Projekty kluczowe to przedsięwzięcia inwestycyjne o strategicznym znaczeniu dla rozwoju społeczno – gospodarczego regionów. Jednym z najistotniejszych czynników mających wpływ na poziom przygotowania aplikacji i dokumentacji dla projektu kluczowego jest czas, jaki posiadamy, aby owo przedsięwzięcie przygotować.
Jeśli czas, który założyliśmy na przygotowanie aplikacji okaże się zbyt krótki prawdopodobnie przygotowany projekt będzie zawierać błędy, których efektem może być odrzucenie formalne wniosku, zbyt niska ocena merytoryczna, a w najlepszym wypadku trudności we wdrażania, o których dowiemy się już w trakcie realizacji. Błędy w przygotowaniu projektów kluczowych wynikają również w znacznym stopniu
z niedostosowania składu zespołów projektowych do skali przygotowywanych przedsięwzięć. Należy również tutaj wspomnieć o komunikacji i przepływie informacji, a właściwie utrudnieniach i ograniczeniach w tym zakresie, wielokrotnie skutkujących niewłaściwym przygotowaniem poszczególnych komponentów obszernej dokumentacji aplikacyjnej, rozbieżnościach pomiędzy studiami wykonalności a dokumentacją techniczną i załącznikami do wniosku, albo i błędami związanymi z założeniami projektu poczynionymi już na poziomie wstępnej fazy planowania projektu.
Przejrzyj studium wykonalności
Wnioskodawca powinien przeprowadzić ponowną weryfikację swoich zamierzeń projektowych zanim jego aplikacja trafi do oceny formalnej. Wtedy możliwe jest zdefiniowanie błędów, uchybień i rozbieżności pomiędzy poszczególnymi komponentami aplikacji, które to nie zdiagnozowane stosunkowo wcześnie mogą zakończyć się niepowodzeniem. Dlatego też zanim dojdzie do napisania wniosku aplikacyjnego należy dokonać wnikliwej analizy zapisów studium wykonalności, w odniesieniu do aktualnych wytycznych, które to bywa iż podlegają zmianom i aktualizacjom. Do najczęstszych błędów wnioskodawców, związanych z przygotowaniem studium wykonalności należy nie stosowanie się do aktualnych wytycznych instytucji zarządzającej, czego konsekwencją są rażące uchybienia formalne, w wielu przypadkach niemożliwe do skorygowania na poziomie wezwania do uzupełnień wynikającego z oceny formalnej, zważywszy na krótki czas dokonania tychże uzupełnień. Bywa, że wnioskodawcy sporządzają studium wykonalności w oparciu o wytyczne z poprzedniego okresu programowania. Zdarzają się również studia wykonalności dla projektów kluczowych, których struktura i zakres w znaczącym stopniu odbiegają od zapisów zawartych w wytycznych instytucji zarządzającej. Bywają także projekty, w których występują znaczące różnice pomiędzy zakresem przedsięwzięcia zdefiniowanego w analizie technicznej studium wykonalności, a informacjami przedstawionymi w wyciągach z dokumentacji technicznej, stanowiącymi załącznik do wniosku. Zdarza się również, że w analizie technicznej i technologicznej inwestycji wnioskodawcy nie przedstawiają analizy skutków wariantu „0”, być może uznając to oczywistość.
O ile błędy zdefiniowane w elementach opisowych studium wykonalności daje się poprawić stosunkowo łatwo i szybko, o tyle trudności zaczynają się, kiedy popełnione błędy dotyczą elementów finansowych projektu. Zdarzają się studia wykonalności dla projektów kluczowych, w których dane finansowe podawane są nierzetelnie i niezgodnie z wytycznymi. Wielokrotnie podczas weryfikacji elementów finansowych studium wykonalności widoczna jest presja czasu, pod jaką znalazł się w trakcie obliczeń analityk wykonujący ową pracę. Podczas wykonywania analizy finansowej często nie wykonuje się dodatkowych obliczeń poza tabelą w celu sprawdzenia wszystkich sum, co doprowadza do błędów. Równie częstym przypadkiem jest niestosowanie zasady prezentowania poszczególnych liczb z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Z powodu zbyt dużej liczby przedstawianych miejsc po przecinku suma poszczególnych, przedstawianych składników nie równa się wynikowi. Powtarzającym się błędem są także występujące niezgodności pomiędzy kosztorysem, analizą finansową i danymi finansowymi zawartymi we wniosku aplikacyjnym.
