Ogłoszenia o prace są nadal najczęściej wykorzystywanym narzędziem pozyskiwania kandydatów na wolne stanowiska pracy. Fakt ich powszechności nie zawsze jednak idzie w parze z ich poprawnością, a zarazem skutecznością. Informowanie społeczności o prowadzeniu poszukiwań kandydata na dane stanowisko jest jednym z elementów zarządzania zasobami ludzkimi pełniącym również rolę PR. Warto więc, przyjrzeć się konstruowaniu ogłoszeń z uwzględnieniem budowania wizerunku pracodawcy dbającego o potencjał ludzki.
Zadbaj o interes własny i kandydatów
C.N. Parkinson stwierdził, że idealne ogłoszenie to takie, po którego ukazaniu się zgłoszona zostanie tylko jedna oferta pochodząca od właściwego kandydata. Jest to sytuacja nierealna. Jednak pytanie: Co zrobić, aby jak najbardziej zwiększyć skuteczność ogłoszenia, a tym samym mieć pewność, że wydatki poniesione na rzecz umieszczenia ogłoszenia zwrócą się w postaci zatrudnienia właściwej osoby? pozostaje. Na to pytanie odpowiada A. Pocztowski (1998) definiując proces rekrutacyjny: Profesjonalne pozyskiwanie pracowników, to (…) przede wszystkim marketingowe oddziaływanie na rynek pracy, to oferowanie własnej firmy jako swoistego „produktu”, który umożliwia ludziom zaspakajanie ich różnorodnych potrzeb.
Podążając tym tropem skuteczne ogłoszenie powinno zabezpieczać interesy obu stron. W celu zabezpieczenia korzyści pracodawcy, należy przeprowadzić analizę stanowiska pracy
i wyłonić najistotniejsze kompetencje, które kandydat musi posiadać, aby skutecznie wypełniać obowiązki stanowiska pracy. Żeby zabezpieczyć oczekiwania potencjalnego pracownika, należy posiadać świadomość, że ogłoszenie kierujemy do człowieka posiadającego emocje, potrzeby, poczucie wartości i w oparciu o to kalkuluje on wartość oferty. Dzięki takiemu podejściu budujemy markę pracodawcy przyjaznego pracownikom, zwiększamy swoją konkurencyjność na rynku i odpowiadamy na potrzeby pracownika oferując odpowiednio dopasowane korzyści.
Kluczowe elementy ogłoszeń
Estetyka ogłoszenia i informacje w nim zawarte przekładają się na jakość nadsyłanych aplikacji. Poprawnie skonstruowane ogłoszenie powinno być napisane w sposób rzeczowy, zwięzły, prosty i zawierać poniższe elementy.
• Nazwę instytucji lub logo – jeśli marka instytucji jest dobrze znana i ceniona, dobrym zabiegiem jest wstawienie jej nazwy w odpowiedniej wielkości przyciągającej uwagę kandydata.
• Opis instytucji – tu zawieramy kilka słów o organizacji, które mogą zachęcić kandydata do aplikowania, np.: oddając jej przyjazną kulturę organizacyjną, stabilność na rynku, osiągnięcia. Odpowiadamy tu na pytania kandydata: W jakim środowisku będę pracował i co jest istotne dla organizacji? Czy jest to stabilna instytucja na rynku, czy osiąga sukcesy? Jaki zdobędę prestiż pracując w tej instytucji.
• Nazwę stanowiska – nazwa powinna być zrozumiała i jednoznaczna, oddająca rzeczywiste obowiązki i pozycję pracownika w instytucji. Nazwa stanowiska odpowiada na pytanie: Kogo pracodawca poszukuje i na jakim szczeblu struktury organizacyjnej?.
• Zakres obowiązków – podając zakres obowiązków obejmujących dane stanowisko istotne jest, by informacje były jasne, konkretne, podane w zwięzłej formie. Na tym etapie odpowiadamy na pytanie: Jakie działania musi pracownik podjąć, aby efektywnie realizować cel istnienia stanowiska?.
• Oczekiwania pracodawcy – element ten skonstruowany odpowiednio spełni rolę selekcyjną i oszczędzi czas poświęcany na przeglądanie aplikacji „nietrafionych”. Korzystając z modelu kompetencyjnego pracownika przedstawiamy wymagania w formie zrozumiałej, konkretnej i hierarchicznej wskazując nie wszystkie, lecz priorytetowe wymagania wobec kandydatów. Dzieląc wymagania w oparciu o poziom niezbędności unikamy ustalenia standardów za wysoko lub za nisko. Ten element ogłoszenia ma za zadanie odpowiedzieć na pytanie: Jakie konkretne umiejętności, wykształcenie, wiedza i doświadczenie pozwolą kandydatowi na skuteczne wypełnianie zakresu obowiązków?.
• Oferujemy – jest to niezbędny element skutecznego ogłoszenia. W zakładce tej powinny się znaleźć prawdziwe i konkretne informacje o korzyściach, jakie kandydat uzyska współpracując z instytucją, np.: pakiety socjalne, stabilna praca. Oferując awans podajemy, jaki i w jakim obszarze, np.: możliwość awansu pionowego w dziale kadr. Jeśli oferujemy rozwój pracowników podajemy formę, np. kursy językowe, pakiet szkoleń w oparciu o indywidualną ścieżkę rozwoju, szkolenia doskonalące kompetencje kadry menedżerskiej. Ten element odpowiada na ważne pytanie kandydata: Jakie korzyści uzyskam oddając swój czas, wysiłek i zaangażowanie tej instytucji?.
