Planowanie pracy w maju 2008 roku: gotowe grafiki, praktyczne rozwiązania

1. 4 święta to możliwość na dwa „długie weekendy”
W 2008 r. w maju przypadają aż cztery święta:

1 maja przypada w czwartek, a 3 maja w sobotę. Podobnie wygląda sytuacja, jeśli chodzi o 22 maja, bo dzień ten również przypada w czwartek. Daje to możliwość takiego ukształtowania rozkładu czasu pracy pracowników, aby mogli oni skorzystać, aż z 2 tzw. „długich weekendów”. Ale uwaga! O ile przy pierwszych świętach będzie to zabieg dość prosty, o tyle przy świętach z 22 maja będzie to już bardziej skomplikowane.

2. Prosty i szybki sposób ustalania wymiaru czasu pracy
Pracodawca ma obowiązek organizować pracownikom czas pracy w sposób nie tylko prawidłowy, ale również efektywny. By tak się stało musi wiedzieć ile godzin pracownik może przepracować w danym okresie rozliczeniowym. Poniżej znajduje się prosty sposób w jaki można obliczyć wymiar czasu pracy na dany okres rozliczeniowy (np. na maj).
Przykład:
PROCEDURA USTALANIA WYMIARU CZASU PRACY NADANY OKRES ROLICZENIOWY
Przyjmujemy, że u pracodawcy obowiązują 1-miesięczne okresy rozliczeniowe. W maju występują 4 święta, tj.: 1 maja (Święto Państwowe), 3 maja (Święto Narodowe Trzeciego Maja), 11 maja (pierwszy dzień Zielonych Świątek), 22 maja (Boże Ciało). Trzy z tych świąt przypadają w inne dni niż niedziela, dlatego też obniżają wymiar czasu pracy.

Tak więc wymiar czasu pracy dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypadającym w miesiącu maju 2008 r. wyniesie 152 godziny.

UWAGA! Święto pierwszego dnia Zielonych Świątek przypada w niedzielę, w związku z czym nie ma wpływu na wymiar czasu pracy w maju.

3. W maju: aż 12 dni wolnych!
Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy (po 8 godzin dziennie) będzie musiał przepracować w maju 2008 r. 19 dni z 31 dni kalendarzowych. Z prostego rachunku wynika zatem, że pracodawca będzie musiał pracownikom zapewnić aż 12 dni wolnych. Pracownicy zatrudnieni w równoważnych systemach czasu pracy, którym przedłużony dobowy wymiar czasu pracy równoważony jest dniami wolnymi od pracy, będą musieli stawić się do pracy odpowiednio mniejszą ilość razy.

4. Sprawdź, za ile świąt musisz „oddać” dzień wolny

W tym roku święto 3 maja przypada w sobotę. W większości zakładów sobota jest ustalona jako dzień wolny od pracy z tytułu konieczności zapewnienia przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. U takich pracodawców dojdzie więc do skumulowania w jednym dniu święta i dnia wolnego od pracy. Gdy święto pokrywa się z dniem wolnym od pracy z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, pracownikowi należy udzielić innego dnia wolnego od pracy. Czyli jeśli pracownik nie pracuje w niedzielę i ma tzw. wolne soboty, to gdy w tą sobotę wypadnie święto – pracodawca będzie musiał jeszcze udzielić dodatkowego dnia wolnego w któryś z dni tygodnia przypadających od poniedziałku do piątku.
Tylko w sytuacji, gdy święto przypada w niedzielę nie powoduje to konieczności obniżenia wymiaru czasu pracy pracownika. Taka sytuacja wystąpi w maju 2008 r., bowiem w niedzielę 11 maja przypada pierwszy dzień Zielonych Świątek.

Masz czas tylko do końca okresu rozliczeniowego

Dnia wolnego z tytułu święta przypadającego w dodatkowym dniu wolnym trzeba udzielić w tym samym okresie rozliczeniowym. W przeciwnym razie, dojdzie do naruszenia prawa i powstania średniotygodniowych godzin nadliczbowych.

