walory.
● Narzekanie na kryteria wyboru projektów. Treść kryteriów jest zatwierdzana na długo przed ogłoszeniem konkursu i bez względu na ich poziom merytoryczny są one obowiązujące podczas oceny projektu. Zgłaszane w odwołaniach uwagi mogą więc stanowić impuls do wprowadzenia zmian w kryteriach dla następnych konkursów, z pewnością jednak nie są podstawą do pozytywnego rozpatrzenia protestu.
● Wnioskodawca traktuje protest jako szansę na wniesienie poprawek do wniosku o dofinansowanie. Złożenie protestu nie służy dostarczeniu nowych, dodatkowych informacji czy załączników, których nie zawarto w projekcie. W wyniku odwołania sprawdzana jest ta wersja wniosku o dofinansowanie i załączników, którą złożono podczas naboru wniosków do konkursu (z uwzględnieniem korekty dopuszczonej w regulaminie konkursu). Argumenty zawarte w proteście powinny więc wskazywać, w której części ocenianego wniosku są informacje potwierdzające spełnianie danego kryterium, a nie dostarczać nowych informacji. Absolutnie odradza się załączanie do protestu kolejnej wersji wniosku, po skorygowaniu błędów, które były przyczyną odrzucenia projektu. Taki dokument w ogóle nie powinien być analizowany, gdyż nie został on złożony w trybie konkursowym. Może się w takiej sytuacji zdarzyć, że wnioskodawca zostanie posądzony o celowe wprowadzanie w błąd osoby rozpatrującej protest.
● Wnioskodawca pisze o projektach innych podmiotów, zamiast o swoim wniosku. Czasami w proteście występują żądania udostępnienia informacji na temat konkretnych wniosków, które zostały w tym samym konkursie wybrane do dofinansowania. Wnioskodawca odpowiedzi na takie pytanie z pewnością nie otrzyma, gdyż protest ma charakter indywidualny, a weryfikacji podlega wyłącznie dokumentacja konkursowa podmiotu składającego odwołanie.
● Wnioskodawca powołuje się na poparcie różnych osób i instytucji. Są to zwykle argumenty o pozytywnej ocenie kondycji wnioskodawcy lub planowanego przedsięwzięcia przez różne instytucje finansowe, najczęściej firmę leasingową, bank udzielający kredytu albo instytucję organizującą konkurs w innym programie, w którym wnioskodawca wcześniej ubiegał się o dofinansowanie. Takie uzasadnienie nie może być podstawą pozytywnego rozpatrzenia odwołania.
● Wnioskodawca odwołuje się po ocenie formalnej tylko od wybranych przyczyn odrzucenia wniosku. Na ocenie formalnej kryteria mają charakter dopuszczający, a więc wszystkie muszą być spełnione, aby projekt przeszedł do dalszej oceny. W przypadku odrzucenia wniosku na tym etapie konkursu pisanie protestu jest uzasadnione wyłącznie w przypadku, gdy odwołuje się on do wszystkich niespełnionych, zdaniem instytucji organizującej konkurs, kryteriów. Pozostawienie choćby jednego błędu bez komentarza sprawia, że projektu nie da się uratować przed odrzuceniem nawet przy bardzo sprzyjających okolicznościach, gdy pozostałe kwestie zostaną rozstrzygnięte na korzyść wnioskodawcy.
Zmiany w przepisach
Należy zwrócić również uwagę na zmiany w procedurze odwoławczej, które nastąpiły po wejściu w życie ustawy z 7 listopada 2008 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z wdrażaniem funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności, tzw. „ustawy horyzontalnej”. Dotychczas jednolite dla wszystkich programów zasady składania odwołań, mają być teraz tworzone indywidualnie na poziomie każdego programu operacyjnego. Po dokładne informacje odsyłam na strony internetowe poszczególnych programów. Istotne jest to, że postępowanie odwoławcze toczy się na podstawie przepisów obowiązujących w dniu ukazania się ogłoszenia o konkursie. A zatem wnioskodawcy, którzy wystartowali w konkursach ogłoszonych przed 20 grudnia 2008 r. odwołują się na „starych” zasadach.
Nowa ustawa radykalnie zmienia szanse na otrzymanie dofinansowania dla projektów, które znalazły się na liście rezerwowej. Do tej pory projekty te – co do zasady- były uznawane za „wyłonione do dofinansowania”, choć nie w pierwszej kolejności. Decyzja o możliwości składania protestu leżała w gestii instytucji zarządzającej każdego programu operacyjnego. Ustawa horyzontalna nie daje już niestety takiej możliwości. Jeśli więc nasz projekt znajdzie się na liście rezerwowej na dalekiej pozycji, to jest praktycznie bez szans na dofinansowanie – odwołanie nie przysługuje, a nie można raczej liczyć na przesunięcie do czołówki listy rezerwowej, która daje realną nadzieję na skorzystanie z oszczędności, jakie pojawią w działaniu.
Ubieganie się o dofinansowanie ze środków unijnych nie jest sprawa łatwą. Pieniądze nie leżą na ulicy, jak to niektórym się wydaje, ale są przyznawane w drodze konkursu. W tym wyścigu wygrywają najlepsi, co nie zawsze oznacza, że są to wnioskodawcy, którzy mają najlepszy pomysł na zagospodarowanie pieniędzy albo największe potrzeby. „Najlepsi” – może oznaczać również „najsprawniejsi w czytaniu instrukcji”, „najbardziej przewidujący” lub po prostu ,,mający więcej szczęścia”. Ważne jest, aby pamiętać, że otrzymanie decyzji o dofinansowaniu projektu to dopiero częściowy sukces. Jest to zaledwie „promesa” na otrzymanie pieniędzy. Wiedzą o tym wszyscy, którzy mają już za sobą realizację i rozliczenie projektu.
Dobry wniosek
Rady dla piszących wnioski o dofinansowanie projektów:
– zaczynaj pisanie wniosku od analizy kryteriów oceny projektu,
– przeprowadź symulację oceny merytorycznej, tzn. czy projekt ma szansę dostać co najmniej 60 proc. punktów,
– upewnij się, że projekt spełnia wymagania w odpowiednim czasie – w chwili złożenia wniosku, przez ostatni rok przed złożeniem wniosku,
– trzymaj się instrukcji.
Agata Chorążak, starszy specjalista w Oddziale Kontroli i Monitoringu Wydziału Zarządzania Funduszami Europejskimi, Urząd Wojewódzki w Poznaniu
Artykuł pochodzi z nr. 2 czasopisma „Fundusze Europejskie”>>>