Problem ustawicznego kształcenia dotyczy w zasadzie wszystkich pracowników administracji publicznej, jednakże w zależności od zajmowanego stanowiska, powierzanych im przez jednostkę obowiązków, w różnym stopniu pracownicy ponoszą trud uzupełniania i doskonalenia swoich kompetencji zawodowych. Dla części pracowników do sprawnego realizowania zadań wystarcza szkolenie przeprowadzone przez organizację oraz samokształcenie na stanowisku pracy (bieżące śledzenie przepisów, samodzielne czytelnictwo prasy fachowej), ale dla innych, szczególnie zajmujących stanowiska kierownicze czy samodzielne stanowiska pracy, może być konieczne podjęcie dodatkowego wysiłku (np. ukończenie studiów podyplomowych). Wiąże się to z poświęceniem wolnego czasu oraz często wkładem finansowym, gdy organizacja nie przewiduje w tym zakresie wsparcia finansowego. W sytuacji ograniczonych możliwości finansowych gwarantowanych w budżetach poszczególnych jednostek temat doskonalenia zawodowego pracowników administracji samorządowej rozpatrujemy zazwyczaj z punktu widzenia efektywności organizowanych szkoleń. Jednostki samorządowe, które wdrażają nowoczesne systemy zarządzania, formalizują proces szkolenia pracowników, traktując go jako ważny element procesu zarządzania zasobami ludzkimi organizacji. Niezależnie jednak od poziomu zorganizowania procesu doskonalenia zawodowego pracowników oraz ilości środków finansowych kierowanych przez poszczególne jednostki samorządowe na szkolenie pracowników, warto się zastanowić, co sprawia, że pracownicy samorządowi są zmotywowani do doskonalenia własnych kompetencji zawodowych. Można stwierdzić, iż czynniki motywujące do doskonalenia występują zarówno po stronie organizacji, jak i po stronie samego pracownika.
Sprawność w realizacji powierzonych zadań
Wydaje się oczywiste, iż motywacja do uczestnictwa w proponowanych przez organizacje szkoleniach powinna wynikać z możliwości zdobycia nowej wiedzy i umiejętności pozwalających na uzyskanie większej sprawności w wykonywaniu nałożonych obowiązków zawodowych. Doświadczenie dnia codziennego w administracji uczy, że trudno przewidzieć, jaki nowy problem w przyszłości będzie musiał rozwiązać pracownik. Im bardziej wszechstronny zakres wiedzy i umiejętności, tym łatwiej go rozwiązać, a tym samym ograniczyć stres i uzyskać zadowolenie z pracy. Praktyka urzędnicza wskazuje, że rzadko tłumaczy swoje niepowodzenia w pracy tzw. „trudnym klientem” ten pracownik, który przestrzega procedur obowiązujących w organizacji, a jego praca oparta jest na bieżąco uzupełnianej wiedzy specjalistycznej wymaganej na stanowisku pracy, wspartej dodatkowo umiejętnością komunikacji interpersonalnej.
Możliwość rozwoju zawodowego
W ostatnich latach zwiększyły się wymogi kwalifikacyjne stawiane pracownikom, co wymusza konieczność ustawicznego kształcenia. Równocześnie otworzyły się nowe możliwości uczestniczenia w ciekawych projektach, m.in. finansowanych ze środków Unii Europejskiej. Dla pracowników kreatywnych stały się one wyzwaniem, będącym często początkiem ich interesującej kariery zawodowej. Pracownicy nastawieni na osiągnięcia zawodowe są świadomi, iż nieodłącznym warunkiem pozwalającym realizować aspiracje zawodowe jest dbałość o własne kompetencje zawodowe, gdyż rozwój zawodowy pracownika w większości wiąże się ze zwiększoną decyzyjnością i odpowiedzialnością. Gdy istnieje konieczność wprowadzenia zmian, organizacja zadanie to zawsze powierza pracownikom, których kompetencje dają gwarancje wprowadzenia ich z sukcesem. Podobnie, gdy występują nietypowe problemy, wtedy trud ich rozwiązania podejmują osoby o największej wiedzy i umiejętnościach. Wysoki poziom kompetencji zawodowych ogranicza również ryzyko utraty pracy. Pozwala pozostać w grupie kandydatów kluczowych dla organizacji (aktualnego pracodawcy), ewentualnie być kandydatem interesującym dla potencjalnego pracodawcy.