5. Dwa „długie weekendy” – siódme niebo dla pracowników
W maju dwa święta (tj. 3 maja i 22 maja) przypadają w czwartek. Tak więc, pracownicy będą oczywiście zainteresowani otrzymaniem 2 długich weekendów. Ich nadzieje nie są płonne w odniesieniu do pierwszego z weekendów. Bowiem skoro Święto Narodowe 3 Maja przypada w sobotę będącą dla pracownika dniem wolnym, to pracodawca musi udzielić jeszcze innego dnia wolnego. Najwygodniej jest udzielić dnia wolnego na piątek 2 maja. A to oznacza, że pracownika nie będzie od czwartku 1 maja do niedzieli 4 maja. Tak „przyjemnie” już nie jest, jeśli chodzi o piątek pomiędzy 22 maja (Boże Ciało) a sobotą 24 maja. W tym przypadku, pracodawca niczego nie musi pracownikom oddawać, a więc jeśli pracownik chciałby mieć wolny piątek, to zwykle będzie go musiał odpracować. Jeśli pracownik stale pracuje tylko w dni od poniedziałku do piątku – będzie to dla niego oznaczało konieczność przyjścia do pracy w którąś z tzw. wolnych sobót w okresie rozliczeniowym.

Nie popełnij błędu! Długi weekend trzeba odpracować w terminie

Okres rozliczeniowy to pewien odcinek czasu, po upływie którego pracodawca powinien rozliczyć pracownika z czasu pracy (zarówno z godzin pracy jak i z dni pracy). Jeżeli w Twoim zakładzie stosowane są 1-miesięczne okresy rozliczeniowe, ustalenie piątku 23 maja dniem wolnym od pracy za odpracowaniem dopiero w czerwcu, spowoduje, że w maju pracownicy będą pracować poniżej obowiązującego ich pełnego wymiaru czasu pracy. Tymczasem, pracodawca i tak musi im zapłacić za pełny wymiar czasu pracy. Natomiast w czerwcu, w związku z odpracowaniem piątku 23 maja powstaną nadgodziny, za które trzeba będzie zapłacić. Dodatkowo w czerwcu pracodawca nie zapewni pracownikom przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

6. Formalności przy ustalaniu dni wolnych od pracy
Jeśli pracodawca stosuje stałe dni i godziny pracy – rozkład czasu pracy, w tym wskazanie dni wolnych z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, można zamieścić w regulaminie lub obwieszczeniu (gdy pracodawca nie ma obowiązku wydawania regulaminu). Przykładowo, takie unormowania mogą brzmieć:
Przykład:
Pracownicy zatrudnieni są w podstawowym systemie czasu pracy, od poniedziałku do piątku, w godzinach od 9.00 do 17.00 w 1-miesięcznych okresach rozliczeniowych pokrywających się z miesiącami kalendarzowymi. Dniami wolnymi od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy są soboty.

Zostaw sobie „furtkę” w regulaminie
Jednak z uwagi na możliwość wystąpienia takich sytuacji, jak w maju 2008 r., gdy święto przypada w dzień wolny od pracy z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, warto w regulaminie lub obwieszczeniu przewidzieć możliwość zmiany rozkładu czasu pracy (w szczególności w zakresie ustalania dni wolnych).

7. Formułowanie postanowień regulaminu i obwieszczenia
Postanowienia regulaminu pracy lub obwieszczenia przewidujące możliwość zmiany terminów dni wolnych mogą zawierać następującą treść”.
Przykład:
§ 10
1. Jeżeli w danym okresie rozliczeniowym święto przypada w dzień wolny od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia – pracodawca dokonuje zmiany stałego rozkładu czasu pracy – wyznaczając w tym samym okresie rozliczeniowym dodatkowy dzień wolny od pracy;
2. Pracodawca może zmienić stały rozkład czasu pracy ustalając inny dzień wolny od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy niż sobota – za odpracowaniem. Odpracowanie następuje w tym samym okresie rozliczeniowym;
3. Termin lub terminy dni wolnych oraz terminy ich odpracowania w danym okresie rozliczeniowym zostaną podane w drodze zarządzenia ogłoszonego najpóźniej na 14 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego, w którym nastąpi zmiana dni wolnych od pracy.