• Miejsce pracy, w którym będzie pracował kandydat.
• Formę współpracy/zatrudnienia – pełny etat/pół etatu, umowa o pracę/ umowa zlecenie.
• Wymagane dokumenty aplikacyjne – możemy zastosować przyjaźniejszą formułę: „Zgłoszenia powinny zawierać…”.
• Numer referencyjny ogłoszenia.
• Prośbę o dołączenie klauzuli o poufności danych personalnych i jej treść.
• Adres, pod który należy skierować dokumenty. Jeśli podamy w adresie imię i nazwisko osoby rekrutującej dajemy do zrozumienia, że firma zbudowana jest na potencjale ludzkim.
• Datę ważności ogłoszenia.
• informację o udzielaniu odpowiedzi na nadesłane aplikacje – jeśli procedura nie przewiduje odpowiadania na wszystkie aplikacje dobrym zwyczajem jest odpowiednio to zaznaczyć np. „Dziękujemy za nadesłane aplikacje. Jednocześnie uprzejmie informujemy, że pozostawiamy sobie prawo skontaktowania się z wybranymi osobami.”
Kolejność prezentowanych informacji może przybrać następującą postać. Rozpoczynamy od podania nazwy urzędu i nazwy stanowiska pracy. Poniżej zamieszczamy wymiar etatu, miejsce wykonywania pracy i numer referencyjny ogłoszenia. Następnie przedstawiamy zakres zadań wykonywanych na stanowisku i oczekiwania z nim związane. Aby zbudować obraz naturalnej wymiany pod wymaganiami podajemy oferowane korzyści dla pracownika. Określamy, jakie wymagamy dokumenty i oświadczenia. Na końcu podajemy także inne informacje, np. że oferty niespełniające wymagań formalnych oraz otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane. Ostatnimi elementami ogłoszenia są: informacja o terminie i miejscu składania ofert oraz treść oświadczenia o wyrażeniu przez kandydata zgody na przetwarzanie danych osobowych.
Sprawdź, jak uniknąć błędów
Mimo powszechności pozyskiwania pracowników z wykorzystaniem ogłoszeń o pracę, nadal jest to metoda sprawiająca trudności. Żeby uwrażliwić się na możliwe do popełnienia błędy i wyeliminować je już na etapie budowy zarysu oferty, przyjrzyjmy się najczęściej występującym błędom:
• brak daty ważności oferty;
• sformułowania łamiące przepisy polskiego prawa, pojawiające się zazwyczaj
w wyniku braku doinformowania. Zapis artykułu 113 Kodeksu Pracy mówi: „jakakolwiek dyskryminacja w zatrudnieniu, bezpośrednia lub pośrednia,
w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy – jest niedopuszczalna”;
• slogany: prężnie rozwijająca się firma, młody dynamiczny zespół, atrakcyjne wynagrodzenie, możliwość rozwoju;
• brak informacji o oferowanych korzyściach – brak tych danych stwarza u kandydata wrażenie, że instytucja jedynie stawia wymagania nie dając nic w zamian;
• zbyt duże wymagania – wysokie wymagania mogą zniechęcić kandydata do aplikowania, a kandydat spełniający wymogi może na ich podstawie oczekiwać więcej wyzwań lub korzyści z pracy. W takiej sytuacji niezamierzenie rezygnujemy
z kandydatów, którzy mogliby być odpowiedni na rzecz osób, które po 3 miesiącach pracy mogą poczuć się znudzone obowiązkami.
Wyróżnij się pozytywnie
Żeby zwrócić uwagę potencjalnego kandydata na ofertę oraz zbudować markę zaufanego i atrakcyjnego pracodawcy należy przedstawić instytucję w formie, która pozytywnie wyróżni ogłoszenie.
Potraktujmy ogłoszenie nie jako masowe i publiczne oświadczenie o wolnym stanowisku, ale jako bezpośredni dialog z drugą osobą. Takie podejście buduje pozytywne przekonanie kandydata o kulturze i polityce personalnej instytucji. W sytuacji kryzysu zaufania wobec pracodawców jest to szczególnie istotny element w odbudowaniu wizerunku. Nawiązać taki dialog możemy poprzez: bezpośredni zwrot do kandydata: Szanowny potencjalny referencie, używanie formy drugiej osoby: oczekujemy na Twoją aplikację opatrzoną numerem referencyjnym ……do dnia…, okazanie chęci opieki, przyjazności, ważności drugiej osoby:Z przyjemnością wprowadzimy Cię w struktury i kulturę naszej organizacji, wstęp do opisu instytucji: „Zapraszamy do współpracy z instytucją…”, używanie formy „oczekiwania” zamiast wymagania.
Żeby oferta prezentowała się atrakcyjniej warto korzystać z wyróżnienia elementów kolorem, podkreśleniem, pogrubieniem czcionki, kursywą. Te zabiegi zwrócą uwagę na istotne słowa lub części oferty. Tak jak rekruterzy szukają istotnych informacji
w dokumentach aplikacyjnych, tak kandydaci szukają ich w ogłoszeniu. Wykorzystanie powyższych znaczników ułatwia poruszanie się w zagadnieniach i jest formą pośredniego przekazu o szacunku pracodawcy dla czasu kandydata.
Agnieszka Ludew, autorka jest psychologiem, specjalistą ds. HR i trener biznesu w Agencji SARTO
Artykuł pochodzi z nr. 7 czasopisama Kadry w Urzędzie>>>