Witold Klaus ze Stowarzyszenia Interwencji Prawnej wymieniając podstawowe powody, takiego stanu rzeczy, wskazuje na mentalność urzędników, przepisy prawa i brak jasnej informacji o uprawnieniach i „pomocy” dla petenta w urzędach.
Główne problemy z jakimi borykają się cudzoziemcy w instytucjach publicznych, to obsługa tylko w języku polskim oraz nie wychodzenia na przeciw ich potrzebom, co wynika z niedostrzegania odmiennych potrzeb cudzoziemców. Urzędnikom zarzuca się także brak wrażliwości kulturowej, co dowodzi braku przygotowania tych osób do pracy z klientem odmiennym kulturowo. Ponadto urzędnicy są przekonani o tymczasowości pobytu cudzoziemców w Polsce (zwłaszcza w odniesieniu do uchodźców).