Pamiętaj o wkładzie własnym
Co więcej, należy zaznaczyć iż zdarzają się projekty, w których wnioskodawca na dzień składania wniosku nie posiada wymaganego zabezpieczenia wkładu własnego lub co gorsza, nie posiada wkładu własnego jednocześnie nie znając źródła jego pochodzenia, a o kredycie myśli niechętnie. Ważnym błędem związanym z przygotowaniem projektów kluczowych jest również planowanie samego procesu przygotowawczego i definiowanie harmonogramu realizacji. W wielu przypadkach projektów kluczowych terminy wskazane w preumowach dotyczące opracowania dokumentacji i złożenia wniosku, a czasem i rzeczowej realizacji projektu są nierealne do dotrzymania dla wnioskodawców. Częstokroć jest to wiadome już na etapie podpisywania owej preumowy. Niewłaściwie zaplanowany przez wnioskodawcę harmonogram przygotowania projektu również może stać się powodem porażki projektu, a tym samym nie uzyskania dotacji. Mają miejsce sytuacje, w których wnioskodawcy – beneficjenci zmuszeni są do zmiany terminów złożenia wniosku aplikacyjnego z powodu zbyt krótkiego, założonego na przygotowanie dokumentacji technicznej i studium wykonalności, terminu.
Powyżej przedstawione błędy należą do najczęstszych, jakie podczas weryfikacji studium wykonalności projektów kluczowych udaje się zdiagnozować. Należy jednak zaznaczyć, że uchybienia tego typu, przy odpowiednio wczesnym ich wykryciu, nie przekreślają szans wnioskodawcy na otrzymanie dotacji. Sytuacja wnioskodawcy, a zazwyczaj i beneficjenta pomocy staje się o wiele bardziej skomplikowana, kiedy to błędy popełnione zostały na poziomie definiowania założeń projektu. Jeśli zakres projektu nie został dogłębnie przemyślany i wielokrotnie przeanalizowany – wskaźniki projektu mogą być niemożliwe do osiągnięcia. Wnioskodawcy – beneficjenci projektów kluczowych powinni mieć świadomość, iż fakt znalezienia się ich projektów w indykatywnym wykazie indywidualnych projektów kluczowych nie oznacza jeszcze, że dotacja do nich trafi. Jeśli przedsięwzięcia te nie zostaną w profesjonalny sposób przygotowane – nie będą realizowane.
Dobry zespół projektowy
W związku z tym, podczas przygotowania aplikacji projektowej należałoby pamiętać o kilku istotnych kwestiach. Przede wszystkim należy skoncentrować się na odpowiednim zaplanowaniu przygotowania projektu. Każdy element od pomysłu do projektu powinien być szczegółowo zdefiniowany w harmonogramie. Bezwzględnie należy powołać zespół projektowy wraz z jego koordynatorem, który czuwał będzie nad całością przygotowań. Przygotowanie dobrej pod względem formalnym i merytorycznym aplikacji wymaga współdziałania wielu specjalistów reprezentujących różne dziedziny. Zanim rozpoczniemy pracę należy postawić sobie zasadnicze pytanie – jakich ekspertów potrzebujemy do zespołu projektowego, a następnie tych ekspertów do prac projektowych zaangażować. Jeśli w strukturze organizacji, która jest wnioskodawcą projektu kluczowego brak jest osób o odpowiednich kwalifikacjach, należy rozważyć stworzenie nowych miejsc pracy na potrzeby przygotowania i realizacji projektu lub skorzystanie z ekspertów zewnętrznych w takim zakresie jakiego wymaga projekt. Przede wszystkim jednak należy dla potrzeb przygotowania projektu przyjąć realistyczne terminy, uprościć komunikację, tak aby wszyscy pracownicy uczestniczący w przygotowaniu przedsięwzięcia byli doskonale w projekcie zorientowani, a przede wszystkim ani jednego z niezbędnych do przygotowania komponentów nie odkładać na później. Wreszcie należy odpowiedzieć sobie na pytanie – dlaczego projekty przegrywają i kończą się niepowodzeniem? Dlatego, że nie zaplanowano ich wygranej.
Paweł Gałecki, ekspert ds. projektów strategicznych w firmie Nizielski&Borys Consulting
Artykuł pochodzi z nr. 4 czasopisma „Fundusze Europejskie”>>>