Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie

  • Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej
  • poszukuje kandydatek/kandydatów na stanowisko:
  • podreferendarz
  • do spraw obsługi sekretariatu Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej
  • w Biurze Dyrektora Generalnego


  • W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, jest niższy niż 6%.


Wymiar etatu: 1

  • Liczba stanowisk pracy: 1

Adres urzędu

    Ministerstwo Spraw Zagranicznych
    Al. J. Ch. Szucha 23
    00-580 Warszawa

Miejsce wykonywania pracy:

  • Warszawa

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

  • Rejestrowanie korespondencji, przekazywanie jej Dyrektorowi Generalnemu SZ oraz właściwym komórkom organizacyjnym ministerstwa lub adresatom zewnętrznym, a także nadzorowanie obiegu i terminowości przekazywanej korespondencji.
  • Współprowadzenie/prowadzenie kalendarza wyjazdów, spotkań oraz wykazu spraw terminowych, współdziałanie w koordynacji przygotowywania materiałów w celu zapewnienia właściwej obsługi Dyrektora Generalnego SZ.
  • Realizowanie połączeń telefonicznych, kierowanie interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa lub innych jednostek organizacyjnych, gromadzenie niezbędnych dla kontaktów Dyrektora Generalnego SZ informacji o osobach, urzędach, instytucjach i organizacjach.
  • Prowadzenie terminarza załatwianej korespondencji, sporządzanie pism, sporządzanie kopii materiałów, wysyłanie faksów lub poczty elektronicznej, skanowanie.
  • Obsługa dokumentów niejawnych na zasadach określonych w przepisach wewnętrznych dotyczących obiegu informacji niejawnych.
  • Dbanie o zapewnienie recepcji podczas spotkań w gabinecie/saloniku, zgłaszanie gości.

Warunki pracy

  • Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań


    • 1. Nietypowe godziny pracy.
    2. Permanentna obsługa klientów zewnętrznych.

  • Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy


    • Praca administracyjno-biurowa przy komputerze z monitorem ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, wymagająca obsługi również innych urządzeń biurowych. Długotrwałe skupianie wzroku na tej samej płaszczyźnie. Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym. Bariery architektoniczne: możliwość ograniczonego poruszania się po budynku – obecność wind, brak podjazdów, drzwi z samozamykaczami.

    Inne

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

n i e z b ę d n e

  • wykształcenie: wyższe
  • doświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok doświadczenia zawodowego w pracy biurowej.
  • pozostałe wymagania niezbędne:
    • Znajomość języka angielskiego na poziomie B2.
    • Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „tajne” lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu.
    • Znajomość struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej.
    • Umiejętność: dobrej organizacji pracy własnej, hierarchizowania prac, argumentowania, współpracy/obsługi klienta.
    • Sumienność, dokładność, terminowość.
    • Wysoka kultura osobista.
    • Dyspozycyjność.

wymagania dodatkowe

  • Przeszkolenie w zakresie obsługi sekretariatu (kurs sekretarki-asystentki).
  • Powyżej 1 roku doświadczenia na stanowisku sekretarki/asystentki.
  • Znajomość ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o dostępie do informacji publicznej, ustawy o ochronie informacji niejawnych.
  • Podstawowa wiedza dot. zakresu działania Biura Dyrektora Generalnego MSZ.
  • Umiejętność: pracy pod presją czasu, radzenia sobie ze stresem i rozwiązywania konfliktów.

Wymagane dokumenty i oświadczenia:

  • życiorys i list motywacyjny
  • oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji
  • oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
  • oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
  • kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie
  • kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa lub oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
  • oświadczenie lustracyjne lub informacja o złożeniu oświadczenia lustracyjnego, zgodnie z art. 7 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów, złożone według wzoru określonego w ww. ustawie – dotyczy osób urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
  • kopia poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „tajne” lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228),
  • kwestionariusz aplikacyjny znajdujący się na stronie Biuletynu Informacji Publicznej MSZ (bip.msz.gov.pl) w zakładce Praca i Kariera – Praca w MSZ – Pliki do pobrania,
  • kopie dokumentów potwierdzających stosowne doświadczenie,
  • w przypadku ukończenia studiów wyższych na uczelni zagranicznej, prosimy o przesłanie kopii potwierdzenia uznania dyplomu przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego lub nostryfikacji dyplomu oraz tłumaczenie przysięgłe. Informacje dotyczące uznawalności zamieszczone są na stronie MNiSW: http://www.nauka.gov.pl/uznawanie-wyksztalcenia/departament-strategii-enic-naric-polska.html,
  • wszelkie dokumenty załączane do oferty przez kandydatki/kandydatów wystawione w języku obcym winny być przetłumaczone na język polski.

Inne dokumenty i oświadczenia:

  • kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność – w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Termin składania dokumentów:

    01-07-2015

Miejsce składania dokumentów:

    Ministerstwo Spraw Zagranicznych
    Biuro Spraw Osobowych
    Al. J. Ch. Szucha 23
    00-580 Warszawa
    z dopiskiem na kopercie oraz w aplikacji: BDG 24/2015

Inne informacje:

    Proponowane wynagrodzenie zasadnicze brutto od ok. 3935 PLN do 6183 PLN oraz dodatek za wysługę lat (zgodnie z art. 90 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej
    Dz. U. z 2014, poz. 1111- j.t. z późn. zm.).
    Decyduje data wpływu dokumentów do MSZ – Dziennik Podawczy czynny w godzinach 8.15 – 16.15.
    Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane.

    Dokumenty winny być opatrzone datą i podpisane własnoręcznie. Dokumenty złożone w aplikacji nie będą zwracane. Po zakończeniu naboru oferty osób nie wskazanych
    do zatrudnienia będą zniszczone.

    W ofercie należy podać adres e-mail. Kandydatki/kandydaci zakwalifikowani będą informowani e-mailem lub telefoniczne o terminie kolejnego etapu postępowania rekrutacyjnego.

    Dodatkowe informacje można uzyskać w Wydziale Naboru pod numerem telefonu: +48 (22) 523 83 11.

    Nabór jest prowadzony z uwzględnieniem równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane
    z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.