Zaufanie i szacunek w miejscu pracy i otoczeniu
Kompetentny urzędnik cieszy się szacunkiem otoczenia, zarówno klientów urzędu, jak i swoich współpracowników. Czasem nieświadomy swojej roli kompetentny pracownik staje się mentorem dla innych pracowników. W przypadku konieczności rozwiązania ważnego problemu pracownik zwraca się do tych współpracowników, którzy w zespole traktowani są jako osoby najbardziej kompetentne i doświadczone. Równie ważne jest docenianie przez przełożonych tych pracowników, którzy odznaczają się nie tylko wykształceniem formalnym i doświadczeniem zawodowym, ale dbają też o wysoki poziom kompetencji zawodowych, wykraczający często poza wymóg zajmowanego stanowiska pracy, niezależnie od wsparcia organizacyjnego i finansowego samej organizacji. Świadomość pracownika, iż należy do osób kluczowych dla realizacji zadań organizacji, może być ważnym motywatorem do ponoszenia wysiłku doskonalenia zawodowego. Dbałość pracownika o własne kompetencje zawodowe powinna również zostać dostrzeżona w istniejących w organizacji finansowych formach motywowania pracowników (wynagradzanie, nagradzanie). Szczególnie należy zwracać uwagę na ludzi młodych, którzy ponoszą trud dokształcania i odnoszą sukcesy na własnym stanowisku pracy, aby nie osłabić ich zaangażowania i nie pozbawić motywacji do dalszego doskonalenia.
Kształtowanie wizerunku urzędu
Niezależnie od stosowanych różnych form promocji jednostki terytorialnej należy pamiętać, że ogromną moc sprawczą w budowaniu wizerunku jednostki ma ocena dokonywana przez codziennego klienta urzędu. Jednostki samorządowe ze względu na zakres nałożonych na nie zadań świadczą usługi, które są szczególnie ważne dla mieszkańców danej społeczności lokalnej. Każdy pracownik samorządowy musi mieć świadomość, że nie tylko kierownictwo urzędu, ale on sam, zależnie od stopnia powierzonych zadań i odpowiedzialności, uczestniczy w kształtowaniu wizerunku własnego miejsca pracy w oczach klientów i współpracowników. Kompetencja urzędnika ujawniona w sprawnym świadczeniu usług klientom urzędu znajduje odbicie w pozytywnej opinii prezentowanej przez klientów na temat danej jednostki terytorialnej. Uczestnictwo w kształtowaniu wizerunku urzędu przyjaznego klientom i miejsca pracy przyjaznego współpracownikom może sprawiać satysfakcje i być dodatkową rekompensatą za podejmowany wysiłek ustawicznego doskonalenia zawodowego.
Na zakończenie warto podkreślić, iż aby uniknąć sytuacji, kiedy doskonalenie zawodowe organizowane przez jednostkę będzie się kojarzyć pracownikom z nieprzemyślanym i chaotycznym kierowaniem pracowników na szkolenia aż do wyczerpania limitu finansowego bądź samodzielnym poszukiwaniem przez pracowników wyłącznie szkoleń zamkniętych z dodatkowym atrakcyjnym programem, istotne jest zaangażowanie w proces szkolenia bezpośredniego przełożonego. Samo opisanie procesu podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników (jego sformalizowanie) jest tylko początkiem, który jeszcze nie zapewni dostosowania szkolenia do potrzeb organizacji i indywidualnego rozwoju zawodowego pracownika. Na pytanie, czy warto doskonalić własne kwalifikacje, w tym szerzej poza to, czego wymaga aktualnie pracodawca, każdy pracownik musi sam sobie udzielić odpowiedzi. Dzisiaj być może pracodawca samorządowy nie ma możliwości, ze względu na ograniczenia budżetowe, motywować finansowo, ale może się zdarzyć, że pojawi się szansa na awans zawodowy, a wtedy pracownik może nie mieć nic do zaoferowania pracodawcy, poza minimum wymagane na obecnym stanowisku pracy. Należy pamiętać, że niewykorzystane w odpowiednim czasie możliwości, które oferuje pracodawca, np. dofinansowanie kosztów studiów podyplomowych czy możliwość uczestnictwa w różnych formach szkoleń finansowanych ze środków pomocowych, mogą się już nie powtórzyć.
Wysoki poziom kompetencji zawodowych pracowników jest ważny dla każdej jednostki samorządowej. Jednakże efektywność procesu doskonalenia zawodowego nie jest możliwa bez świadomego zorientowania na pozyskanie wiedzy i umiejętności samych pracowników.
autor tekstu: Barbara Buzowska
dyrektor Wydziału Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Tarnowie