8. Gdy w regulaminie odsyłasz do zarządzenia …
Jeśli w regulaminie, czy obwieszczeniu odsyła się do zarządzenia, które ma być wydane przez pracodawcę, to treść takiego zarządzenia mogła by brzmieć:
Przykład:
„Na podstawie § 15 pkt 3 regulaminu pracy zarządza się co następuje:
§ 1. Dzień 2 maja 2008 r. ustala się dniem wolnym od pracy z tytułu konieczności wyznaczenia dodatkowego dnia wolnego, w związku z faktem, że Święto Narodowe Trzeciego Maja przypada w dzień wolny od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (sobotę);
§ 2. Dzień 23 maja 2008 r. ustala się dniem wolnym od pracy – za odpracowaniem w dniu 10 maja 2008 r.
§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania”.

9. Możesz odesłać do harmonogramu
Natomiast, jeżeli firma działa przez cały tydzień, nie wyłączając niedziel i świąt a ponadto w zakładzie stosowane są równoważne systemy czasu pracy, dobrym rozwiązaniem jest odesłanie w regulaminie lub obwieszczeniu do harmonogramów (grafików) czasu pracy.
Przykładowe postanowienia regulaminu lub obwieszczenia mogą brzmieć:
Przykład:
Pracownicy produkcyjni zatrudnieni są w równoważnym systemie czasu pracy. Czas pracy tych pracowników nie może przekroczyć 12 godzin na dobę w jednomiesięcznych okresach rozliczeniowych pokrywających się z miesiącami kalendarzowymi. Rozkład czasu pracy dla poszczególnych pracowników, określający dni i godziny pracy a także dni wolne od pracy, będzie ustalany w harmonogramach czasu pracy, sporządzonych na okres rozliczeniowy, najpóźniej na 14 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego.

10. Wykaz dni wolnych można ogłaszać co roku
Jeszcze inną możliwością wskazywania pracownikom dni wolnych od pracy w danym roku kalendarzowym, jest wprowadzenie do regulaminu pracy lub obwieszczenia ogólnej normy przewidującej, że wykaz dni wolnych od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy w danym roku kalendarzowym będzie corocznie ogłaszany w drodze zarządzenia pracodawcy najpóźniej do np. 31 grudnia roku poprzedniego.

Możliwości kształtowania rozkładów czasu pracy w maju 2008 r. obrazują poniższe harmonogramy.
Przykład harmonogramu czasu pracy w maju 2008 r. dla pracowników zatrudnionych w podstawowym systemie czasu pracy w jednomiesięcznych okresach rozliczeniowych, dla których co do zasady dniami wolnymi od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy są soboty.

Przykład harmonogramu czasu pracy w maju 2008 r. dla 3 pracowników zatrudnionych w podstawowym systemie czasu pracy w jednomiesięcznych okresach rozliczeniowych, dla których co do zasady dniami wolnymi od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy są soboty.

Przykład harmonogramu czasu pracy w maju 2008 r. dla pracowników zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy w jednomiesięcznych okresach rozliczeniowych, dla których co do zasady dniami wolnymi od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy są czwartki.

Wn – dni wolne z tytułu niedziel i świąt,
W – dni wolne z tytułu zapewnienia przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
W1 – dzień wolny w zamian za święto przypadające w dniu wolnym z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia (tu: w soboty lub w czwartki),
82 – pracująca sobota w zamian za dzień wolny w piątek 23 maja,
W3 – dzień wolny od pracy za odpracowaniem,
Wr – dni wolne z tytułu równoważenia czasu pracy.

Podstawa prawna