ARCHIWISTA
Kierownicy jednostek organizacyjnych, zgodnie z art. 34 i 36 ustawy archiwalnej, są odpowiedzialni za archiwum, dlatego też wskazane jest, aby zatrudniali fachowców, bo tylko wtedy pracownikami archiwum będą prawdziwi profesjonaliści, łączący w swojej pracy doświadczenie z kreatywnością.
Umiejętności archiwisty
Aby zasłużyć na miano profesjonalisty trzeba posiadać pewne umiejętności. Każdy profesjonalny archiwista powinien potrafić przeprowadzać procedurę przekazania dokumentacji z komórek organizacyjnych. Musi wykazywać się także wiedzą dotyczącą poprawnego przygotowywania poszczególnych jednostek organizacyjnych (jak je usystematyzować oraz uporządkować wewnętrznie, w jaki sposób nadać im prawidłową postać zewnętrzną). Obowiązuje go też znajomość narzędzi ewidencyjnych, które pozwalają przejąć akta w sposób zgodny z ogólnymi zasadami. Powinien wiedzieć m.in. co składa się na ewidencję zasobu archiwum bieżącego, jak należy ją prowadzić, aby utrwalić porządek właściwy aktom, jak należy wypełnić spisy akt przeznaczonych na makulaturę oraz kto jest upoważniony do zniszczenia starych akt. Do podstawowych obowiązków archiwisty należy przygotować spisów zdawczo-odbiorczych, dlatego też musi on znać procedurę przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania ich do archiwum państwowego.
Archiwiście nie może być też obcy kanon wiedzy właściwy metodyce przechowywania dokumentacji. Znajomość takich kwestii jak warunki „klimatyczne” obowiązujące w magazynach to podstawa. Musi wiedzieć, co zrobić, gdy np. światło słoneczne w nadmiarze dostaje się do pomieszczeń magazynowych i jak zareagować, kiedy dostrzeże pierwsze objawy pojawienia się na aktach grzybów lub bakterii. Dlatego też podstawą jest znajomość takich zasad jak: zasady bezpieczeństwa i higieny pracy, zasady udostępnienia, zasady pracy kancelaryjnej oraz zasady klasyfikowania akt. Bezwzględnie musi się zapoznać z RzWA, gdyż Międzynarodowa Rada Archiwum to lobbysta w ważnych problemach dotyczących profesji archiwisty na poziomie międzynarodowym.
Wykształcenie archiwisty
Działalność zawodowa archiwistów nie jest w Polsce koncesjonowana. Ponieważ nie ma przepisów normujących tę dziedzinę, archiwistą teoretycznie może zostać każdy. Jedynym przyjmowanym kryterium jest wiedza i umiejętności kandydatów. Wynika to z faktu, iż zasób archiwów posiada skomplikowaną strukturę – obejmuje dokumentację powstającą w różnych okresach historycznych (tj. od średniowiecza po XXI wiek), zapisywaną w różnych językach (m.in. po łacinie, rosyjsku, staropolsku, niemiecku) i na różnych nośnikach.
Pamiętajmy, że współczesny archiwista to specjalista o szerokich kompetencjach. Dlatego też program jego kształcenia musi być interdyscyplinarny, oparty na takich naukach jak: historia, zarządzanie, prawo administracyjne, informacja naukowa oraz informatyka. Archiwistyka nie jest jedyną dyscypliną naukową kształcącą pracowników archiwów. Ostatnio powstał również nowy kierunek – zarządzanie dokumentacją (records management). Jest to część zarządzania, odpowiedzialna za właściwą i systematyczną kontrolę przyjmowania, obiegu, przechowywania, wykorzystywania i przekazywania dokumentacji. Przygotowuje on do przeprowadzania procesów gromadzenia oraz zachowywania prawnych i informacyjnych świadectw działalności danej instytucji. Zarządzanie dokumentacją stanowi tylko część składową zarządzania rozpatrywanego jako odrębna dziedzina, ale funkcje wchodzące w jego zakres pokrywają się z zakresem działalności prowadzonej przez archiwistów. Dlatego też na świecie bardzo często łączy się kształcenie archiwistów i zarządców dokumentacji. Nie możemy też zapominać o ogromnej roli informatyki we współczesnej archiwistyce. informatyzacja wszystkich dziedzin życia wymaga od archiwisty umiejętności wykorzystania programów i systemów komputerowych. Bez nich nowoczesny archiwista nie może już niestety sprawnie funkcjonować. Jednym z nowych wyzwań, z którymi musi się on zmierzyć, to e-dokument.
Reasumując, edukacja archiwisty nie kończy się nigdy. Nawet zdobycie wyższego wykształcenia archiwistycznego nie może zwalniać pracowników archiwów bieżących od obowiązku ciągłego dokształcania się i samokształcenia.
Predyspozycje osobiste
Pracownik archiwum powinien również wykazywać się odpowiednimi predyspozycjami osobistymi niezbędnymi przy wykonywaniu tego zawodu. Konieczność samokształcenia i permanentnego doskonalenia zawodowego to nie wszystko. Osoba ubiegająca się o stanowisko archiwisty powinna posiadać predyspozycje do pracy na samodzielnym stanowisku, gdyż mieć być świadoma tego, że wszystkie niewykonane przez nią pace nie zostaną wykonane przez nikogo innego.
Dlatego też powinna wyróżniać się zdolnościami organizatorskimi, umiejętnością współpracy z innymi osobami oraz stanowczością w egzekwowaniu liter normatywów kancelaryjnych przez pracowników. Powinien również posiadać „wrażliwość historyczną”, która pozwalałaby mu odróżnić wartościowe przekazy źródłowe o współczesności od bezwartościowych. Istnieje nawet specjalny kodeks deontologiczny zalecany przez MRA, który stanowi system zasad etycznych archiwistów.
LOKAL I WYPOSAŻENIE
Pomieszczenia archiwum powinny znajdować się w budynku biurowym. Jeśli usytuowane są na górnych kondygnacjach, to należy pamiętać, by stropy pozwalały na ich obciążenie minimum 800 kg/m2 przy regałach stacjonarnych i 1400 kg/m2 przy regałach kompaktowych.
Jeśli w pomieszczeniach znajdują się regały stacjonarne, należy zadbać o to, by były to regały o szer. 40:80 cm, usytuowane wzdłuż ścian. Montować je powinno się w ciągach nie dłuższych niż 10 m, a przestrzeń pomiędzy poszczególnymi ciągami powinna wynosić 80-100 cm. Natomiast półki należy instalować w odstępach 40-80 cm. Takie rozmieszczenie ułatwi sprawne przemieszczanie się pomiędzy zgromadzonymi zbiorami.
Pomieszczenia archiwalne powinny posiadać odpowiednie zabezpieczenia przed pożarem oraz włamaniem, dlatego też w wyposażeniu powinien znajdować się higrometr, sprzęt przeciwpożarowy, oraz inne systemy zabezpieczeń. Należy również pamiętać o maksymalnym ograniczeniu penetracji promieni słonecznych, a optymalna temperatura w pomieszczeniach archiwalnych powinna być zawarta w granicach od +16ºC do +18ºC. Zaś wilgotność powinna utrzymywać się w przedziale 55-65 %.
Szczegółowe informacje dotyczące warunków przechowywania dokumentacji osobowej i pałacowej określa Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. (Dz.U. z 2005 r. Nr 32, poz. 284).
Artykuł dostarczony przez Partnera serwisu publiczni.pl firmę Ogólnopolskie Centrum Edukacji Samorządu i Administracji